även om offentliga register är register över offentliga företag är de inte nödvändigtvis tillgängliga utan begränsningar, även om Informationsfrihetslagstiftning (foi) som gradvis har införts i många jurisdiktioner sedan 1960-talet har underlättat åtkomsten. Varje regering har policyer och regler som styr tillgängligheten av information i offentliga register. En vanlig begränsning är att data om en person normalt inte är tillgängliga för andra; till exempel säger California Public Records Act (PRA) att ”med undantag för vissa uttryckliga undantag får personuppgifter som upprätthålls om en individ inte avslöjas utan personens samtycke”.
i Storbritannien var Skåppapper föremål för trettioårsregeln: fram till införandet av FOI-lagstiftning var Skåppapper inte tillgängliga på trettio år; viss information kunde hållas kvar längre. Från och med 2011 gäller regeln fortfarande viss information, till exempel Protokoll från Kabinettmöten.
vissa företag ger tillgång, mot en avgift, till många offentliga register tillgängliga på Internet. Många av dem är specialiserade på vissa typer av information, medan vissa erbjuder tillgång till olika typer av rekord, vanligtvis till yrkesverksamma inom olika områden. Vissa företag säljer programvara med ett löfte om obegränsad tillgång till offentliga register, men kan ge något annat än grundläggande information om hur man får tillgång till redan tillgängliga och allmänt gratis offentliga webbplatser.
varje år sponsrar nyhetsmedier, medborgargrupper, bibliotek, ideella organisationer, skolor och andra intresserade grupper ”Sunshine Week.”Sunshine Week inträffar i mitten av mars, sammanfaller med James Madisons födelsedag och National Freedom of Information Day den 16: e. Syftet med veckan är att lyfta fram tanken att ”regeringen fungerar bäst när den fungerar utomhus.”
i många stater är statliga lagstiftare ofta undantagna från lagar om offentliga register som gäller för statliga verkställande tjänstemän och lokala tjänstemän. År 2016 gjorde Associated Press en begäran om e-postmeddelanden och dagliga scheman för statliga lagstiftande ledare (talare för statliga hus och presidenter för statliga senater) i alla 50 stater; en majoritet nekade begäran.
domstolsrekord
av särskild betydelse var utvecklingen av den gemensamma rätten ”att få tillgång till domstolsrekord för att inspektera och kopiera”. Förväntningen inneboende i common law rätt att få tillgång till domböcker är att varje person kan komma till kontoret för kontorist av domstolen under kontorstid och begära att inspektera domböcker, med nästan omedelbar tillgång. En sådan rätt är ett centralt skydd för domstolarnas integritet. Varje beslut att dölja domstolsrekord kräver en förseglingsorder. Rätten att få tillgång till domstolsregister är också central för liberty: Det finns inget tänkbart sätt att utöva Habeas Corpus rätt, anses av den sena rättvisa Brennan som ”hörnstenen” i USA: s konstitution, frånvarande tillgång till domböcker som offentliga register.
i USA bekräftades common law-rätten att” få tillgång till domstolsrekord för att inspektera och kopiera ” av USA: s högsta domstol i Nixon mot Warner Communications, Inc (1978), där domstolen fann olika delar av rätten att få tillgång till domstolsrekord som inneboende i den första, fjärde, sjätte och fjortonde ändringen. I USA regleras tillgång till domstolsrekord av medborgerliga rättigheter i ändringarna av Förenta staternas konstitution, inte av Freedom of Information Act.
när domstolsrekord blir allt mer tillgängliga online har oro över undergrävningen av privat information blivit en viktig fråga. Förr, erhålla domböcker krävs människor att fysiskt gå till ett tingshus och begära dokument, gör integritetsfrågor i huvudsak föråldrade. Men med den relativa lätthet som människor nu kan komma åt dessa poster, mycket känslig information (dvs. offernamn, personnummer, etc. riskerar att utnyttjas offentligt.
i USA redigera
tillgång till amerikanska nationella offentliga register styrs av Freedom of Information Act (FOIA). Begäran om tillgång till register enligt FOIA kan vägras av federala myndigheter om begärd information är föremål för undantag, eller viss information kan redigeras (raderas).
förutom den nationella FOIA har alla stater någon form av FOI-lagstiftning. Colorado har till exempel Colorado Open Records Act (CORA); i New Jersey är lagen känd som Open Public Records Act (OPRA).
det finns många grader av tillgänglighet till offentliga register mellan stater, med vissa som gör det ganska enkelt att begära och ta emot dokument, och andra med många undantag och begränsade kategorier av dokument. En stat som är ganska lyhörd för offentliga registerförfrågningar är New York, som använder Utskottet för öppen regering för att hjälpa medborgarna med deras önskemål. En stat som var ganska restriktiv i hur de svarar på offentliga registerförfrågningar är Pennsylvania, där lagen tidigare antog att alla handlingar är undantagna från avslöjande, såvida de inte kan bevisas på annat sätt. Detta ändrades av en lag från 2008 som trädde i kraft 2009. California Public Records Act (California Government Code 6250-6276.48) täcker arresterings-och bokningsregister för fångar i delstaten Kaliforniens fängelser och fängelser, som inte omfattas av First Amendment rights (yttrandefrihet och pressfrihet). Allmänhetens tillgång till arresterings-och bokningsregister ses som ett kritiskt skydd för friheten.
användning av offentliga registerredigera
med tillkomsten av Internet och informationsåldern har tillgången till offentliga register i USA för alla som vill se dem ökat dramatiskt. Tredje parter som informationsmäklare industrin gör regelbunden användning av offentliga register för att sammanställa lättillgängliga profiler på miljontals människor, och kan göra en vinst från tjänsten att kompilera och gruv data.
offentliga registerdata används för flera ändamål, till exempel att se till att barnbidrag betalas enligt domstolarnas beslut, hjälpa kreditbyråer att hålla korrekta uppgifter och hjälpa till att betala pensionsförmåner till pensionärer.
tillgång till kriminalregister i Usaredigera
enskilda kriminella historier anses i allmänhet vara offentliga register i USA och nås ofta via bakgrundskontroller av kriminellt förflutet, men ”åtkomst och användning av FBI-underhållen kriminalhistorikinformation har traditionellt begränsats och kontrollerats i stor utsträckning för att skydda integriteten för de individer som uppgifterna avser.”Federal Fair Credit Reporting Act ställer” rättvisa krav på informationspraxis från konsumentrapporteringsbyråer som rapporterar information om offentliga register, till exempel kriminalhistoriska register, för anställningsändamål” och vissa statliga konsumentskyddslagar inför mer restriktiva regler.
enligt Reportrar ’Committee for Freedom of the Press, i USA, arrest records” är i allmänhet öppna för allmänheten om de inte rör en aktiv eller pågående utredning. Några stater begränsar den information som kan erhållas från ett gripande rekord, särskilt när det gäller personer som aldrig åtalades, frikändes eller hade sina register strukits. Återigen kommer bestämningen ofta att resultera i ett balanseringstest som jämför allmänhetens intresse av upplysningar mot det enskilda integritetsintresset.”Däremot är skyddande vårdnad och ungdomsbrottslighet register undantagna från de flesta statliga öppna register lagar, så att tillgången är ”begränsad till den unga, hans eller hennes föräldrar eller vårdnadshavare, eller andra parter som är direkt involverade i en juridisk fråga.”
Destruction of public recordsEdit
i början av 2018 lade National Archives upp en webbsida, ”Unauthorized Disposition of Federal Records”, för att publicera alla fall av undersökningar om eventuell obehörig förstörelse av register.