Obwohl öffentliche Aufzeichnungen Aufzeichnungen über öffentliche Geschäfte sind, sind sie nicht unbedingt uneingeschränkt verfügbar, obwohl die Informationsfreiheitsgesetzgebung (FOI), die seit den 1960er Jahren in vielen Ländern schrittweise eingeführt wurde, den Zugang erleichtert hat. Jede Regierung hat Richtlinien und Vorschriften, die die Verfügbarkeit von Informationen in öffentlichen Aufzeichnungen regeln. Eine häufige Einschränkung besteht darin, dass Daten über eine Person normalerweise nicht für andere verfügbar sind; zum Beispiel besagt der California Public Records Act (PRA), dass „mit Ausnahme bestimmter expliziter Ausnahmen persönliche Informationen, die über eine Person gespeichert werden, nicht ohne die Zustimmung der Person offengelegt werden dürfen“.
Im Vereinigten Königreich waren Kabinettspapiere der Dreißigjahresregel unterworfen: Bis zur Einführung der FOI-Gesetzgebung waren Kabinettspapiere dreißig Jahre lang nicht verfügbar; Einige Informationen konnten länger zurückgehalten werden. Ab 2011 gilt die Regel immer noch für einige Informationen, z. B. Protokolle von Kabinettssitzungen.
Einige Unternehmen bieten gegen eine Gebühr Zugang zu vielen öffentlichen Aufzeichnungen, die im Internet verfügbar sind. Viele von ihnen spezialisieren sich auf bestimmte Arten von Informationen, während einige Zugang zu verschiedenen Arten von Aufzeichnungen bieten, in der Regel für Fachleute in verschiedenen Bereichen. Einige Unternehmen verkaufen Software mit dem Versprechen eines unbegrenzten Zugriffs auf öffentliche Aufzeichnungen, bieten jedoch möglicherweise nur grundlegende Informationen zum Zugriff auf bereits verfügbare und im Allgemeinen kostenlose öffentliche Websites.
Jedes Jahr sponsern Nachrichtenmedien, Bürgergruppen, Bibliotheken, gemeinnützige Organisationen, Schulen und andere interessierte Gruppen die „Sunshine Week.“ Die Sunshine Week findet Mitte März statt und fällt mit James Madisons Geburtstag und dem National Freedom of Information Day am 16. zusammen. Der Zweck der Woche ist es, die Idee hervorzuheben, dass „die Regierung am besten funktioniert, wenn sie im Freien operiert.“
In vielen Staaten sind staatliche Gesetzgebungen oft von Gesetzen über öffentliche Aufzeichnungen befreit, die für staatliche Exekutivbeamte und lokale Beamte gelten. Im Jahr 2016 beantragte die Associated Press die E-Mails und Tagespläne der Gesetzgeber (Sprecher von Staatshäusern und Präsidenten von Staatssenaten) in allen 50 Bundesstaaten.
Gerichtsakten
Von besonderer Bedeutung war die Entwicklung des Common-Law-Rechts „auf Gerichtsakten zuzugreifen, um sie einzusehen und zu kopieren“. Die Erwartung, die dem Common Law-Recht auf Zugang zu Gerichtsakten innewohnt, besteht darin, dass jede Person während der Geschäftszeiten in das Büro des Gerichtsschreibers kommen und die Einsicht in die Gerichtsakten beantragen kann, mit fast sofortigem Zugriff. Dieses Recht ist ein zentraler Schutz der Integrität der Gerichte. Jede Entscheidung, Gerichtsakten zu verbergen, erfordert eine Siegelanordnung. Das Recht auf Zugang zu Gerichtsakten ist auch für die Freiheit von zentraler Bedeutung: Es gibt keine denkbare Möglichkeit, das Habeas-Corpus-Recht auszuüben, das vom verstorbenen Richter Brennan als „Eckpfeiler“ der Verfassung der Vereinigten Staaten angesehen wird, ohne Zugang zu Gerichtsakten als öffentliche Aufzeichnungen.
In den Vereinigten Staaten wurde das Recht des Common Law, „auf Gerichtsakten zuzugreifen, um sie einzusehen und zu kopieren“, vom Obersten Gerichtshof der USA in Nixon gegen Warner Communications, Inc. (1978) bekräftigt, wo das Gericht verschiedene Teile des Rechts auf Zugang zu Gerichtsakten als inhärent für die Erste, vierte, sechste und vierzehnte Änderung feststellte. In den Vereinigten Staaten wird der Zugang zu Gerichtsakten durch die Bürgerrechte in den Änderungen der Verfassung der Vereinigten Staaten geregelt, nicht durch den Freedom of Information Act.
Da Gerichtsakten zunehmend online zugänglich werden, sind Bedenken hinsichtlich der Untergrabung privater Informationen zu einem bedeutenden Problem geworden. In der Vergangenheit erforderte die Erlangung von Gerichtsakten, dass Personen physisch zu einem Gerichtsgebäude gingen und Dokumente anforderten, was Datenschutzbedenken im Wesentlichen obsolet machte. Mit der relativen Leichtigkeit, mit der Menschen jetzt auf diese Aufzeichnungen zugreifen können, werden jedoch hochsensible Informationen (z. namen der Opfer, Sozialversicherungsnummern usw.) laufen Gefahr, öffentlich ausgebeutet zu werden.
In den Vereinigten StaatenBearbeiten
Der Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen in den USA unterliegt dem Freedom of Information Act (FOIA). Anträge auf Zugang zu Aufzeichnungen gemäß FOIA können von Bundesbehörden abgelehnt werden, wenn die angeforderten Informationen einer Ausnahme unterliegen, oder einige Informationen können redigiert (gelöscht) werden.
Zusätzlich zur nationalen FOIA haben alle Staaten eine Form der FOI-Gesetzgebung. Zum Beispiel hat Colorado den Colorado Open Records Act (CORA); in New Jersey ist das Gesetz als Open Public Records Act (OPRA) bekannt.
Es gibt viele Grade der Zugänglichkeit zu öffentlichen Aufzeichnungen zwischen Staaten, wobei einige es ziemlich einfach machen, Dokumente anzufordern und zu erhalten, und andere mit vielen Ausnahmen und eingeschränkten Kategorien von Dokumenten. Ein Staat, der auf Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen ziemlich reagiert, ist New York, das den Ausschuss für offene Regierung einsetzt, um die Bürger bei ihren Anfragen zu unterstützen. Ein Staat, der ziemlich restriktiv war, wie sie auf Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen reagieren, ist Pennsylvania, wo das Gesetz früher davon ausging, dass alle Dokumente von der Offenlegung befreit sind, es sei denn, sie können das Gegenteil beweisen. Dies wurde durch ein Gesetz von 2008 geändert, das 2009 in Kraft trat. Der California Public Records Act (California Government Code §§6250-6276.48) deckt die Verhaftung und Buchung Aufzeichnungen von Insassen im Bundesstaat Kalifornien Gefängnisse und Gefängnisse, die nicht durch First Amendment Rechte (Redefreiheit und Pressefreiheit) abgedeckt sind. Der Zugang der Öffentlichkeit zu Haft- und Buchungsunterlagen wird als kritischer Schutz der Freiheit angesehen.
Verwendung öffentlicher Aufzeichnungen
Mit dem Aufkommen des Internets und des Informationszeitalters hat der Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen in den Vereinigten Staaten für jeden, der sie einsehen möchte, dramatisch zugenommen. Dritte wie die Information Broker Industry nutzen regelmäßig öffentliche Aufzeichnungen, um leicht zugängliche Profile von Millionen von Menschen zusammenzustellen, und kann einen Gewinn aus dem Dienst der Neukompilierung und Gewinnung der Daten machen.
Daten aus öffentlichen Aufzeichnungen werden für mehrere Zwecke verwendet, z. B. um sicherzustellen, dass Unterhaltszahlungen für Kinder wie von den Gerichten festgelegt geleistet werden, um Kreditauskunfteien bei der Aufbewahrung genauer Daten zu unterstützen und um Rentnern Rentenleistungen zu zahlen.
Zugang zu Strafregistern in den Vereinigten StaatenBearbeiten
Individuelle Kriminalgeschichten gelten in den Vereinigten Staaten im Allgemeinen als öffentliche Aufzeichnungen und werden häufig über Hintergrundüberprüfungen der Kriminalgeschichte abgerufen, aber „Der Zugriff und die Verwendung von vom FBI verwalteten Strafregisterinformationen wurden traditionell begrenzt und weitgehend kontrolliert, um die Privatsphäre der Personen zu schützen, auf die sich die Aufzeichnungen beziehen. Das Bundesgesetz über faire Kreditauskünfte schreibt „Anforderungen an faire Informationspraktiken von Verbraucherberichterstattungsagenturen vor, die Informationen über öffentliche Aufzeichnungen wie Strafregister für Beschäftigungszwecke melden „, und einige staatliche Verbraucherschutzgesetze sehen restriktivere Vorschriften vor.
Nach Angaben des Reporters’Committee for Freedom of the Press, in den Vereinigten Staaten, Arrest Aufzeichnungen „sind in der Regel für die Öffentlichkeit zugänglich, es sei denn, sie betreffen eine aktive oder laufende Untersuchung. Einige Staaten beschränken die Informationen, die aus einem Verhaftungsprotokoll erhalten werden können, insbesondere wenn es sich um Personen handelt, die nie angeklagt wurden, freigesprochen wurden oder deren Aufzeichnungen gelöscht wurden. Auch hier führt die Feststellung häufig zu einem Abwägungstest, bei dem das öffentliche Interesse an der Offenlegung mit dem individuellen Datenschutzinteresse verglichen wird.“ Im Gegensatz dazu sind Schutzhaft- und Jugendstrafrechtsakten von den meisten staatlichen Open-Records-Gesetzen ausgenommen, so dass der Zugang „auf den Jugendlichen, seine Eltern oder Erziehungsberechtigten oder andere Parteien beschränkt ist, die direkt in eine Rechtsangelegenheit verwickelt sind.“
Zerstörung öffentlicher Aufzeichnungen
Anfang 2018 hat das Nationalarchiv eine Webseite mit dem Titel „Unauthorized Disposition of Federal Records“eingerichtet, auf der alle Fälle von Untersuchungen zur möglichen unbefugten Zerstörung von Aufzeichnungen veröffentlicht werden.