lahjusten antamisen estäminen niille, joilla on valta ostaa

lahjuksen antaja pitää lahjusta taikakaluna; he uskovat menestyksen tulevan joka käänteessä. Sananlaskut 17: 8

viime viikolla Harry ja minä juoksimme, hän kertoi hankintariski-blogisarjastaan. Koska olen Petostentorjunta kaveri, aloimme keskustella riski myyjä lahjuksia niille, joilla on valta ostaa.

olen nähnyt myyjien tarjoavan ilmaista viinaa, naisia, matkoja, autoja, veneitä ja käteistä–kaikki sen takaamiseksi, että heidän tarjouksensa hyväksytään. Eräässä tällaisessa tapauksessa tarjottiin ”satoja kilpailutarjouksia suosittujen myyjien hyväksi korvaukseksi”, mukaan lukien ”strippareiden kanssa pidetyt poreallasjuhlat”.”

jos myyjät tietävät työntekijöidesi heikkoudet, he voivat käyttää niitä hyväkseen. Ja jos niin käy, edessäsi on merkittävää vahinkoa. The Association of Certified Fraud Examiners ’ fraud survey showed that 35% of the cases were corruption-related with a mediaanitappio of $200,000.

ostovoima

niin, kenellä on ostovoima? Kuka tahansa, joka voi tehdä tai aiheuttaa maksuja. Näihin kuuluvat:

• henkilöt, joilla on kyky antaa ostotilauksia
• ostopäälliköt
• osastopäälliköt, joilla on ostovoima

ostovoima esiintyy lukemattomissa muodoissa. Joissakin yrityksissä osastopäälliköt voivat esimerkiksi valtuuttaa ostot jopa 75 000 dollariin. Muissa yksiköissä tämä kyky on vain hankintajohtajalla. On tärkeää ymmärtää, kuka voi hyväksyä sopimukset tai maksut.

myyjät (eivät kaikki, mutta osa) lähtevät työntekijöiden perään ostovoimalla. Miksi? Koska siten he saavat rahansa. Ilmaisia Vegasin lomia ei anneta työntekijöille, jotka eivät voi laittaa rahaa myyjän taskuihin.

lahjusten houkutus

mikä tekee lahjuksista houkuttelevia?

lahjuksen vastaanottaja ei välttämättä ymmärrä varkauden mekaniikkaa. Kun Acme, Inc.’s hankintajohtaja saa ilmaisen veneen Sleeze Aircraft, hän voisi ajatella,” Vau, Uusi Lelu-ja se on ilmainen!”Mutta hän ei ehkä ymmärrä, miten lahja vaikuttaa hänen seuraansa.

Joten, miten takaisinveto vaikuttaa liiketoimintaan? Ostojohtajalla on 50 000 dollarin alus ja Acme Inc. ei maksanut sitä–vai voisiko olla, että se on? Älä erehdy: Acme Inc. maksaa veneen-vain epäsuorasti.

Sleeze Aircraft maksaa veneestä 50 000 dollaria, mutta saa rahat takaisin korottamalla sopimushintaansa 150 000 dollarilla. Hieno paluu. Maksa $50,000: saada $150,000 ja uusi liiketoiminta. Myöhemmin Sleeze lähettää paisutettuja laskuja suoraan Acme: n ostopäällikölle, ja hän hyväksyy ne ilomielin.

lahjukset ovat yleinen petoksen muoto myös siksi, että niitä on erittäin vaikea havaita.

toisin kuin suoraan liikkeestä varastetut rahat (esimerkiksi käteisen ottaminen), todisteet tästä varkaudesta ovat piilossa. Missä? Paisutetuissa laskuissa, jotka on hyväksytty yhtiön toimintaperiaatteiden mukaisesti.

on paljon helpompi havaita esimerkiksi talousjohtajalle tehdyt vilpilliset maksut. Tilintarkastajat voivat nähdä talousjohtajalle tehdyn tarkastuksen, jota lasku ei tue.

sen sijaan lahjukset piilotetaan hyväksyttyihin maksuihin lailliselle myyjälle. Jos tilintarkastaja tarkistaa liiketoimen, hän näkee hyväksytyn ostotilauksen, asianmukaisesti allekirjoitetun shekin ja asianmukaisen postituksen yleiseen tilikirjaan. Ei hälytystä.

tämän riskin huomioon ottaen, mitä voidaan tehdä?

lahjusten uhan vähentäminen

Tässä muutamia ideoita, joilla voit vähentää lahjusten riskiä:

1. edellytetään, että sinetöidyt tarjoukset avataan usean henkilön läsnä ollessa
2. luodaan palkkiopolitiikka
3. Tilintarkastusostot yli tietyn dollarimäärän

tarjoukset

yritykset voivat vaatia sinetöityjä tarjouksia yli tietyn dollarimääräisen määrän (esim.100 000 dollaria). Varmista, että tarjoukset avataan vähintään kahden tai kolmen henkilön läsnä ollessa. Ottaisin mukaan hankintaosaston ulkopuolisen henkilön (esim.comptroller tai CFO). Miksi? Hankintajohtaja voisi painostaa alaisia vaikenemaan sopimattomuuksista.

varmin keino varmistaa puhdas hankintaprosessi on luoda kirjallisia protokollia, jotka edellyttävät avoimuutta. Hankintapolitiikkaan olisi sisällyttävä ohjeistusta, kuten:

• millä dollarimäärällä sinetöidyt tarjoukset vaaditaan (esim., yli 100 000 dollaria)
• kuka avaa tarjoukset ja kuka on läsnä
• kuinka dokumentoida tarjousten avaamista nähneiden läsnäolo
• miten kirjataan hyväksytty tarjous kirjanpitojärjestelmään
• kuka seuraa sopimuksen noudattamista
• tarjousmenettelyt alle sinetöidyn tarjouksen määrän (esim., alle 100 000 dollaria)
• miten pienemmät tarjoukset saadaan ja dokumentoitu
• kuka voi hyväksyä uudet sopimukset tai ostot ja millä dollaritasolla

hankintapolitiikan lisäksi luo sellainen myös vastikkeille.

Graduities Policy

kirjallinen graduities policy ilmoittaa, että yhtiö ei salli työntekijöiden vastaanottaa lahjoja tietyn määrän. Saatat sallia lahjoja jopa $50 (joulukinkku, esimerkiksi). Työntekijöiden on kuitenkin tiedettävä, että ylenmääräisten lahjojen vastaanottamisesta seuraa kirjallinen nuhtelu tai mahdollinen irtisanominen.

politiikka luo selkeät rajat sille, mikä on sallittua (ja mikä ei). Jos joudut irtisanomaan toimihenkilön, sinulla on siihen perusteet.

noudata lisäksi käytäntöä asemasta riippumatta. Junioritason työntekijät purkavat jononsa esimiehiltään. Jos toimitusjohtaja ottaa lahjoja (ja kaikki tietävät sen), niin unohda juomaraha politiikka–se tulee vain pala paperia.

Audit suuret ostot

auditoi kaikki ostot yli tietyn dollarimäärän (esim.250 000 dollaria), tai ainakin auditoi otoksen näistä eristä. Tärkeintä on kertoa kaikille työntekijöille, että nämä hankinnat ovat mahdollisen tarkastuksen kohteena. Jo pelkkä löydön mahdollisuus on voimakas pelote.

lisäksi tilintarkastajien–olivatpa he sisäisiä tai ulkoisia–tulisi raportoida havainnoistaan suoraan niille, jotka vastaavat yhtiön hallinnosta. Tällä tarkoitan sitä, että toimitusjohtajan tai talousjohtajan ei pitäisi tarkastaa raporttia ennen hallituksen esittämistä. Kuinka usein tämä raportti pitäisi toimittaa hallitukselle? Kerran vuodessa ja kerran neljänneksessä, riippuen yrityksen koosta.

lahjusten tarkastaminen

miten lahjusten tarkastus tehdään? Ensinnäkin tilintarkastajan olisi tutustuttava tarjousasiakirjoihin ja esitettävä kysymyksiä, kuten:

• saatiinko useita tarjouksia?
• dokumentoitiinko ne?
• kuka hyväksyi tarjouksen?
• ilmoittivatko sinetöityjen tarjousten avaamisessa läsnä olleet läsnäolonsa?

toiseksi tilintarkastaja voi ottaa yhteyttä hävinneisiin tarjoajiin vahvistaakseen, että ne ovat tosiasiallisesti tehneet tarjouksen. Sinetöidyssä kirjekuoressa olevat tekaistut tarjoukset voivat vaikuttaa asianmukaisilta. Mutta ehkä voittaja ja ostojohtaja toimivat salaliitossa ja loivat tekaistuja tarjousasiakirjoja.

kolmanneksi tilintarkastaja voi ottaa yhteyttä muihin vastaavanlaisia palveluja ja tuotteita tarjoaviin kolmansiin yhtiöihin. Kysy esimerkiksi: ”onko tämä hinta kohtuullinen?”tai” voitko ohjata minut verkkosivustolle, jolla on samanlaiset tuotekustannukset?”

neljäs, luo” payment by vendor ” – raportti kirjanpito-ohjelmistostasi; tutki sitten maksujen Yhteenveto. Etsi mahdollisia poikkeavia tekijöitä tai sellaisia maksuja, joissa ei ole järkeä.

Yhteenveto

lopuksi, mikään politiikka tai tarkistaminen ei voi estää kaikkia petoksia, mutta nämä ehdotukset vievät sinua oikeaan suuntaan.

jos yrityksesi suorittaa merkittäviä myyjämaksuja, harkitse idean tai ACL: n käyttämistä tietojen louhimiseen. Tarvitset koulutettua henkilökuntaa tai konsultteja tämän reitin, koska nämä ohjelmistopaketit ovat monimutkaisia. Mutta oikein käytettynä näiden pakettien avulla voit kaivaa vielä syvemmälle myyjän maksuihin.

Toivottavasti tämä artikkeli on hyödyllinen. Tarjoan lisää tietoa petostentorjunnasta blogissani osoitteessa cpahalltalk.com.