lähes mikä tahansa projekti, jonka parissa työskentelemme, on nykyään yhteisöllistä. Ravintoloitsija saattaa kehitellä ja mainostaa uutta ruokalistaa yhdessä henkilökuntansa ja tiedottajiensa kanssa. Hääsuunnittelija saattaa työskennellä kukkakauppiaiden ja tapahtumapaikkakoordinaattoreiden kanssa saadakseen jonkun Unelmahäät toteutumaan. Tarvitset tavan koordinoida tehtäviä, helposti kommunikoida tilan, ja pysyä synkronoituna tiimisi jättämättä suosikki työkaluja.
seuraavassa SharePoint – versiossa voit lisätä tehtävienhallintaominaisuuksia parantaaksesi mitä tahansa tiimin sivustoa, jotta voit järjestää, suunnitella ja seurata tehtäviä ja kommunikoida määräajoista, kaikki samassa paikassa, jossa tallennat asiakirjoja ja muistiinpanoja. Paras tapa tehdä tämä on klikkaamalla ” Working on a deadline?”laatta pääsivulla uuden sivuston.
tämä antaa sinulle muutamia työkaluja, joiden avulla voit tehdä työtä:
- tehtäväluettelo toimien, tehtävien ja määräaikojen tallentamiseksi
- kalenteri tärkeiden kokousten ja tapahtumien seuraamiseksi, ja
- projektin Yhteenveto kotisivullasi, jotta tiimi pysyy ajan tasalla
nopeasti työn ja määräaikojen tallentaminen tehtäväluettelolla
nopeasti tehtävän luominen seuraavassa versiossa SharePoint on yhtä helppo kirjata ylös pikaluettelo tehtäville muistiinpanolehtiölle. Napsauta uudesta tehtäväluettelosta ”muokkaa tätä luetteloa” ladataksesi listan Excelin kaltaiseen verkkoon. Tämän näkymän avulla voit nopeasti kaapata joukko tehtäviä, ja jos haluat, eräpäivä ja ihmiset se on osoitettu. Voit jopa kopioida ja liittää suoraan tehtäväluetteloon Excelistä.
tämä tila antaa sinulle joustavuutta järjestää listan kuitenkin haluat. Jos haluat jakaa suuremman työkohteen pienempiin tehtäviin, voit luoda hierarkian käyttämällä indent/outdent-toimintoa Tehtävänauhasta, aivan kuten Microsoft Wordissa tai Outlookissa. Jos muutoksia tapahtuu, voit järjestää tehtäviä uudelleen vetämällä ja pudottamalla tai Siirrä ylös ja siirrä alas-painikkeilla nauhasta.
Unohditko lisätä tehtävän, joka on tehtävä kahden muun välillä? Napsauta Lisää ja lisää se suoraan keskelle.
kun suunnitelma etenee, huomaat myöhään tehtäviä, jotka eivät ole valmiita on korostettu punaisella. Voit nopeasti merkitä tehtävät täydellisiksi napsauttamalla valintaruutua.
lopuksi sivun yläreunasta löytyy interaktiivinen aikajana, joka antaa sinulle visuaalisen esityksen tärkeimmistä tehtävistä ja virstanpylväistä. Tämä antaa kaikille mukana oleville korkean tason yleiskuvan projektin aikataulusta. Mikä tahansa tehtävä päivämäärineen voidaan lisätä aikajanalle klikkaamalla” Lisää aikajanalle ” nauhasta tai tehtävän kutsusta.
tehtäväluettelon avulla on helppo organisoida työ, jonka tiimisi tarvitsee suorittaa loppuun ja nähdä, miten pärjäät.
Projektitilanteen viestiminen yhdellä silmäyksellä
tehtävälista sopii erinomaisesti projektia ajavalle henkilölle, mutta kaikki muut sivustolla vierailevat (tiimin jäsenet, sidosryhmät) tarvitsevat katsauksen projektin tilasta. Tätä varten meillä on sivuston kotisivulla projektin yhteenveto, jonka avulla on helppo välittää sekä korkean tason suunnitelma että tulevien tehtävien ja tapahtumien yksityiskohdat.
projektin Yhteenveto sisältää lähtölaskennan päivien määrästä, kunnes seuraava merkittävä virstanpylväs aikajanalla on erääntymässä, ja kaksi näkymää, joiden välillä voit kiertää. Ensimmäinen näkymä on tehtävälistan aikajana, joka antaa satunnaisille sidosryhmille korkean tason kokonaiskuvan siitä, mihin asiat ovat menossa.
toinen on luettelo tulevista tehtävän määräajoista ja kalenteritapahtumista, joka antaa ihmisille, jotka tarvitsevat erityisiä yksityiskohtia, hyvän kuvan seuraavista vaiheista.
joten jokainen, joka menee sivuston on hyvä korkean tason kuva siitä, miten asiat ovat menossa ja mitä ihmiset pitäisi työskennellä.
Access anywhere
jos olet yhtään kaltaisemme, sinun täytyy pysyä tuotteliaana ollessasi liikkeellä. Seuraavan SharePoint-version avulla voit pysyä ajan tasalla missä ikinä oletkin. Pyyhkäise aikajanan läpi nähdäksesi, mihin suunnitelma on menossa.
voit myös tehdä päivityksiä tehtäväluetteloosi navigoimalla hierarkian läpi, merkitsemällä tehtävät nopeasti valmiiksi tai muokkaamalla muita tehtäväkenttiä lomakkeessa.
omien tarpeiden mukaan kasvaminen
tehtävälista on hyvä paikka organisoitua tiimin työn ympärille, mutta joskus projektin laajuus kasvaa joksikin suuremmaksi, joka tarvitsee suuremman kontrollin, rakenteen ja raportoinnin tason. Näissä tapauksissa voit avata tehtäväluettelon Microsoft Project 2013: ssa. Napsauta” Avaa projektissa ” – painiketta nauhassa saadaksesi hyviä raportointiominaisuuksia ja vielä korkeamman tason organisaatiota seurataksesi projektin aikataulua ja määräaikoja, ja tallentaminen projektissa synkronoi muutokset suoraan takaisin luetteloon kaikkien jaettavaksi. Tätä käsitellään tarkemmin tulevassa viestissä.