Presque tous les projets sur lesquels nous travaillons sont collaboratifs de nos jours. Un restaurateur peut travailler avec son personnel et ses publicistes pour développer et annoncer un nouveau menu. Un planificateur de mariage peut travailler avec des fleuristes et des coordinateurs de lieux pour réaliser le mariage de rêve de quelqu’un. Vous avez besoin d’un moyen de coordonner les tâches, de communiquer facilement l’état et de rester en phase avec votre équipe sans quitter vos outils préférés.
Dans la prochaine version de SharePoint, vous pouvez ajouter des fonctionnalités de gestion des tâches pour améliorer n’importe quel site d’équipe afin de vous organiser, de planifier et de suivre les tâches et de communiquer les délais, le tout au même endroit où vous stockez des documents et des notes. La meilleure façon de le faire est de cliquer sur « Travailler sur une date limite? » tuile sur la page principale de votre nouveau site.
Cela vous donnera quelques outils pour vous aider à travailler:
- Une liste de tâches pour capturer les actions, tâches et délais
- Un calendrier pour suivre les réunions et événements importants, et
- Un résumé du projet sur votre page d’accueil pour tenir l’équipe au courant
Capturer rapidement le travail et les délais avec la Liste de tâches
Créer rapidement une tâche dans la prochaine version de SharePoint est aussi facile de noter une liste rapide de tâches sur un bloc-notes. Dans la nouvelle liste de tâches, cliquez sur « modifier cette liste » pour charger la liste dans une grille de type Excel. Cette vue vous permet de capturer rapidement un tas de tâches, et si vous le souhaitez, la date d’échéance et les personnes auxquelles elle est attribuée. Vous pouvez même copier et coller directement dans la liste des tâches à partir d’Excel.
Ce mode vous donne la flexibilité d’organiser votre liste comme bon vous semble. Si vous souhaitez décomposer un élément de travail plus grand en tâches plus petites, vous pouvez créer une hiérarchie en utilisant indent / outdent à partir du ruban Tâches, comme vous le feriez dans Microsoft Word ou Outlook. Si des modifications se produisent, vous pouvez réorganiser les tâches à l’aide du glisser-déposer ou des boutons Déplacer vers le haut et descendre du ruban.
Vous avez oublié d’ajouter une tâche qui doit être effectuée entre deux autres? Cliquez simplement sur Insérer et ajoutez-le directement au milieu.
Au fur et à mesure que vous planifiez, vous remarquerez que les tâches en retard qui ne sont pas terminées sont surlignées en rouge. Vous pouvez rapidement marquer les tâches comme terminées en cliquant sur la case à cocher.
Enfin, en haut de la page, vous trouverez une chronologie interactive pour vous donner une représentation visuelle des tâches et des étapes les plus importantes. Cela donne à toutes les personnes impliquées un aperçu de haut niveau du calendrier du projet. Toute tâche avec des dates peut être ajoutée à la chronologie en cliquant sur « ajouter à la chronologie » à partir du ruban ou de la légende de la tâche.
Avec la liste des tâches, il est facile de s’organiser autour du travail que votre équipe doit accomplir et de voir comment vous allez.
Communication de l’état du projet en un coup d’œil
La liste des tâches est idéale pour la personne qui pilote le projet, mais toutes les autres personnes qui visitent le site (membres de l’équipe, parties prenantes) ont besoin d’une vue d’ensemble de l’état du projet. Pour cela, nous avons le Résumé du projet sur la page d’accueil du site, ce qui facilite la communication à la fois du plan de haut niveau et des détails des tâches et événements à venir.
Le résumé du projet contient un compte à rebours du nombre de jours avant la prochaine étape majeure de la chronologie et deux vues que vous pouvez alterner. La première vue est la chronologie de la liste des tâches, qui donne aux parties prenantes occasionnelles un aperçu de haut niveau de l’orientation des choses.
La seconde est une liste des échéances des tâches à venir et des événements du calendrier, ce qui donne aux personnes qui ont besoin de détails spécifiques une bonne image des prochaines étapes.
Ainsi, quiconque se rend sur le site aura une bonne image de haut niveau de la façon dont les choses se passent et de ce sur quoi les gens devraient travailler.
Accès partout
Si vous êtes comme nous, vous devez rester productif pendant vos déplacements. Avec la prochaine version de SharePoint sur votre appareil mobile préféré, vous pouvez rester à jour où que vous soyez. Balayez votre chronologie pour voir où se dirige le plan.
Vous pouvez également mettre à jour votre liste de tâches en naviguant dans la hiérarchie, en marquant rapidement les tâches terminées ou en modifiant d’autres champs de tâches dans le formulaire.
Grandir avec vos besoins
La liste des tâches est un excellent endroit pour s’organiser autour du travail de l’équipe, mais parfois la portée d’un projet deviendra quelque chose de plus grand qui nécessite un plus grand niveau de contrôle, de structure et de reporting. Dans ces cas, vous pouvez ouvrir une liste de tâches dans Microsoft Project 2013. Cliquez sur le bouton « Ouvrir dans le projet » dans le ruban pour obtenir d’excellentes fonctionnalités de reporting et un niveau d’organisation encore plus élevé pour suivre le calendrier et les délais de votre projet, et l’enregistrement dans le projet synchronisera directement les modifications dans la liste pour que tout le monde puisse les partager. Cela sera traité plus en détail dans un prochain article.