næsten ethvert projekt, vi arbejder på, er samarbejde i disse dage. En restauratør arbejder muligvis sammen med sit personale og publicister for at udvikle og reklamere for en ny menu. Et bryllup planner kan arbejde med blomsterhandlere og mødested koordinatorer til at gøre en persons drøm bryllup gå i opfyldelse. Du har brug for en måde at koordinere gøremål på, let kommunikere status og forblive synkroniseret med dit team uden at forlade dine yndlingsværktøjer.
i Den næste version af SharePoint kan du tilføje opgavestyringsfunktioner for at forbedre ethvert teamsted, så du kan organisere, planlægge og spore opgaver og kommunikere deadlines, alt sammen på samme sted, hvor du gemmer dokumenter og noter. Den bedste måde at gøre dette på er ved at klikke på ” arbejde på en deadline?”flise på hovedsiden af dit nye site.
dette vil give dig et par værktøjer til at hjælpe dig med at gøre arbejdet:
- en opgaveliste til optagelse af handlinger, gøremål og deadlines
- en kalender til at spore vigtige møder og begivenheder og
- et projektoversigt på din startside for at holde teamet i løkken
hurtigt at fange arbejde og deadlines med opgavelisten
hurtigt oprette opgave i den næste version af SharePoint er lige så let at notere en hurtig liste over til DOS på en notesblok. Fra den nye opgaveliste skal du klikke på “Rediger denne liste” for at indlæse listen i et gitter. Denne visning giver dig mulighed for hurtigt at fange en masse opgaver, og hvis du vil, forfaldsdatoen og de personer, den er tildelt. Du kan endda kopiere og indsætte direkte i opgavelisten.
denne tilstand giver dig fleksibilitet til at organisere din liste, men du finder det passende. Hvis du vil opdele et større arbejdselement i mindre opgaver, kan du oprette hierarki ved at bruge indryk/outdent fra båndet opgaver, ligesom du ville gøre i Microsoft ord eller Outlook. Hvis der sker ændringer, kan du omarrangere opgaver ved hjælp af træk og slip eller knapperne Flyt op og flyt ned fra båndet.
glemt at tilføje opgave, der skal gøres mellem to andre? Klik bare på Indsæt og tilføj det direkte i midten.
når du planlægger fremskridt, vil du bemærke, at sene opgaver, der ikke er færdige, fremhæves med rødt. Du kan hurtigt markere opgaver som komplette ved at klikke på afkrydsningsfeltet.
til sidst finder du øverst på siden en interaktiv tidslinje, der giver dig en visuel repræsentation af de vigtigste opgaver og milepæle. Dette giver alle involverede et højt niveau overblik over projektplanen. Enhver opgave med datoer kan føjes til tidslinjen ved at klikke på “Føj til tidslinje” fra båndet eller opgavekaldelsen.
med opgavelisten er det nemt at få organiseret omkring arbejde dit team har brug for at fuldføre og se, hvordan du gør.
kommunikation projektstatus på et øjeblik
opgavelisten er fantastisk til den person, der kører projektet, men alle andre, der besøger stedet (teammedlemmer, interessenter) har brug for et overblik over projektstatus. Til dette har vi projektoversigten på hjemmesiden, der gør det nemt at kommunikere både planen på højt niveau og detaljerne om kommende opgaver og begivenheder.
projektoversigten indeholder en nedtælling af antallet af Dage, indtil den næste store milepæl på tidslinjen forfalder, og to visninger, du kan rotere mellem. Den første visning er opgavelisten tidslinje, som giver afslappede interessenter et højt niveau overblik over, hvor tingene er på vej.
den anden er en liste over kommende opgavefrister og kalenderbegivenheder, hvilket giver folk, der har brug for specifikke detaljer, et godt billede af de næste trin.
så enhver, der går til stedet, vil have et godt billede på højt niveau af, hvordan det går, og hvad folk skal arbejde på.
adgang overalt
hvis du er noget som os, skal du være produktiv, mens du er på farten. Med den næste version af SharePoint på din foretrukne mobilenhed kan du holde dig opdateret, uanset hvor du er. Stryg gennem din tidslinje for at se, hvor planen er på vej hen.
du kan også foretage opdateringer til din opgaveliste ved at navigere gennem hierarkiet, hurtigt markere opgaver udført eller redigere andre opgavefelter i formularen.
vokser med dine behov
opgavelisten er et godt sted at blive organiseret omkring holdets arbejde, men nogle gange vil omfanget af et projekt vokse til noget større, der har brug for et større niveau af kontrol, struktur og rapportering. I disse tilfælde kan du åbne en opgaveliste i Microsoft Project 2013. Klik på knappen” Åbn i projekt ” på båndet for at få gode rapporteringsfunktioner og et endnu højere organisationsniveau til at spore din projektplan og deadlines, og lagring i Projekt synkroniserer ændringer direkte tilbage på listen, så alle kan dele. Dette vil blive dækket mere detaljeret i et kommende indlæg.