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L’entretien d’embauche reste l’aspect le plus critique de la création d’une nouvelle embauche, mais pour une transparence garantie, vous aurez besoin d’une vérification des antécédents des employés. Ceux-ci restent le meilleur moyen de confirmer le CV d’un candidat et de commencer à valider plus que son historique d’emploi. Et les professionnels des ressources humaines (RH) semblent d’accord depuis une enquête menée par les RH.com, au nom de la Professional Background Screening Association (LNPP), a constaté que 96 % des entreprises ayant répondu ont déclaré qu’elles effectuaient un ou plusieurs types de filtrage des antécédents avant l’emploi. Cependant, la complexité entourant le recours à la vérification des antécédents a augmenté à mesure que l’adoption a augmenté.
Une grande partie de cette complexité consiste à déterminer ce qui comprend exactement un processus de sélection efficace. Le processus et les composantes d’une vérification continuent d’évoluer, ce qui est une tendance que nous avons observée chez les six fournisseurs de services de vérification des antécédents professionnels que nous avons examinés dans le présent tour d’horizon. Le besoin de solutions de vérification des antécédents spécialisées et plus nuancées varie, de sorte que trouver celle qui convient aux besoins d’une entreprise peut être un défi, car tous ces services ne sont pas créés de la même manière.
Qu’Est-Ce Qu’Un Service De Vérification Des Antécédents Des Employés?
Un service de vérification des antécédents professionnels est exactement ce que son nom implique: il s’agit généralement d’un service basé sur le Web qui offre aux employeurs, et parfois aux consommateurs, la possibilité de vérifier une variété de bases de données publiques différentes à la recherche de données générales sur les personnes désignées. Les données auxquelles ces services accèdent sont presque toujours accessibles au public, de sorte que la valeur qu’ils offrent réside dans la commodité, l’étendue de l’accès aux données et la capacité d’analyser ces données efficacement afin que vous puissiez les utiliser pour prendre une décision d’embauche. Tout cela est offert pour un prix, qui est généralement calculé par rapport, bien qu’il existe d’autres méthodes de tarification.
La majorité des services de vérification des antécédents sont autonomes. Les entreprises y accéderont chaque fois qu’elles souhaitent exécuter un rapport. Certains, cependant, sont offerts dans le cadre d’une solution logicielle RH intégrée plus large qui rend la fonctionnalité disponible pour un coût supplémentaire. D’autres se spécialisent principalement dans la partie données et fournissent une interface de programmation d’applications (API) que les développeurs peuvent utiliser pour intégrer plus facilement la vérification des antécédents dans leurs solutions internes spécifiques, leurs systèmes de ressources humaines (RH) tiers existants ou d’autres logiciels pertinents. Les départements RH s’appuient souvent sur plusieurs services pour produire un profil de candidat plus équilibré ou plus perspicace. Cependant, l’engagement de plusieurs services peut rapidement devenir coûteux et redondant s’ils génèrent une grande partie des mêmes données d’arrière-plan.
Bien qu’une vérification ne soit généralement qu’une question de création d’un compte auprès d’un service et de saisie de certains points de données clés, les responsables des ressources humaines doivent s’abstenir de simplement entrer et d’exécuter des analyses. Les employeurs et les entreprises tierces qui fournissent ces services aux responsables des ressources humaines doivent respecter certaines lois, qui varient d’un État à l’autre ainsi que d’un comté à l’autre et même d’une municipalité à l’autre. Cela signifie qu’avant d’obtenir et d’examiner un rapport dans le but d’embaucher de nouveaux employés, assurez-vous d’être clair sur les lois de votre État et celles de tout participant tiers.
Si vous avez un service juridique, alors c’est une bonne idée de passer en revue cela avec eux avant de commencer votre processus de sélection. En tant qu’employeur, vous devez obtenir le consentement écrit d’un demandeur avant d’obtenir des rapports. Vos candidats ont droit à tous ces enregistrements, peuvent contester des inexactitudes et demander des dommages-intérêts à des entreprises qui violent leurs droits ou qui les discriminent. De bons services de vérification des antécédents professionnels offrent à leurs clients un moyen de se conformer à cette exigence, alors vérifiez-le avant de prendre une décision.
Les différents types de vérifications des antécédents
Le gestionnaire des ressources humaines enthousiaste peut choisir parmi plusieurs types de vérifications des antécédents, y compris les vérifications de crédit, la vérification des antécédents professionnels, les tests de drogue, les casiers judiciaires et de conduite, et certainement la vérification des antécédents scolaires. Un nouveau développement se concentre sur les recherches sur les médias sociaux, ce qui est devenu un sujet très débattu parmi les professionnels des ressources humaines et les services de vérification des antécédents professionnels. C’est principalement parce que ces processus de sélection ont tendance à contenir des informations sur lesquelles les employeurs potentiels ne sont pas autorisés à demander directement à un candidat: des choses telles que l’orientation sexuelle, les affiliations politiques, les antécédents religieux et des données similaires. Outre les questions éthiques, les vérifications des antécédents des médias sociaux n’informent pas directement les employeurs sur les antécédents professionnels d’un candidat potentiel et peuvent colorer les décisions en fonction d’un certain nombre de biais. Sans oublier que la plupart des vérificateurs d’arrière-plan des médias sociaux ne sont généralement pas formés car il n’y a pas de cadre d’analyse cohérent. Il y a plus d’arguments contre que pour l’intégration globale des contrôles des médias sociaux.
Les vérifications sur les médias sociaux peuvent également donner un aperçu beaucoup plus franc de la vie personnelle d’un candidat que cette personne ne l’aurait souhaité. Donc, c’est une question juste à se poser si simplement gratter ces données sur le Web s’apparente à envahir la vie privée de quelqu’un? Cet argument est d’autant plus pertinent que les vérifications des antécédents sont considérées comme des rapports de consommation par la Fair Credit Reporting Act (FCRA). Il s’agit d’une législation fédérale conçue pour promouvoir des vérifications des antécédents précises, équitables et privées ainsi que d’autres rapports sur les consommateurs. Il établit également les normes de contrôle de l’emploi. De plus, il supervise la collecte et l’utilisation des renseignements sur le crédit à la consommation. Pour ces raisons et plus encore, deux de nos six fournisseurs n’offrent pas ce service.
Certaines entreprises ne vérifient que les antécédents de certains groupes; par exemple, elles vérifient les candidats aux services financiers, RH et juridiques, mais ne vérifient pas nécessairement ceux qui cherchent à travailler dans des domaines créatifs. La raison de cette spécialisation peut être dictée par le marché ou parce que le logiciel cible des ressources qui vérifient des points de données spécifiques pour les groupes dont ils se soucient. Cela peut être attrayant pour de nombreux clients verticaux et c’est un bon moyen pour les services de vérification des antécédents professionnels de se différencier.
Considérations importantes
Autres services de vérification des antécédents d’emploi, cependant, vérifiez tout, de la soupe aux noix, quels que soient ses candidats. Par exemple, si votre organisation travaille pour le gouvernement et s’occupe de contrats gouvernementaux, vous devez presque toujours effectuer une vérification complète des antécédents de toutes les personnes qui entrent dans l’entreprise. Cette vérification peut souvent être plus approfondie au sein de différentes agences, y compris, par exemple, le Federal Bureau of Investigation (FBI) ou l’Internal Revenue Service (IRS). Mais il est important d’avoir une politique d’entreprise cohérente et globale.
La plupart des services de vérification des antécédents d’emploi de tiers fournissent des données historiques remontant à sept ans, car c’est la durée pendant laquelle les entreprises doivent conserver les données et offrir différentes options aux clients pour lancer le processus de sélection. Vous avez essentiellement deux options pour lancer une vérification des antécédents des employés: Vous pouvez le saisir vous-même en tant qu’employeur, ce qui signifie que vous devez avoir ces informations en main et la permission du demandeur de le faire. Vous pouvez également envoyer un e-mail généré automatiquement au candidat afin qu’il signe et entre lui-même ces informations.
Une considération importante que vous devrez aborder hors ligne — et probablement avec vos services informatiques et juridiques — est ce qui arrive à ces données après avoir reçu un rapport. Ce qui se trouve dans ces rapports est généralement considéré comme des données hautement personnelles par le sujet, de sorte que le fait de le perdre lors d’une violation de données ou simplement par négligence peut avoir des répercussions importantes dans de nombreux cas. De plus, les nouveaux développements dans le domaine de la confidentialité des données, tels que la mise en œuvre de la législation du Règlement général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne (UE), peuvent responsabiliser encore davantage non seulement les fournisseurs de ces données, mais également ceux qui en prennent livraison. N’oubliez donc pas de vous asseoir avec vos équipes juridiques et informatiques pour mettre en place un flux de travail simple qui vous permettra non seulement d’accéder efficacement à ces données, mais également de les stocker et de les éliminer correctement.
Caractéristiques différenciantes
Après avoir commandé un rapport de vérification des antécédents d’emploi, le délai d’exécution est un facteur majeur, car il est essentiel non seulement à la rapidité avec laquelle un employeur peut pourvoir des sièges, mais aussi à la rapidité avec laquelle un candidat prometteur peut être verrouillé. Tous les fournisseurs affirment des délais d’exécution rapides, mais en réalité, il s’agit d’estimations car chaque rapport est fortement affecté par la rapidité avec laquelle les ressources de données externes répondent aux demandes. Les bases de données fédérales sont assez rapides, mais les analyses des bases de données des comtés ou des dossiers des tribunaux municipaux peuvent prendre beaucoup plus de temps. J’ai trouvé que certains fournisseurs ont cartographié l’achèvement à ces dates, tandis que d’autres ont donné une estimation courte du délai d’exécution, puis ont envoyé des mises à jour d’état m’informant des retards.
Les données fournies par ces entreprises peuvent varier assez largement en fonction du rôle, de l’emplacement, des facteurs réglementaires et d’autres besoins spécifiques au client, ce qui signifie que quiconque demande et paie le rapport. Alors qu’une entreprise avec un petit budget pourrait simplement vérifier les références, celles qui ont plus de ressources peuvent utiliser l’un de ces services pour vérifier quoi que ce soit, des rapports de crédit aux antécédents criminels. Il est important d’être conscient du montant que vous payez, du type de données que vous demandez et de ce qu’il advient de ces données après leur utilisation.
En raison des coûts impliqués, les entreprises ont tendance à attendre que le candidat soit dans les étapes finales, soit juste avant que l’entreprise soumette une offre, soit juste après avoir reçu une offre acceptée de la part de l’individu. Dans ce dernier cas, l’offre d’emploi devient conditionnelle à la réussite de la vérification des antécédents de l’employé. Les vérifications de crédit nécessitent une autorisation distincte des candidats et ne sont généralement pas exécutées à moins que le rôle demandé n’ait une responsabilité fiduciaire.
La LNPP susmentionnée est une organisation indépendante qui offre des cours de formation FCRA et fournit une bibliothèque décente de ressources générales pour les professionnels des ressources humaines et les opérateurs commerciaux. La LNPP accrédite également les opérateurs commerciaux sur le terrain, une accréditation qui est régie par le Background Screening Credentialing Council (BSCC). C’est une bonne idée de faire des recherches sur tout fournisseur de services de vérification des antécédents professionnels que vous pourriez envisager pour déterminer s’il s’agit ou non d’un service accrédité par la LNPP. Vous pouvez rechercher des services accrédités dans le Répertoire des cabinets accrédités de la LNPP ici. Checkr, GoodHire, IntelliCorp et SterlingOne sont des services accrédités par la LNPP. Sur les six services que nous avons examinés pour ce tour d’horizon, il n’y en avait que deux que nous n’avons pas pu vérifier comme étant des services accrédités par la LNPP. Ces services étaient des Données Accio et un Bon Employee.com .
Nos lauréats
Checkr, GoodHire et IntelliCorp ont remporté nos Editors’ Choice awards parce que les interfaces utilisateur (Is) de ces services sont propres, bien conçues et facilitent la vie des responsables RH. Les trois services permettent aux utilisateurs de commander facilement des rapports, de suivre les progrès et de communiquer avec leurs candidats. Ils fournissent également un nombre important d’intégrations avec d’autres systèmes de suivi des candidats RH et maisons de données, ce qui facilite les choses pour les responsables RH. Ceci, bien sûr, devient plus important à mesure que le volume d’embauches potentielles augmente et que les départements des ressources humaines doivent se faire une idée précise et en temps opportun des candidats potentiels dans un délai raisonnable. Cela est encore plus critique dans des domaines concurrentiels tels que la technologie, l’ingénierie et les services financiers, où les candidats prisés peuvent être balayés par des concurrents plus agressifs cherchant à pourvoir les mêmes postes plus rapidement.
Un autre point clé de différenciation que nous avons trouvé entre ces services était le prix; nos trois gagnants sont compétitifs dans ce domaine. Checkr, GoodHire et IntelliCorp sont au prix de 35 $, 29,99 $ et 27,95 respectively par rapport, respectivement. De plus, ils sont tous transparents lorsqu’il s’agit de communiquer leurs prix avant l’engagement; IntelliCorp était le prix le plus raisonnable.
Parmi nos autres joueurs, Un bon Employee.com est un autre bon choix pour les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que pour toute entreprise opérant dans le secteur de la gestion immobilière, car le service fournit plusieurs fonctionnalités qui correspondent directement à cette verticale. Accio Data m’a offert un aperçu du côté back-end de l’industrie des Agences d’information sur le consommateur (ARC), car sa plate-forme logicielle était complète, flexible et pouvait être rapidement rebaptisée par leurs clients de l’ARC.
Les données fournies par ces sociétés peuvent varier assez largement en fonction du rôle, de l’emplacement, des facteurs réglementaires et d’autres besoins spécifiques au client, ce qui signifie que quiconque demande et paie le rapport. Alors qu’une entreprise avec un petit budget pourrait simplement vérifier les références, celles qui ont plus de ressources peuvent utiliser l’un de ces services pour vérifier quoi que ce soit, des rapports de crédit aux antécédents criminels. Il est important d’être conscient du montant que vous payez, du type de données que vous demandez et de ce qu’il advient de ces données après leur utilisation.
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