ingen
anställningsintervjun är fortfarande den mest kritiska aspekten av att göra en ny hyra, men för viss garanterad öppenhet behöver du en anställds bakgrundskontroll. Dessa är fortfarande det bästa sättet att bekräfta en kandidats CV och börja validera mer än bara deras anställningshistoria. Och personalresurser (HR) verkar vara överens sedan en undersökning utförd av HR.com på uppdrag av Professional Background Screening Association (PBSA) fann att 96 procent av svarande företag uppgav att de genomför en eller flera typer av bakgrundsscreening före anställning. Komplexiteten kring användningen av bakgrundskontroller har dock ökat när antagandet har ökat.
en stor del av den komplexiteten är att ta reda på vad som exakt innefattar en effektiv screeningprocess. Både processen och komponenterna i en kontroll fortsätter att utvecklas, vilket är en trend som vi såg över alla sex av de anställningsbakgrundskontrollleverantörer som vi granskade i denna sammanställning. Behovet av specialiserade och mer nyanserade bakgrundskontrolllösningar varierar, så att hitta en som passar företagens behov kan vara en utmaning eftersom inte alla dessa tjänster skapas lika.
Vad Är En Anställd Bakgrundskontrolltjänst?
en anställningsbakgrundskontrolltjänst är exakt vad namnet antyder: det är vanligtvis en webbaserad tjänst som erbjuder arbetsgivare, och ibland konsumenter, möjligheten att kontrollera en mängd olika offentliga databaser för bakgrundsdata om utsedda individer. De data som dessa tjänster har tillgång till är nästan alltid offentligt tillgängliga, så det värde de erbjuder är i bekvämlighet, bredd av dataåtkomst och förmåga att analysera data effektivt så att du kan använda den för att fatta ett anställningsbeslut. Allt som erbjuds för ett pris, som vanligtvis beräknas per rapport, även om det finns andra prissättningsmetoder.
majoriteten av bakgrundskontrolltjänsterna är fristående. Företag kommer åt dem när de vill köra en rapport. Vissa erbjuds dock som en del av en större integrerad HR-mjukvarulösning som gör funktionen tillgänglig för en extra kostnad. Andra specialiserar sig främst i Datadelen och tillhandahåller applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) som utvecklare kan använda för att mer sömlöst bygga bakgrundskontrollintegration i sina specifika interna lösningar, befintliga personalresurser från tredje part (HR) eller annan relevant programvara. HR-avdelningar förlitar sig ofta på flera tjänster för att producera en mer balanserad eller insiktsfull kandidatprofil. Att engagera flera tjänster kan dock snart bli dyrt och överflödigt om de genererar mycket av samma bakgrundsdata.
medan en screening vanligtvis bara handlar om att skapa ett konto hos en tjänst och mata in några viktiga datapunkter, bör HR-chefer avstå från att helt enkelt hoppa in och köra skanningar. Arbetsgivare och tredjepartsföretag som tillhandahåller dessa tjänster till HR-chefer måste följa vissa lagar, som varierar från stat till stat samt mellan län och till och med kommuner. Detta innebär att du, innan du erhåller och granskar någon rapport för att anställa nya anställda, är säker på att du är tydlig på lagarna för ditt tillstånd och för alla tredjepartsdeltagare.
om du har en juridisk avdelning är det bra att gå igenom detta med dem innan du börjar din screeningprocess. Som arbetsgivare måste du få en sökandes skriftliga samtycke innan du får några rapporter. Dina sökande har rätt till alla dessa register, kan bestrida felaktigheter och söka skadestånd från företag som bryter mot deras rättigheter eller diskriminerar dem. Bra anställningsbakgrundskontrolltjänster ger sina kunder ett sätt att uppfylla detta krav, så verifiera det innan de fattar ett beslut.
de olika typerna av bakgrundskontroller
den ivriga HR-chefen kan välja mellan flera olika typer av bakgrundskontroller, inklusive kreditkontroller, anställningshistorikverifiering, drogtester, körning och kriminalregister, och säkert akademisk historikverifiering. En ny utveckling centrerar på sociala medier sökningar, och detta har blivit ett hett debatterat ämne bland HR-proffs och anställningsbakgrundskontrolltjänster. Det beror främst på att dessa screeningprocesser tenderar att sluta innehålla information om vilka potentiella arbetsgivare som inte får fråga en sökande rakt ut: saker som sexuell läggning, politiska anslutningar, religiös bakgrund och liknande data. Bortsett från etiska frågor informerar sociala medier bakgrundskontroller inte direkt arbetsgivare om en potentiell kandidats arbetshistoria och kan färgbeslut baserat på ett antal fördomar. För att inte tala om att de flesta sociala medier Bakgrunds pjäser är i allmänhet otränade eftersom det inte finns någon konsekvent ram för analys. Det finns fler argument mot än för att integrera sociala medier kontroller övergripande.
sociala medier kontroller kan också ge en mycket mer uppriktig inblick i en sökandes personliga liv än den personen kan ha önskat. Så det är en rättvis fråga att fråga om att bara skrapa dessa data från webben är relaterat till att invadera någons integritet? Detta argument är desto mer relevant eftersom bakgrundskontroller betraktas som konsumentrapporter av Fair Credit Reporting Act (FCRA). Detta är federal lagstiftning som syftar till att främja korrekt, rättvis, och privata bakgrundskontroller samt andra konsumentrapporter. Det fastställer också standarderna för screening av sysselsättning. Dessutom övervakar den insamling och användning av konsumentkreditinformation. Av dessa skäl och mer, två av våra sex leverantörer erbjuder inte denna tjänst.
vissa företag kontrollerar bara vissa grupper i bakgrunden; till exempel kontrollerar de sökande inom ekonomi, HR och juridiska avdelningar men kontrollerar inte nödvändigtvis någon som försöker arbeta inom kreativa områden. Anledningen till denna specialisering kan vara marknadsdriven eller bero på att programvaran riktar sig till resurser som verifierar specifika datapunkter för de grupper som de bryr sig om. Detta kan vara attraktivt för många vertikala kunder och det är ett bra sätt för anställningsbakgrundskontrolltjänster att differentiera sig.
viktiga överväganden
andra anställningskontrolltjänster kontrollerar dock allt från soppa till nötter, oavsett vem kandidaterna är. Till exempel, om din organisation arbetar för regeringen och hanterar statliga kontrakt, är du nästan alltid skyldig att slutföra en fullständig bakgrundskontroll av alla som kommer in i företaget. Denna kontroll kan ofta vara mer djupgående inom olika byråer, inklusive till exempel Federal Bureau of Investigation (FBI) eller Internal Revenue Service (IRS). Men det är viktigt att ha en konsekvent, övergripande företagspolicy.
de flesta tredjeparts anställnings bakgrundskontrolltjänster levererar historiska data som går tillbaka sju år eftersom det är hur länge företag är skyldiga att behålla data och erbjuda olika alternativ för kunder att initiera screeningprocessen. Du har i princip två alternativ för att initiera en anställd säkerhetsprövning: du kan ange det själv som arbetsgivare, vilket innebär att du måste ha den informationen till hands och tillstånd från den sökande att göra det. Eller så kan du skicka ett automatiskt genererat e-postmeddelande till kandidaten så att de signerar och anger den informationen för sig själva.
en viktig faktor som du måste ta itu med offline-och sannolikt med både dina IT—och juridiska avdelningar-är vad som händer med dessa data efter att du har tagit emot en rapport. Vad som finns i dessa rapporter anses vanligtvis vara mycket personuppgifter av ämnet, så att förlora det i ett dataintrång eller helt enkelt genom försumlighet kan få betydande konsekvenser i många fall. Dessutom kan nya utvecklingar inom datasekretess, såsom genomförandet av Europeiska unionens (EU) allmänna dataskyddsförordning (GDPR) lagstiftning lägga ännu mer ansvar inte bara på leverantörerna av dessa uppgifter utan också på dem som tar emot det. Så kom ihåg att sitta ner med dina juridiska och IT-team för att sätta ihop ett enkelt arbetsflöde som låter dig inte bara komma åt dessa data effektivt utan också lagra och kassera det ordentligt.
differentierande funktioner
efter att ha beställt en anställningsbakgrundskontrollrapport är vändningstiden en viktig faktor eftersom det inte bara är avgörande för hur snabbt en arbetsgivare kan fylla platser utan också hur snabbt en lovande kandidat kan låsas ner. Alla leverantörer hävdar snabba vändningstider, men i verkligheten är det uppskattningar eftersom varje rapport påverkas starkt av hur snabbt externa dataresurser svarar på förfrågningar. Federala databaser är ganska snabba, men skanningar över länsdatabaser eller kommunala domstolsrekord kan ta mycket längre tid. Jag hittade några av leverantörerna mappade slutförandet till dessa datum, medan andra gav en kort vändningsuppskattning och skickade sedan statusuppdateringar som meddelade mig om förseningar.
uppgifterna från dessa företag kan variera ganska mycket beroende på roll, plats, regleringsfaktorer och andra behov som är specifika för kunden, vilket innebär att den som begär och betalar för rapporten. Medan ett företag med en liten budget bara kan kontrollera referenser, kan de med mer resurser anställa en av dessa tjänster för att kontrollera allt från kreditupplysningar till kriminellt förflutet. Det är viktigt att vara uppmärksam på hur mycket du betalar, vilken typ av data du begär och vad som händer med den informationen efter att du har använt den.
på grund av kostnaderna tenderar företagen att vänta tills kandidaten är i slutskedet, antingen precis innan företaget erbjuder ett erbjudande eller direkt efter att de fått ett accepterat erbjudande tillbaka från individen. I det senare fallet blir jobberbjudandet beroende av att passera den anställde säkerhetsprövning. Kreditkontroller kräver ett separat tillstånd från jobbkandidater och körs vanligtvis inte om inte den ansökta rollen har förtroendeansvar.
ovannämnda PBSA är en oberoende organisation som tillhandahåller FCRA-utbildningskurser och ger ett anständigt bibliotek med allmänna resurser för HR-proffs och företagare. PBSA ackrediterar också företagare inom området, en ackreditering som styrs av Background Screening Credentialing Council (BSCC). Det är bra att undersöka någon anställningsbakgrundskontrollleverantör som du kanske överväger för att avgöra om de är en PBSA-ackrediterad tjänst eller inte. Du kan söka efter ackrediterade tjänster i Pbsa-ackrediterade företag katalog här. Checkr, GoodHire, IntelliCorp och SterlingOne är PBSA-ackrediterade tjänster. Av de sex tjänster vi granskat för denna roundup, det fanns bara två vi inte kunde kontrollera som PBSA-ackrediterade tjänster. Dessa tjänster var Accio Data och en bra Employee.com.
våra vinnare
Checkr, GoodHire och IntelliCorp fick våra Editors’ Choice awards eftersom dessa tjänsters användargränssnitt (UI) är rena, väldesignade och gör livet lättast på HR-chefer. Alla tre tjänsterna låter användare enkelt beställa rapporter, spåra framsteg och kommunicera med sina kandidater. De levererar också ett betydande antal integrationer med andra HR-sökande spårningssystem och datahus, vilket underlättar HR-chefer. Detta blir naturligtvis viktigare eftersom volymen av potentiella anställningar ökar och HR-avdelningar måste bilda en snabb och korrekt bild av potentiella kandidater inom en rimlig tidsram. Detta är ännu mer kritiskt inom konkurrensområden som teknik, teknik och finansiella tjänster där uppskattade sökande kan svepas bort av mer aggressiva konkurrenter som vill fylla samma positioner snabbare.
en annan viktig punkt för differentiering vi hittade över dessa tjänster var priset; våra tre vinnare är konkurrenskraftiga på detta område. Checkr, GoodHire och IntelliCorp prissätts till $35, $29.99 respektive $27.95 per rapport. Plus, de är alla transparenta när det gäller att kommunicera sin prissättning före engagemang; IntelliCorp var den mest prisvärda.
bland våra andra spelare, en bra Employee.com är ett annat bra val för små till medelstora företag (SMB) samt alla företag som är verksamma inom fastighetsförvaltning industrin eftersom tjänsten ger flera funktioner som kartlägger direkt till den vertikala. Accio Data erbjöd mig en titt inuti back-end-sidan av Consumer Reporting Agency (CRA)-industrin, eftersom dess mjukvaruplattform var fullfjädrad, flexibel och snabbt kunde ommärkas av sina CRA-kunder.
uppgifterna från dessa företag kan variera ganska mycket beroende på roll, plats, regleringsfaktorer och andra behov som är specifika för kunden, vilket innebär att den som begär och betalar för rapporten. Medan ett företag med en liten budget bara kan kontrollera referenser, kan de med mer resurser anställa en av dessa tjänster för att kontrollera allt från kreditupplysningar till kriminellt förflutet. Det är viktigt att vara uppmärksam på hur mycket du betalar, vilken typ av data du begär och vad som händer med den informationen efter att du har använt den.
PCMag Småföretagpcmag @ Arbete