Un pot-de-vin est considéré comme un charme par celui qui le donne; ils pensent que le succès viendra à chaque tournant. Proverbes 17:8
La semaine dernière, Harry et moi étions en course, et il m’a parlé de sa série de blogs sur les risques liés aux achats. Comme je suis un gars de la prévention de la fraude, nous avons commencé à discuter du risque de pots-de-vin des fournisseurs pour ceux qui ont le pouvoir d’acheter.
J’ai vu des vendeurs fournir gratuitement de l’alcool, des femmes, des voyages, des voitures, des bateaux et de l’argent – le tout pour garantir l’acceptation de leur offre. L’un de ces cas a fourni « des centaines de contrats de soumission concurrentielle à des fournisseurs privilégiés en échange de pourboires », y compris « des soirées dans un bain à remous avec des strip-teaseuses. »
Si les fournisseurs connaissent les faiblesses de vos employés, ils peuvent les exploiter. Et s’ils le font, des dommages importants se trouvent devant vous. L’enquête sur la fraude de l’Association of Certified Fraud Examiners a montré que 35% des cas étaient liés à la corruption avec une perte médiane de 200 000 $.
Le pouvoir d’achat
Alors, qui a le pouvoir d’achat? Toute personne qui peut effectuer ou faire effectuer des paiements. Cela comprend:
- Personnes ayant la capacité d’émettre des bons de commande
- Directeurs des achats
- Chefs de service ayant le pouvoir d’achat
Le pouvoir d’achat apparaît sous une myriade de formes. Dans certaines entreprises, les chefs de département peuvent, par exemple, autoriser des achats jusqu’à 75 000 $. Dans d’autres entités, seul le directeur des achats a cette capacité. Il est donc important que vous compreniez qui peut approuver des contrats ou des paiements.
Les fournisseurs (pas tous, mais certains) s’en prennent aux employés ayant le pouvoir d’acheter. Pourquoi? Parce que c’est comme ça qu’ils reçoivent leur argent. Les vacances gratuites à Vegas ne sont pas données aux employés qui ne peuvent pas mettre de l’argent dans les poches d’un fournisseur.
L’attrait des pots-de-vin
Qu’est-ce qui rend les pots-de-vin attrayants?
Eh bien, la personne qui reçoit le pot-de-vin peut ne pas comprendre la mécanique du vol. Quand Acme, Inc.le directeur des achats reçoit un bateau gratuit de Sleeze Aircraft, il pourrait penser: « Wow, un nouveau jouet – et c’est gratuit! »Mais il peut ne pas comprendre comment le cadeau affecte son entreprise.
Alors, comment un rebond affecte-t-il l’entreprise? Le directeur des achats a un navire de 50 000 $ et Acme Inc. n’a pas payé pour cela – ou se pourrait-il que ce soit le cas? Ne vous y trompez pas: Acme Inc. paiera pour le bateau – juste indirectement.
Sleeze Aircraft paie 50 000 $ pour le bateau mais récupère l’argent en augmentant le prix du contrat de 150 000 $. Joli retour. Payez 50 000 $: Obtenez 150 000 $ et de nouvelles affaires. Plus tard, Sleeze envoie des factures gonflées directement au directeur des achats d’Acme, et il les approuve volontiers.
Une autre raison pour laquelle les pots-de-vin sont une forme courante de fraude est qu’ils sont extrêmement difficiles à détecter.
Contrairement aux sommes volées directement dans une entreprise (par exemple, la prise d’argent), la preuve de ce vol est cachée. Où? Dans les factures gonflées qui sont approuvées conformément à la politique de l’entreprise.
Il est beaucoup plus facile de détecter les paiements frauduleux effectués au directeur financier, par exemple. Les auditeurs peuvent voir le chèque au directeur financier qui n’est pas pris en charge par une facture.
En revanche, les pots-de-vin sont cachés dans les paiements approuvés à un fournisseur légitime. Si un auditeur examine la transaction, il voit un bon de commande approuvé, un chèque dûment signé et un affichage approprié dans le grand livre général. Pas de drapeaux rouges.
Compte tenu de ce risque, que peut-on faire ?
Réduire la menace de pots-de-vin
Voici quelques idées pour réduire le risque de pots-de-vin:
- Exiger que les soumissions scellées soient ouvertes en présence de plusieurs personnes
- Créer une politique de gratifications
- Vérifier les achats d’un certain montant
Soumissions
Les entreprises peuvent exiger des soumissions scellées pour les achats d’un certain montant (par exemple, 100 000 $). Assurez-vous ensuite que ces offres sont ouvertes en présence d’au moins deux ou trois personnes. J’inclurais une personne extérieure au service des achats (par exemple, contrôleur ou directeur financier). Pourquoi? Un directeur des achats pourrait faire pression sur ses subordonnés pour qu’ils se taisent des irrégularités.
Le moyen le plus sûr d’assurer un processus d’approvisionnement propre est de créer des protocoles écrits qui exigent de la transparence. La politique d’approvisionnement devrait inclure des orientations telles que:
- À quel montant en dollars les soumissions scellées sont-elles requises (p. ex., plus de 100 000 $)
- Qui ouvrira les soumissions et qui sera présent
- Comment documenter la présence de ceux qui assistent à l’ouverture des soumissions
- Comment saisir l’offre acceptée dans le système comptable
- Qui suivra la conformité au contrat
- Procédures de soumission pour des montants inférieurs au montant de l’offre scellée (p. ex., moins de 100 000 $)
- Comment les soumissions plus petites seront obtenues et documentées
- Qui peut approuver de nouveaux contrats ou achats et à quel niveau de dollars
En plus de la politique d’approvisionnement, créez-en également une pour les gratifications.
Politique sur les pourboires
Une politique écrite sur les pourboires indique que l’entreprise n’autorise pas les employés à recevoir des cadeaux supérieurs à un certain montant. Vous pouvez autoriser des cadeaux jusqu’à 50 $ (le jambon de Noël, par exemple). Mais les employés doivent savoir que la réception de cadeaux excessifs entraînera des réprimandes écrites ou un éventuel licenciement.
La stratégie crée des limites claires quant à ce qui est (et ce qui n’est pas) admissible. Ensuite, si vous devez licencier un membre du personnel, vous avez des raisons de le faire.
De plus, administrez la police sans tenir compte du poste. Vos employés de niveau junior prendront leurs files d’attente de leurs supérieurs. Si le PDG prend des cadeaux (et tout le monde le sait), oubliez la politique de gratuité – cela ne devient qu’un morceau de papier.
Vérifier les achats importants
Vérifier tous les achats de plus d’un certain montant (par exemple, 250 000 $), ou au moins vérifier un échantillon de ces articles. La clé est de faire savoir à tous les employés que ces achats font l’objet d’un audit potentiel. La simple possibilité de découverte est un puissant moyen de dissuasion.
De plus, vos auditeurs – qu’ils soient internes ou externes – doivent rendre compte de leurs conclusions directement aux responsables de la gouvernance de l’entreprise. Je veux dire par là que le rapport ne devrait pas être examiné par le PDG ou le directeur financier avant la soumission du conseil. Alors, à quelle fréquence ce rapport devrait-il être remis au conseil? Une fois par an et une fois par trimestre, selon la taille de votre entreprise.
Audit pour les pots-de-vin
Comment un audit pour les pots-de-vin? Tout d’abord, l’auditeur doit examiner les documents de soumission et poser des questions telles que:
- Plusieurs offres ont-elles été reçues?
- Ont-ils été documentés ?
- Qui a approuvé l’offre?
- Les personnes présentes à l’ouverture des offres scellées ont-elles documenté leur présence ?
Deuxièmement, l’auditeur peut communiquer avec les soumissionnaires perdants pour confirmer qu’ils ont effectivement fourni une soumission. Des offres fictives dans une enveloppe scellée peuvent sembler appropriées. Mais peut-être que le soumissionnaire gagnant et le directeur des achats agissent de connivence et qu’ils ont créé des documents d’offre fictifs.
Troisièmement, l’auditeur peut contacter d’autres sociétés tierces qui fournissent des services et des produits similaires. Posez des questions telles que: « Ce prix semble-t-il raisonnable? » ou « Pouvez-vous me diriger vers un site Web qui a des coûts de produits similaires? »
Quatrièmement, générez un rapport « paiement par fournisseur » à partir de votre logiciel de comptabilité; puis inspectez le résumé des paiements. Recherchez les valeurs aberrantes ou un modèle de paiements qui n’a pas de sens.
Résumé
Enfin, aucune politique ou vérification ne peut empêcher toute fraude, mais ces suggestions vous orienteront dans la bonne direction.
Si votre entreprise effectue des paiements importants aux fournisseurs, envisagez d’utiliser IDEA ou ACL pour extraire vos informations. Vous aurez besoin d’un personnel ou de consultants formés pour suivre cette voie car ces progiciels sont complexes. Mais, s’ils sont utilisés de manière appropriée, ces forfaits vous permettent d’approfondir encore plus les paiements des fournisseurs.
J’espère que vous avez trouvé cet article utile. Je fournis plus d’informations sur la prévention de la fraude sur mon blog à cpahalltalk.com .