Qu’est-ce qu’un audit d’indemnisation des accidents du travail?

Chaque État a des règles différentes pour les exigences en matière d’assurance contre les accidents du travail, mais beaucoup d’entre eux ont au moins une chose en commun: un audit des accidents du travail est nécessaire pour s’assurer que vous payez le bon montant pour votre couverture.

L’indemnisation des accidents du travail est l’un des types d’assurance des entreprises les plus complexes et réglementés. Il est conçu pour vous protéger, vous et vos employés, des dépenses liées aux blessures au travail.

Continuez à lire pour en savoir plus sur les audits de comp des travailleurs et sur le fonctionnement du processus lorsque vous souscrivez une couverture avec Next Insurance.

Pourquoi une vérification des accidents du travail est-elle nécessaire?

Lorsque vous achetez la comp des travailleurs, vous êtes invité à partager une estimation de votre masse salariale totale et des différents types d’emplois que vous et vos employés effectuerez pendant que la police est active. Nous utilisons votre estimation pour nous aider à déterminer les coûts d’assurance comp de vos travailleurs.

Il peut être difficile de savoir exactement combien vous allez payer chaque employé pendant la durée de la police, qui est généralement d’un an. C’est pourquoi certains régulateurs d’État exigent un audit après la première année de votre police ou si vous l’annulez.

Un audit de la comptabilité des travailleurs garantit que vous payez le bon montant pour votre couverture. Il remplace votre estimation par les codes de paie et de classe réels de votre entreprise (un terme de l’industrie de l’assurance qui classe différentes tâches et leur exposition au risque).

Si l’estimation initiale de la paie correspond à votre paie réelle, il n’y a rien d’autre à faire. Mais si votre masse salariale réelle est supérieure à ce que vous estimiez, vous devrez payer plus pour votre couverture.

Que se passe-t-il après un audit de la comptabilité des travailleurs

Si votre masse salariale réelle est inférieure à ce que vous avez estimé, votre prime diminue et la compagnie d’assurance vous doit un remboursement.

Il n’est pas rare que votre prime change une fois l’audit terminé. Les raisons courantes pour lesquelles votre prime peut être différente après l’audit comprennent:

• Votre entreprise s’est développée et vous avez embauché plus de personnes, ce qui a augmenté vos paiements de paie.
• Votre masse salariale a diminué parce que certains employés ne travaillent plus pour vous.
• Il y a eu des changements dans les responsabilités professionnelles pour vous ou vos employés.

Par exemple, supposons que vous soyez un entrepreneur et que vous estimez que vous paierez à vos employés de rénovation résidentielle 100 000 while pendant que votre police est active. Votre entreprise connaît une croissance inattendue et vous finissez par payer vos employés beaucoup plus que prévu.

Dans ce cas, les coûts de calcul de vos travailleurs augmenteront probablement après un audit, car votre masse salariale réelle ne correspond pas à votre estimation.

Pour éviter toute surprise, vous pouvez mettre à jour votre estimation de la paie tout au long de la durée de votre contrat afin qu’elle soit exacte. Cela peut être fait en quelques minutes en ligne en vous connectant à votre compte lorsque vous souscrivez une couverture avec Next Insurance.

À quoi s’attendre avec un audit de la comptabilité des travailleurs chez Next Insurance?

Le mot « audit » peut semer la peur dans le cœur de presque tout le monde. Mais un audit d’indemnisation des accidents du travail avec Next n’est pas quelque chose à craindre.

Nous faisons tout notre possible pour rendre le processus aussi simple et indolore que possible. Nos experts en assurance sont disponibles pour vous aider et répondre à vos questions à chaque étape du processus.

Presque tous les audits – à l’exception des audits des entreprises basées en Floride — sont effectués par téléphone, par courrier électronique ou par la poste. En Floride, les entreprises avec des primes de plus de 10 000 $ et certaines entreprises du secteur de la construction sont tenues par la loi de l’État de Floride de procéder à un audit en personne. En raison de la COVID-19, des audits physiques sont actuellement en cours de réalisation virtuelle.

Notre objectif est de terminer chaque audit dans les 30 jours. Certains audits prendront plus de temps, mais pas plus de 90 jours.

Lorsqu’il est temps pour nous de terminer l’audit de votre comp des travailleurs, voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

Notification d’audit

Lorsque votre police atteint son anniversaire d’un an ou est annulée, nous vous enverrons un e-mail avec un numéro de téléphone à appeler.

Avant l’appel, veuillez recueillir les informations dont vous aurez besoin pour répondre aux questions sur les activités des employés et leur paie pendant la période de police.

Vérification de la paie

Lorsque vous nous appelez, vous parlerez à l’un de nos experts en assurance, qui vous expliquera le processus d’audit et répondra à toutes vos questions. Nous poserons ensuite nos propres questions pour obtenir des informations à jour sur la paie, y compris les détails de la paie pour vous et vos employés. pendant que votre police est active.

Nous demanderons des certificats d’assurance à tous les sous-traitants qui ont effectué des travaux pour vous, afin que nous puissions vérifier qu’ils ont leur propre assurance contre les accidents du travail.

Si vos sous-traitants n’ont pas leur propre assurance comp des travailleurs, leur indemnisation sera incluse dans votre paie.

Soumission de documents

Après avoir parlé à l’auditeur, nous pouvons vous demander de soumettre des informations pour vérifier votre paie. Mais ne t’inquiète pas. Vous devez soumettre tout ce que nous pourrions demander au gouvernement de l’État et au gouvernement fédéral à des fins fiscales, vous devriez donc déjà avoir les informations dans vos dossiers.

Les documents que nous pouvons vous demander de fournir comprennent des talons de chèque d’employé ou des enregistrements d’un service de paie si vous en utilisez un, votre déclaration d’impôt fédérale trimestrielle (formulaire IRS 941) et votre déclaration trimestrielle d’assurance-chômage spécifique à l’État.

Calcul des primes mis à jour

Après avoir vérifié vos informations, nous utiliserons vos activités et votre paie mises à jour pour ajuster le coût de la police vérifiée.

Résumé de l’audit

Lorsque la nouvelle prime est calculée, nous vous enverrons un résumé de l’audit qui explique si votre prime a augmenté, diminué ou est restée la même. S’il n’y a pas de changements, il ne vous reste plus rien à faire.

Si votre nouvelle prime est plus élevée, vous devrez payer la différence. Mais votre paiement ne sera pas dû tout de suite. Nous vous donnons un préavis de 30 jours pour que vous puissiez vous préparer.

Au bout de 30 jours, nous débiterons la carte de crédit que nous avons en dossier pour votre compte. Si votre nouvelle prime est inférieure, nous effectuerons un remboursement sur la carte de crédit que nous avons dans nos dossiers dans les 30 jours suivant l’envoi du résumé de l’audit.

Clôture de l’audit

Vous recevrez une notification par e-mail indiquant que votre audit est terminé. Nous fournirons également des documents de politique mis à jour pour vos dossiers.

Au bout de 30 jours, nous débiterons la carte de crédit que nous avons en dossier pour votre compte. Si votre nouvelle prime est inférieure, nous effectuerons un remboursement sur la carte de crédit que nous avons dans nos dossiers dans les 30 jours suivant l’envoi du résumé de l’audit.

Comment Next aide les propriétaires d’entreprise à trouver une couverture de Comp des travailleurs

Si vous recherchez une assurance de comp des travailleurs pour votre entreprise, nous avons la couverture dont vous avez besoin. Chez Next, nous nous engageons à aider les propriétaires de petites entreprises et les travailleurs autonomes à trouver la bonne politique pour protéger leur entreprise à un prix abordable.

Grâce à notre processus de demande en ligne, il est facile de consulter, de recevoir un devis, de choisir la police qui vous convient et d’obtenir votre certificat d’assurance. L’ensemble du processus peut prendre moins de 10 minutes.

Si vous avez des questions à tout moment, nos conseillers en assurance basés aux États-Unis sont là pour vous aider.

Obtenez votre devis instantané gratuit en ligne dès aujourd’hui.