elke staat heeft verschillende regels voor werknemers’ comp insurance requirements, maar veel van hen hebben ten minste één ding gemeen — Een werknemers’ compensation audit is vereist om ervoor te zorgen dat u het juiste bedrag betaalt voor uw dekking.
de beloning van werknemers is een van de meest gecompliceerde en gereguleerde soorten zakelijke verzekeringen. Het is ontworpen om u en uw medewerkers te beschermen tegen kosten in verband met letsel op het werk.
Lees verder voor meer informatie over werknemers ‘ comp audits en hoe het proces werkt wanneer u dekking met Next Insurance koopt.
Waarom is een audit van de beloning van werknemers nodig?
wanneer u een loonovereenkomst voor werknemers koopt, wordt u gevraagd een schatting te delen van uw totale loonsom en de verschillende soorten banen die u en uw werknemers zullen doen terwijl het beleid actief is. Wij gebruiken uw schatting om ons te helpen bij het bepalen van de verzekeringskosten van uw werknemers.
het kan moeilijk zijn om precies te weten hoeveel u elke werknemer gaat betalen tijdens de polisperiode, die meestal één jaar is. Dat is de reden waarom sommige staatsregelgevers een audit nodig hebben na het eerste jaar van uw polis of als u het annuleert.
een werknemerscomp audit zorgt ervoor dat u het juiste bedrag betaalt voor uw dekking. Het vervangt uw schatting met de werkelijke loonlijst en klassencodes van uw bedrijf (een verzekeringsbranche term die verschillende taken en hun blootstelling aan risico classificeert).
als de oorspronkelijke payroll schatting overeenkomt met uw werkelijke payroll, is er niets anders te doen. Maar als uw werkelijke payroll is groter dan wat je geschat, moet u meer betalen voor uw dekking.
wat gebeurt er na een Werknemerscomp audit
als uw werkelijke loonsom lager is dan u had geraamd, daalt uw premie en is de verzekeringsmaatschappij u een terugbetaling verschuldigd.
het is niet ongebruikelijk dat uw premie verandert nadat een audit is voltooid. Veel voorkomende redenen uw premie kan anders zijn post-audit omvatten:
- uw bedrijf breidde zich uit en u nam meer mensen aan, waardoor uw loonbetalingen stegen.
- uw loonsom is gedaald omdat sommige werknemers niet meer voor u werken.
- er waren veranderingen in functieverantwoordelijkheden voor u of uw werknemers. Bijvoorbeeld, stel dat u een aannemer bent en u schat dat u uw residentiële verbouwingsmedewerkers $100.000 betaalt terwijl uw beleid actief is. Uw bedrijf ervaart onverwachte groei, en je uiteindelijk betalen uw medewerkers veel meer dan verwacht.
in dit geval zullen de comp-kosten van uw werknemers waarschijnlijk stijgen na een audit, omdat uw werkelijke loonsom niet overeenkomt met uw schatting.
om verrassingen te voorkomen, kunt u uw loonschatting gedurende uw polistermijn bijwerken, zodat deze accuraat is. Dit kan worden gedaan in een paar minuten online door in te loggen op uw account bij de aankoop van dekking met Next Insurance.
wat te verwachten met een Workers ‘ Comp audit bij Next Insurance?
het woord “audit” kan bijna iedereen angst aanjagen. Maar een loonaudit met de volgende is niet iets om bang voor te zijn.
we doen er alles aan om het proces zo eenvoudig en pijnloos mogelijk te maken. Onze verzekeringsexperts staan klaar om u te helpen en uw vragen bij elke stap te beantwoorden.
bijna alle audits — met uitzondering van audits van in Florida gevestigde bedrijven-worden uitgevoerd via de telefoon, e — mail of e-mail. In Florida, bedrijven met premies van meer dan $10.000, en sommige bedrijven in de bouwsector zijn vereist door Florida state law om een in-person audit. Door COVID-19 worden fysieke audits momenteel virtueel afgerond.
ons doel is om elke audit binnen 30 dagen af te ronden. Sommige audits zullen langer duren, maar niet langer dan 90 dagen.
wanneer het tijd is voor ons om uw werknemers’ comp audit te voltooien, kunt u dit verwachten:
audit notification
wanneer uw polis het eenjarig bestaan bereikt of wordt geannuleerd, sturen wij u een e-mail met een telefoonnummer om te bellen.
vÃ3Ã3r de oproep dient u informatie te verzamelen die u nodig hebt om vragen te beantwoorden over de activiteiten van werknemers en hun loonlijst tijdens de polisperiode.
Payroll verificatie
wanneer u ons belt, spreekt u met een van onze verzekeringsexperts, die u het auditproces zal uitleggen en al uw vragen zal beantwoorden. We zullen dan een aantal vragen van onze eigen om bijgewerkte payroll informatie, met inbegrip van payroll gegevens voor u en uw medewerkers te krijgen. terwijl uw beleid actief is.
wij zullen verzekeringscertificaten aanvragen voor alle onderaannemers die voor u hebben gewerkt, zodat wij kunnen controleren of zij een eigen werknemerscompensatieverzekering hebben.
als uw onderaannemers niet over een eigen werknemerscomp-verzekering beschikken, wordt hun vergoeding in uw loonlijst opgenomen.
indiening van documenten
nadat u met de accountant hebt gesproken, kunnen wij u vragen om informatie in te dienen om uw loonlijst te verifiëren. Maar maak je geen zorgen. Je bent verplicht om alles in te dienen wat we vragen aan de staat en de federale overheid voor fiscale doeleinden, dus je moet al de informatie in het dossier hebben.
documenten die wij u kunnen vragen te verstrekken, zijn onder meer controlestiften van werknemers of records van een payroll service als u er een Gebruikt, uw driemaandelijkse federale belastingaangifte (IRS-formulier 941), en uw staatsspecifieke driemaandelijkse werkloosheidsverzekering indiening.
bijgewerkte premieberekening
nadat we uw gegevens hebben geverifieerd, gebruiken we uw bijgewerkte activiteiten en payroll om de kosten voor het te controleren beleid aan te passen.
Audit Summary
wanneer de nieuwe premie wordt berekend, sturen we u een audit summary waarin wordt uitgelegd of uw premie is verhoogd, verlaagd of gelijk gebleven. Als er geen veranderingen zijn, kun je niets meer doen.
als uw nieuwe premie hoger is, moet u het verschil betalen. Maar uw betaling is niet meteen verschuldigd. Wij geven u 30 dagen van tevoren zodat u zich kunt voorbereiden.
na 30 dagen brengen we de creditcard in rekening die we in ons bestand hebben voor uw account. Als uw nieuwe premie lager is, geven we binnen 30 dagen na het verzenden van het auditoverzicht een terugbetaling aan de creditcard die we in ons bestand hebben.
Audit Closure
u ontvangt een e-mailbericht dat uw audit voltooid is. We zullen ook bijgewerkte beleidsdocumenten voor uw administratie.
na 30 dagen brengen we de creditcard in rekening die we in ons bestand hebben voor uw account. Als uw nieuwe premie lager is, geven we binnen 30 dagen na het verzenden van het auditoverzicht een terugbetaling aan de creditcard die we in ons bestand hebben.
How Next helpt bedrijfseigenaren bij het vinden van een Werknemerscomp-dekking
als u op zoek bent naar een werknemerscomp-verzekering voor uw bedrijf, hebben wij de dekking die u nodig hebt. Bij Next, we zijn toegewijd aan het helpen van kleine ondernemers en zelfstandigen professionals vinden van het juiste beleid om hun bedrijf te beschermen tegen een betaalbare prijs.
onze online aanvraagprocedure maakt het gemakkelijk om een offerte te ontvangen, de polis te kiezen die bij u past en uw verzekeringsbewijs te verkrijgen. Het hele proces kan minder dan 10 minuten duren.
als u op enig moment vragen heeft, staan onze in de VS gevestigde verzekeringsadviseurs klaar om u te helpen.
ontvang vandaag nog uw gratis directe offerte online.