2011 – ben az amerikai vállalkozások 110 milliárd dollárt költöttek karbantartási, javítási és üzemeltetési (MRO) anyagokra – az izzóktól kezdve a tisztítószereken át az anyákig és csavarokig -, és ebből a 110 milliárd dollárból körülbelül 12 milliárd dollár ül a polcokon, és soha nem használják fel.* A Grainger ‘ S Consulting Services által végzett tanulmány az Egyesült Államok több mint felét becsüli. a vállalkozások nem hatékonyan kezelik MRO-készleteiket, így halott, elavult és ami a legfontosabb, a költségvetés-elvezetés.
ez nem szép kép, de gazdag lehetőség a létesítmény-karbantartó szakemberek számára, hogy a készletgazdálkodás agresszívabb megközelítésével vegyék ki a költségeket az üzletükből. Megállapításunk az, hogy a készletgazdálkodási folyamatok javítása akár 25 százalékkal is segítheti a vállalkozásokat a kiadások csökkentésében. Honnan tudja, hogy hol áll a készletgazdálkodás, és hol lehet menni? A segítség érdekében több mint 500 szervezetet kutattunk, és három elsődleges megközelítést azonosítottunk az MRO készletgazdálkodáshoz – készletezett, kezelt és tőkeáttételes.
a készletgazdálkodás megközelítésének fejlesztése
a készletezés az MRO készletgazdálkodás legalapvetőbb megközelítése. Főleg reaktív, és az elemeket a kényelem vagy a készletek elkerülése érdekében hozzáadják a készlethez. Az összes MRO anyagot helyrehozhatatlan költségnek tekintik, és a menedzsment kevés figyelmet fordít rájuk, ad-hoc módon vásárol, tárol és bocsát ki készleteket az alkalmazottak számára.
hogyan néz ki ez a megközelítés működés közben?
tegyük fel, hogy Ön felelős a létesítmények karbantartásáért egy gyártóüzemben. Egy nap a szállítószalag egy kulcsfontosságú berendezésen meghibásodik. Az ezen a területen végzett munka leáll, és a nap nagy részét a raktárhelyiség felkutatásával tölti egy hiányzó cserealkatrész után, és felhívja a gyártókat, hogy megpróbálják megtalálni, amire szüksége van.
miután végre megtalálta az alkatrészt, vásárol néhány extrát, hogy a raktárban tartsa, hogy legközelebb elkerülje ugyanazt a problémát. Okos döntésnek hangzik, de ha erre a részre még több évig nincs szükség, vagy rosszul kerül egy túlcsorduló raktárba, akkor valószínű, hogy az extra készlet (befektetés) csak fel nem használt polcon ül.
miután többször megismételte ezt a ciklust, rájön, hogy a folyamat nem működik. Vezérlők vagy adatok nélkül, amelyek megértik, hogy egy elemet milyen gyakran használnak, nem tudja megjósolni a keresletet és a készlet tovább növekszik. Ez ösztönzi a következő evolúció felé való elmozdulást-egy irányított megközelítést.
az MRO-készlet felügyelt megközelítése
a felügyelt megközelítés segít a költségek ellenőrzésében a folyamat-és készletadatok felhasználásával a döntéshozatalban. Ebben a megközelítésben az MRO anyagokat operatív költségnek tekintik, amelyet aktívan lehet kezelni és ellenőrizni.
a menedzselt megközelítésre való áttérés első lépése a megfelelő adatok elkészítésébe történő befektetés. Az adatok teszik az MRO készletkezelhetővé; segít megérteni a keresletet és a használati szokásokat, így optimalizálhatja a készletszintet.
az adatok minőségének teszteléséhez válasszon ki egy elemet, és nézze meg, tud-e választ adni az alapvető kérdésekre, például:
- mi ez és hol lehet megtalálni?
- mikor használják és mennyi szükséges?
- miért van raktáron és ki szállítja?
minél több kérdésre válaszolhat, annál hatékonyabb lesz a készletgazdálkodási program.
továbbá meg kell határoznia az MRO-anyagok kezeléséhez használt folyamatokat, beleértve a készletek tárolásának, fogyasztásának, elemzésének és helyreállításának módját. Ezeknek a folyamatoknak a szabványosítása és azok következetes végrehajtásának biztosítása minőségi készletadatokat és hatékonyságot eredményez.
térjünk vissza a példánkhoz egy gyártóüzemben. Túl sok rohanó megrendelés és hiányzó készlet után hozzárendel egy létesítménykezelőt a raktárhelyiség megszervezéséhez és címkézéséhez, és segít felügyelni az MRO leltárt. Az alkalmazottaknak fel kell jegyezniük, hogy milyen készleteket vesznek, és minden új tétel iránti kérelmet jóvá kell hagyni. A használati adatok nyomon követésével a menedzser képes azonosítani, hogy mely kesztyűket használják az alkalmazottak leggyakrabban,és megfelelő készletet tart. Az adatok azt is mutatják, hogy a védőszemüvegek túl vannak töltve, így csökkennek a megrendelések, és lelassul a felesleges készletek növekedése.
bár a felügyelt megközelítés hatékony, egyes alkalmazottak úgy érezhetik, hogy a vezérlők lelassítják őket, ezért létrehozzák saját “privát” készletüket. Idővel feszültség alakulhat ki, mivel a folyamat leáll, és az adatok megbízhatatlanok. Ez ösztönzi a tőkeáttételes megközelítés felé történő elmozdulást.
az MRO készlet tőkeáttételes megközelítése
tőkeáttételes – az optimális megközelítés – az MRO készletet az üzlet stratégiai elemének és megtérülő értékű befektetésnek tekinti. Ez a megközelítés megköveteli, hogy az anyagokat fegyelmezett módon szervezzék és adják ki, de ami a legfontosabb, ez a megközelítés megköveteli az elszámoltathatóság megteremtését és a cselekvés indoklását.
az elszámoltathatóság akkor jön létre, amikor a relevancia, a befolyás és az ösztönzés mind konvergálnak, de egy szervezet nem számíthat arra, hogy ezt a három elemet összekapcsolja az MRO anyagokkal kapcsolatos minden szerepkörben. Például a jobb készletgazdálkodás releváns lehet egy raktárkezelő számára, de a befolyás hiánya megakadályozza a vezetőt a változás végrehajtásában. A karbantartó menedzser nagyfokú befolyással bírhat, de nem ösztönzi a raktáron lévő anyagok értékének csökkentését. Ennek a széttagolt elszámoltathatóságnak a leküzdése érdekében sok szervezet létrehoz egy keresztfunkcionális csapatot, amely a készletgazdálkodás minden eleméért felelős, vagy kizárólag a készletkezeléshez kötött szerepet hoz létre.
ismét nézzük meg újra a plant floor példát. Az elszámoltathatóság megteremtése érdekében összeállít egy csapatot az üzem egész területéről, amely felelős a készletkezelésért. A csapat a teljesítménymutatók, például a készletezési gyakoriság, a teljesítési arány és az inaktív készlet százalékos aránya alapján dolgozik. A rutinszerű leltárellenőrzés során a csapat egyik tagja a legutóbbi létesítményfrissítésből megmaradt extra festési kellékekkel találkozik, és felveszi a kapcsolatot a szállítóval, hogy hitelért cserébe visszaküldje az anyagokat. Mivel ez a fajta tevékenység a készletgazdálkodási rutin részévé válik, elkezdi látni a készletteljesítmény-mutatók előrehaladását és a vállalat alsó sorának javulását.
vigye a készletgazdálkodást a következő szintre
függetlenül attól, hogy jelenleg kezeli az MRO készletét, vagy túlterhelt, fontos, hogy az MRO-kiadásait stratégiai döntésnek tekintse, nem pedig az erőforrások kimerítésének. A készletgazdálkodás jelenlegi megközelítésének megértése és a kis, fokozatos változások elfogadása időbe telik, de az előzetes befektetés megéri a jövőbeni megtakarításokat a szervezet számára. A megfelelő adatok és folyamatok megléte segít meghozni azokat a döntéseket, amelyek pozitív hatással vannak az alsó sorra.