a megvesztegetést bájnak tekinti az, aki megadja; úgy gondolják, hogy a siker minden fordulóban eljön. Példabeszédek 17: 8
múlt héten Harry és én futottunk, és mesélt nekem a beszerzési kockázat blog sorozatáról. Mivel csalás-megelőzési srác vagyok, elkezdtük megvitatni az eladó visszarúgásának kockázatát azoknak, akik képesek vásárolni.
láttam, hogy az árusok ingyenes italokat, nőket, kirándulásokat, autókat, hajókat és készpénzt biztosítanak, hogy garantálják ajánlatuk elfogadását. Az egyik ilyen eset “több száz versenyképes ajánlatot kötött a kedvezményezettek számára a hálapénzért cserébe”, beleértve a “pezsgőfürdő-partikat a sztriptízekkel.”
ha az eladók ismerik az alkalmazottak gyengeségeit, kihasználhatják azokat. És ha igen, jelentős kár áll előtted. Az Association of Certified Fraud Examiners csalási felmérése kimutatta, hogy az esetek 35%-a korrupcióval kapcsolatos volt, medián vesztesége 200 000 dollár volt.
a hatalom, hogy megvásárolja
szóval, aki a hatalom, hogy megvásárolja? Bárki, aki kifizetéseket tehet vagy okozhat. Ez magában foglalja:
- azok a személyek, akik képesek megrendeléseket kiadni
- beszerzési igazgatók
- osztályvezetők, akik beszerzési hatósággal rendelkeznek
a vásárlási képesség számtalan formában jelenik meg. Egyes vállalkozásokban az osztályvezetők például engedélyezhetik a 75 000 dolláros vásárlást. Más szervezetekben csak a beszerzési igazgató rendelkezik ezzel a képességgel. Tehát fontos, hogy megértse, ki hagyhatja jóvá a szerződéseket vagy a kifizetéseket.
szállítók (nem minden, de néhány) megy után a munkavállalók a hatalom, hogy megvásárolja. Miért? Mert így kapják a pénzüket. Ingyenes Vegas vakáció nem kapnak az alkalmazottak, hogy nem tud pénzt a zsebébe egy eladó.
a csalit a Visszarúgások
mi teszi a visszarúgások vonzó?
Nos, a megvesztegetést kapó személy nem érti a lopás mechanikáját. Amikor Acme, Inc.a beszerzési igazgató kap egy ingyenes hajót a Sleeze Aircraft – tól, azt gondolhatja: “Wow, egy új játék–és ez ingyenes!”De lehet, hogy nem érti, hogy az ajándék hogyan befolyásolja a társaságát.
Szóval, hogyan befolyásolja a visszarúgás az üzletet? A beszerzési igazgatónak 50 000 dolláros hajója van, és az Acme Inc. nem fizetett érte–vagy lehet, hogy van? Félreértés ne essék: Acme Inc. fizetni fog a hajóért-csak közvetetten.
a Sleeze Aircraft 50 000 dollárt fizet a hajóért, de megtéríti a pénzt azáltal, hogy szerződéses árát 150 000 dollárral növeli. Szép visszatérés. Fizessen 50 000 dollárt: szerezzen 150 000 dollárt és új üzletet. Később Sleeze felfújt számlákat küld közvetlenül Acme beszerzési menedzserének, aki örömmel jóváhagyja azokat.
egy másik ok, amiért a megvesztegetés a csalás gyakori formája, az, hogy rendkívül nehéz felismerni őket.
ellentétben a közvetlenül egy vállalkozástól ellopott pénzekkel (például készpénzfelvétel), a lopás bizonyítéka rejtve van. Hol? A felfújt számlák, amelyek összhangban jóváhagyott vállalati politika.
sokkal könnyebb felismerni például a pénzügyi igazgatónak fizetett csalárd kifizetéseket. A könyvvizsgálók láthatják a CFO-nak küldött csekket, amelyet nem támaszt alá számla.
ezzel szemben a kenőpénzek rejtve vannak a törvényes eladónak jóváhagyott kifizetésekben. Ha egy Könyvvizsgáló felülvizsgálja a tranzakciót, lát egy jóváhagyott megrendelést, egy megfelelően aláírt csekket és egy megfelelő könyvelést a főkönyvbe. Nincs piros zászló.
tekintettel erre a kockázatra, mit lehet tenni?
a Visszarúgások veszélyének csökkentése
íme néhány ötlet a visszarúgások kockázatának csökkentésére:
- megkövetelik, hogy a lezárt ajánlatokat több személy jelenlétében kell megnyitni
- hozzon létre egy hálapénzpolitikát
- ellenőrizze a vásárlásokat egy bizonyos dollár összeg felett
ajánlatok
a vállalatok megkövetelhetik a lezárt ajánlatokat egy bizonyos dollár összeg felett történő vásárlásokhoz (például 100 000 USD). Ezután győződjön meg arról, hogy ezeket az ajánlatokat legalább két vagy három ember jelenlétében nyitják meg. Felvennék egy személyt a beszerzési osztályon kívül (pl. Miért? A beszerzési igazgató nyomást gyakorolhat a beosztottakra, hogy hallgassanak a helytelenségekről.
a tiszta beszerzési folyamat biztosításának legbiztosabb módja az átláthatóságot igénylő írásbeli protokollok létrehozása. A beszerzési politikának olyan iránymutatásokat kell tartalmaznia, mint:
- milyen dollár összeg lezárt ajánlatok szükséges (pl., több mint 100 000$)
- ki nyitja meg az ajánlatokat, és ki lesz jelen
- hogyan dokumentálja az ajánlatok megnyitásának tanúi jelenlétét
- hogyan kell bevinni az elfogadott ajánlatot a számviteli rendszerbe
- ki fogja nyomon követni a szerződés betartását
- ajánlattételi eljárások a lezárt ajánlat összegénél kisebb összegekre (pl., kevesebb, mint $100,000)
- Hogyan szerezzük be és dokumentáljuk a kisebb ajánlatokat
- ki hagyhatja jóvá az új szerződéseket vagy vásárlásokat, és milyen Dollár szinten
a beszerzési politikán kívül hozzon létre egyet a hálapénzekhez is.
hálapénz politika
az írásbeli hálapénz politika szolgál észre, hogy a vállalat nem teszi lehetővé az alkalmazottak kapnak ajándékot egy bizonyos összeget. Lehet, hogy bemutatja akár $50 (a karácsonyi sonka, például). De a munkavállalóknak tudniuk kell, hogy a túlzott ajándékok átvétele írásbeli megrovást vagy esetleges elbocsátást eredményez.
a házirend világos határokat hoz létre arra vonatkozóan, hogy mi megengedett (és mi nem). Akkor, ha meg kell szüntetnie egy alkalmazottat, van oka erre.
ezenkívül adminisztrálja a házirendet a pozíciótól függetlenül. A junior szintű alkalmazottak a feletteseiktől veszik a sorokat. Ha a vezérigazgató ajándékokat vesz (és ezt mindenki tudja), akkor felejtse el a hálapénz–politikát-ez csak egy darab papír lesz.
nagy vásárlások ellenőrzése
ellenőrizze az összes vásárlást egy bizonyos dollár összeg felett (például 250 000 dollár), vagy legalább ellenőrizze az ilyen elemek mintáját. A legfontosabb az, hogy minden alkalmazott tudja, hogy ezek a vásárlások potenciális ellenőrzés tárgyát képezik. A felfedezés puszta lehetősége erőteljes visszatartó erő.
ezenkívül az Ön könyvvizsgálóinak–akár belső, akár külső–közvetlenül jelenteniük kell megállapításaikat a vállalat irányításával megbízott személyeknek. Ez alatt azt értem, hogy a jelentést a vezérigazgató vagy a pénzügyi igazgató nem ellenőrizheti az igazgatóság benyújtása előtt. Tehát milyen gyakran kell ezt a jelentést eljuttatni az igazgatósághoz? Évente egyszer és negyedévente, a vállalat méretétől függően.
Visszarúgások auditálása
hogyan történik a visszarúgások auditálása? Először is, a könyvvizsgálónak felül kell vizsgálnia az ajánlattételi dokumentumokat, és olyan kérdéseket kell feltennie, mint:
- több ajánlat érkezett?
- dokumentálták őket?
- ki hagyta jóvá az ajánlatot?
- dokumentálták-e jelenlétüket a lepecsételt ajánlatok megnyitásakor jelenlévők?
másodszor, a könyvvizsgáló kapcsolatba léphet a vesztes ajánlattevőkkel, hogy megerősítse, hogy valóban ajánlatot tettek. A lezárt borítékban lévő fiktív ajánlatok megfelelőnek tűnhetnek. De lehet, hogy a nyertes ajánlattevő és a beszerzési igazgató összejátszanak, és fiktív ajánlattételi dokumentumokat készítettek.
harmadszor, a könyvvizsgáló kapcsolatba léphet más harmadik fél cégekkel, amelyek hasonló szolgáltatásokat és termékeket nyújtanak. Tegyen fel olyan kérdéseket, mint például: “ésszerűnek tűnik ez az ár?”vagy” el tud irányítani egy olyan webhelyre, amelynek hasonló termékköltségei vannak?”
negyedszer, hozzon létre egy “fizetési szállító” jelentést a számviteli szoftverből; majd ellenőrizze a kifizetések összefoglalását. Keressen minden kiugró értéket vagy olyan fizetési mintát, amelynek nincs értelme.
Összegzés
végül, semmilyen házirend vagy ellenőrzés nem akadályozhat meg minden csalást, de ezek a javaslatok a helyes irányba mozdítják el.
ha cége jelentős szállítói kifizetéseket hajt végre, fontolja meg az IDEA vagy az ACL használatát az adatok bányászatához. Szüksége lesz képzett személyzetre vagy tanácsadókra ezen az útvonalon, mivel ezek a szoftvercsomagok összetettek. De ha megfelelően használják, ezek a csomagok lehetővé teszik, hogy még mélyebbre ásson a szállítói fizetésekben.
remélem hasznosnak találta ezt a cikket. Több csalásmegelőzési információt nyújtok a blogomon cpahalltalk.com.