Che cos’è Standardizza?
Il quarto passo nel processo lean 5S (6S) è seiketsu, o standardizzare. Standardizzare dovrebbe davvero essere quasi senza sforzo se hai eseguito correttamente i primi tre passaggi nel processo 5S: seiri (sort), seiton (straighten) e seiso (sweep). Infatti, i primi 3 passi di 5S sono così vitali e centrali per 5S che molte aziende in realtà si riferiscono a 5S come 3S piuttosto che 5S.
Su quella nota, altri lo chiamano 4S e altri ancora lo chiamano 6S e aggiungono sicurezza. Mentre nessuno di questi approcci è necessariamente sbagliato, è la chiave per capire che come minimo i primi tre passaggi devono essere padroneggiati per eccellere in lean.
Detto questo, standardizzare significa fondamentalmente stabilire norme chiare e inequivocabili per le persone a cui eseguire. Gli standard sono un prerequisito per il miglioramento continuo. Come ha detto Taiichi Ohno, il padre del Toyota Production System (TPS), “Dove non esiste uno standard, non ci può essere alcun miglioramento.”
Taiichi Ohno
Se ogni dipendente svolge attività nel proprio modo unico, ogni volta che fanno qualcosa, come puoi sapere con certezza quando l’azienda ha veramente migliorato il modo in cui fa una determinata cosa? In altre parole, la coerenza è un must. Senza coerenza, il miglioramento non può essere misurato o previsto. Gli standard eliminano il lavoro di congettura.
La gestione visiva è un approccio potente per stabilire gli standard. Rendendo visibili gli standard si rende la conformità molto più probabile ed efficiente. Aiuta tutti a sapere cosa fare e come realizzarlo, con la minima possibilità di errori e dibattiti. Gli standard visivi ci aiutano a riconoscere rapidamente quando qualcosa non va, spingendoci a sviluppare con contromisure, alimentando il miglioramento continuo.
Perché standardizzare?
La ragione ultima per gli standard è l’entropia. L’entropia è una misura del disturbo in qualsiasi sistema. La seconda legge della termodinamica afferma che l’entropia in tutti i sistemi isolati ha una naturale tendenza ad aumentare. Cioè, senza intervento, i sistemi diventano più disordinati da soli.
Quindi, non importa quanto bene ordiniamo, raddrizziamo e spazziamo via i nostri cuori, prima o poi il disordine ne risulterà, a meno che non interveniamo. Un modo di pensare alla standardizzazione è come un metodo di prevenzione dell’entropia.
Esempi e tecniche
Diamo un’occhiata ad alcuni buoni esempi di standard di gestione visiva.
- Grafico radar 5S: un modo buono e collaudato per mantenere i tuoi progressi è quello di utilizzare un grafico radar 5S per monitorare il successo sul posto di lavoro. L’obiettivo è quello di raggiungere un punteggio di 5 in ogni area e si sforzano di tenerlo su durante tutto il processo di miglioramento.
Grafico radar
- Croce di sicurezza: poiché la sicurezza è sempre una priorità, alcuni usano una croce di sicurezza. Una croce di sicurezza è uno strumento visivo che tiene traccia quando e quanto spesso gli incidenti accadono. I giorni che sono privi di incidenti sono ombreggiati di verde, mentre i giorni ombreggiati in rosso sono giorni in cui si è verificato un incidente. La forma a croce non è obbligatoria, ma viene utilizzata frequentemente come simbolo di sicurezza.
Croce di sicurezza
- Codifica a colori: un’altra buona idea per la gestione visiva è la codifica a colori sul posto di lavoro. Questo evita confusione e dovrebbe essere basato sugli standard esistenti che la vostra azienda ha già in atto. Assicurati di verificare con il tuo responsabile della sicurezza prima di implementare questo.
- Pulizia standardizzata: questa tecnica viene utilizzata per standardizzare le routine di pulizia in tutto il luogo di lavoro. Questo può solo essere stampato e pubblicato in tutto il posto di lavoro. Questo aiuta a tenere traccia di ciò che deve essere pulito, chi è responsabile di svolgere il compito e quando dovrebbe essere fatto. Inoltre, include anche le attrezzature per la pulizia necessarie, la causa principale della sporcizia e le eventuali contromisure per sbarazzarsi di esso.
- Documenti di lavoro standard: un potente strumento di standardizzazione, documenti di lavoro standard, comunicano chiaramente come eseguire correttamente ciascuna delle attività chiave in un processo al fine di garantire l’esecuzione di successo. Mentre i lavoratori in genere non hanno bisogno di fare riferimento ai documenti di lavoro standard su base giornaliera, pubblicando chiaramente questi documenti semplici e chiari sul punto di lavoro, puoi assicurarti che quando è necessaria una guida, possa essere rapidamente trovata.
- Marcatori di direzione: in una configurazione di magazzino è spesso una buona idea implementare il prelievo di una direzione. Questo non solo rende più facile scegliere gli oggetti, ma è anche ordinato e impedisce alle persone di sbattere contro l’altro mentre ottenere qualcosa dagli scaffali. È possibile disporre di frecce posizionate sul pavimento per indicare la direzione corretta del flusso.
- Contrassegni di controllo della posizione: contrassegnare fisicamente dove oggetti e materiali vanno, ci aiuta a riconoscere facilmente quando le cose mancano o nel posto appropriato. Ad esempio, schede ombra sono spesso per memorizzare gli strumenti in modo che mai strumento può essere rapidamente e facilmente contabilizzato.
Segni di controllo/Segni di posizione
- Segni di controllo della posizione: contrassegnare fisicamente dove vanno oggetti e materiali, ci aiuta a riconoscere facilmente quando le cose mancano o nel posto appropriato. Ad esempio, schede ombra sono spesso per memorizzare gli strumenti in modo che mai strumento può essere rapidamente e facilmente contabilizzato.
Schede ombra
- Deposito standard: Per gli ambienti di ufficio, una sfida comune è la ricerca di informazioni o sapere chi ha le informazioni. Una tecnica che alcune organizzazioni utilizzano è quello di utilizzare nastro diagonale colorato che delinea gli elementi sullo scaffale. Quindi, anche da lontano, puoi dire quando manca qualcosa. Questo insieme a una lista di checkout ti aiuterà a tenere traccia di chi ha preso in prestito il file e renderà più semplice trovare le informazioni di cui hai bisogno.
- Controlli visivi: potremmo non saperlo o notarlo, ma molte delle cose intorno al nostro posto di lavoro hanno controlli visivi. Ad esempio quando l’allarme antincendio si spegne, il controllo visivo “Rompere il vetro in caso di incendio” ci dice cosa fare in caso di incendio.
- Etichette standard: le etichette standard possono anche avvisarci del pericolo in altri modi. Si noterà etichette su bottiglie di sostanze chimiche dove ha un adesivo che ci avverte che è pericoloso. Anche quando si sopra la velocità durante la guida, si contagiri ha un indicatore di linea rossa che ti permette di sapere che si è andato oltre il limite di velocità consigliabile.
- Etichette di zona: le etichette possono essere utilizzate anche su calibri di apparecchiature. È possibile contrassegnare sia gli intervalli di funzionamento normali che l’intervallo della linea rossa per informare l’utente se si trovano all’interno degli intervalli normali o nella zona rossa “attenzione”.
Questi sono solo alcuni buoni esempi di controllo visivo e standard in atto. Ci sono molto di più là fuori, ma il punto è che se ci si concentra sui primi tre passaggi del processo 5S, Ordinare, raddrizzare e spazzare, allora questo passaggio dovrebbe prendersi cura di se stesso.