Collaborazione interfunzionale: perché è una sfida e cosa possiamo fare al riguardo?

Alcuni progetti sono come navigare al Polo Nord. Avete bisogno di tutte le mani sul ponte.

Ma se stai lavorando a un progetto che richiede team e reparti diversi per riunirsi, avrai bisogno di una comunicazione interfunzionale.

In questo articolo, ti diremo tutto ciò di cui hai bisogno per far sì che diversi team lavorino perfettamente insieme.

Salpiamo!

Che cos’è la comunicazione interfunzionale?

Ecco la cosa: se si vuole veramente navigare al Polo Nord (o finire un progetto in tempo – il livello di difficoltà a volte si sente lo stesso), si sta andando ad avere bisogno di tutti i tipi di persone.

Avrai bisogno di un capitano esperto per guidare la nave.

In un team di progetto, sei tu come project manager.

Avrai bisogno di marinai per aiutarti.

In progetti, quelli sono i vostri progettisti, sviluppatori, assistenti amministrativi, marketing, e molto altro ancora.

Sono il nucleo della tua squadra.

Avrai anche bisogno di qualcuno che gestisca il legalese e assicurati di non essere fermato da qualche parte perché hai dimenticato di registrare la tua barca.

Questo è il tuo ufficio legale.

Infine, avrai bisogno di qualcuno che maneggi il icepick.

Sono ruvidi con cui parlare, ma fanno un buon lavoro nel farti attraversare il più stretto degli stretti.

La tua missione come project manager, se scegli di accettarla, è di far lavorare insieme tutte queste persone selvaggiamente diverse.

Sono il tuo team interfunzionale composto da persone con diverse competenze che si uniscono per portare a termine il progetto.

E per farli collaborare in modo efficace, dovrai superare alcune sfide.

Sfide di collaborazione interfunzionale

L’ostacolo principale che dovrai affrontare è la mentalità organizzativa dei diversi membri del team.

Hanno tutti modi diversi di comunicare all’interno dei loro team.

Di solito lavorano su compiti diversi.

Quindi le principali sfide che dovrai affrontare quando gestisci un team interfunzionale sono:

Le diverse priorità sono un problema per la collaborazione interfunzionale

Per collaborare, tutti devono essere sulla stessa pagina per quanto riguarda obiettivi e priorità.

Ma se stai lavorando con membri di reparti diversi, l’allineamento è cambiato.

Tu, come project manager di turno, devi assicurarti che non scivolino fuori equilibrio.

Ad esempio, se il team legale è motivato dalla loro revisione annuale delle prestazioni che misura solo il loro lavoro nel loro dipartimento, probabilmente metteranno il progetto nel dimenticatoio.

Un altro problema può derivare da una configurazione scadente.

Se alcuni membri del team non sono sicuri di quale sia il loro ruolo nel progetto, quali siano le loro responsabilità e cosa debbano fare, presto diventerà molto caotico.

Soluzione: gestione delle attività e monitoraggio del progetto

Per portare la tua squadra al Polo Nord, devi prima suddividere il progetto in diversi compiti.

La gestione delle attività aiuterà il tuo team a capire cosa deve essere fatto, quando deve essere fatto e da chi deve essere fatto.

In questo modo, Ann di legal saprà che deve redigere i contratti entro martedì, Joe di sales non avrà dubbi su chi deve entrare in contatto con i prospect, e così via.

Quando si tratta di misurazione delle prestazioni e correzione del corso, non c’è niente come project tracking per well beh, tenervi in pista.

Questo fa miracoli per la collaborazione tra team perché tutti sanno esattamente di cosa sono responsabili, quindi non ci può essere risentimento.

I tuoi marinai non si sentiranno come se stessero lavorando di più mentre altri marinai stanno prendendo il sole sul ponte.

La comunicazione interfunzionale è la sfida più grande

Ogni membro del team che devi gestire in un team interfunzionale si è abituato a un certo modo di comunicare.

E ora, che è cambiato.

Inoltre, non puoi inondarli con troppa comunicazione.

Le lunghe riunioni e i lunghi thread di posta elettronica non portano da nessuna parte e possono diventare un grosso ostacolo per il successo del tuo progetto.

Soluzione: condivisione della conoscenza e trasparenza

In media, i dipendenti trascorrono 2,5 ore al giorno solo alla ricerca delle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Ora immagina che tipo di impatto ha sulla tua produttività poiché alcune attività dipendono dal completamento di altre attività.

I membri del tuo team possono vedere chi è responsabile di quale attività e avranno bisogno di meno tempo per trovare le informazioni giuste.

Inoltre, sarà molto più facile gestire un progetto se puoi vedere chiaramente come sta procedendo.