Fasi del ciclo di vita della gestione del progetto e perché è importante

Confuso su cosa sia il ciclo di vita della gestione del progetto? In questa guida completa al ciclo di vita della gestione del progetto, daremo il lowdown con link utili per ulteriori informazioni sulla gestione delle diverse parti del processo di gestione del progetto.

In questo articolo, vedremo in dettaglio in cosa consistono queste fasi del ciclo di vita della gestione del progetto, le fasi chiave della gestione del progetto e come possono aiutare a realizzare un progetto di successo e ben gestito.

Qual è il ciclo di vita della gestione del progetto?

Il ciclo di vita della gestione del progetto è in realtà solo un modo highfalutin di descrivere la vita di un progetto. È come i progetti accadono; come le fasi di un progetto conducono un team dal breve fino alla consegna. Ogni progetto ha un inizio e una fine; nasce, matura e poi “muore” quando il ciclo di vita del progetto è completo.

PMI (Project Management Institute) hanno definito queste cinque gruppi di processi che concorrono a formare il progetto di gestione del ciclo di vita Del PMBOK varie fasi del progetto sono:

1. L’avvio di
2. Progettazione
3. Esecuzione
4. Monitoraggio & Controllo
5. Chiusura

PMI preso ciò che è realmente il senso comune e chiamato il progetto di gestione del ciclo di vita. La metodologia PMI è lo standard de facto per la consegna del progetto che puoi trovare nel loro affascinante 589 paging 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK). Questa è una lettura molto lunga, e ad essere onesti, mortalmente noiosa, quindi ecco una versione condensata del ciclo di vita della gestione del progetto che contiene tutti i takeaway importanti.

Perché il ciclo del progetto è importante?

Il ciclo di vita della gestione del progetto descrive il processo di alto livello di consegna di un progetto e i passi che si prendono per far accadere le cose. E mentre il ciclo di vita della gestione del progetto potrebbe non sembrare così interessante, è importante perché il ciclo di vita della gestione del progetto è ciò che noi come project manager conduciamo e facilitiamo.

Il punto cruciale della vita di ogni progetto è lo stesso: definire gli obiettivi di un progetto, creare un piano di progetto per raggiungere gli obiettivi e quindi fare in modo che le cose accadano per realizzarlo. Diversi project manager o agenzie possono utilizzare termini leggermente diversi per descrivere le fasi del ciclo di vita della gestione del progetto in vari progetti, ma fondamentalmente, sono praticamente gli stessi.

Il ciclo di vita di un progetto deve sempre iniziare da qualche parte: il problema che deve essere risolto deve essere definito (in PMBOK, questo è focalizzato nella fase di avvio di un progetto). Una soluzione per risolvere quel problema e un approccio per farlo deve quindi essere creato (Pianificazione). Questo piano deve quindi essere messo in azione (in esecuzione) mentre viene monitorato per assicurarsi che faccia ciò che dovrebbe (Monitoraggio & Controllo). Il progetto viene quindi distribuito, le prestazioni vengono valutate e il progetto viene quindi terminato (Chiusura).

Questa è l’essenza del ciclo di vita della gestione del progetto, che viene mostrato in un semplice diagramma del ciclo di vita del progetto qui sotto.

Le fasi del ciclo di vita della gestione del progetto

Il ciclo di vita della gestione del progetto

Di seguito, vado in ciascuna delle fasi del ciclo di vita e spiego cosa succede in ciascuna delle 5 fasi della gestione del progetto.

Avvio: Definire ciò che deve essere fatto

Avviare, la prima fase del ciclo di vita della gestione del progetto, significa dare il via a un progetto con il tuo team e con il cliente, ottenendo il loro impegno per iniziare il progetto. Riunisci tutte le informazioni disponibili in modo sistematico per definire l’ambito, i costi e le risorse del progetto. L’obiettivo della fase di iniziazione è quello di prendere un breve sciolto di un progetto e definirlo in termini di ciò che deve fare e raggiungere per avere successo.

Ciò di solito richiede l’identificazione degli stakeholder del progetto e assicurarsi che tutti condividano la stessa percezione di ciò che il progetto è e concordino sul business case – il problema che il progetto sta cercando di risolvere. È anche durante la fase di avvio del progetto che si decide se è fattibile consegnare il business case. Come project manager, dovrai condurre ricerche adeguate per determinare gli obiettivi del progetto e quindi proporre una soluzione per raggiungerli. Una volta approvato, si passa alla successiva fase del progetto.

Passaggi chiave di gestione del progetto per l’avvio di un progetto:

• Fare una carta del progetto-Qual è la visione, l’obiettivo e gli obiettivi di questo progetto?
• Identificare l’ambito e i risultati finali di alto livello: qual è il prodotto o il servizio che deve essere fornito?
• Condurre uno studio di fattibilità-Qual è il problema principale e le sue possibili soluzioni?
• Ballpark il costo di alto livello e creare un Business Case-Quali sono i costi ei benefici della soluzione?
• Identificare gli stakeholder: chi sono le persone interessate da questo progetto, come e quali sono le loro esigenze?

Tipicamente per le metodologie Prince2 o PMI, queste sono riassunte in un documento di iniziazione del progetto (PID) ma in un’agenzia, le informazioni vengono solitamente catturate in una dichiarazione iniziale di lavoro (SoW) che copre solo la fase di iniziazione.

Fase di pianificazione: definire come fare ciò che deve essere fatto

Dopo l’approvazione per procedere dall’iniziazione, è possibile iniziare la pianificazione del progetto. Questo è probabilmente il più critico delle fasi di gestione del progetto. Sbagliare, e ti scupper le possibilità di consegnare il progetto in tempo e budget. Pianificazione è dove si definisce tutto il lavoro da fare e creare la tabella di marcia che si segue per il resto del progetto per arrivare lì. È durante la fase di pianificazione che capisci come eseguirai il progetto e risponderai alle domande: cosa faremo esattamente, come lo faremo, quando lo faremo e come sapremo quando avremo finito?

A questo punto del ciclo di vita del progetto, prendi gli obiettivi dell ‘ e espandi quegli obiettivi per decidere come raggiungerli. Vale la pena continuare a valutare questi obiettivi con tre criteri: cosa è possibile, appassionato e pervasivo?

• Possibile – cerca qualcosa che sia realizzabile. Chiediti, questa soluzione corrisponde al budget? La mia squadra ha la capacità di farlo? Abbiamo abbastanza tempo? Impostare obiettivi irrealistici è impostare te stesso per il fallimento.
• Appassionato-I progetti sono difficili, quindi vuoi una squadra emotivamente impegnata nel progetto. Chiedetevi, È questo un progetto che il vostro team può essere appassionato? È qualcosa che li può riunire per collaborare per raggiungere lo stesso obiettivo? Anche se potrebbe essere il loro lavoro fare ciò che dici loro di fare, nessuno investirà in qualcosa che non pensano valga la pena
• Pervasivo-Questo ha il potenziale per diventare un successo innovativo? È qualcosa che è una soluzione completa al problema che ti è stato dato o è davvero solo una soluzione temporanea o parziale del cerotto? Ha il potenziale per essere migliorato, sviluppato e diventare un modo permanente di lavorare?

Mi piace questo ‘Obiettivo di 3 P’, ma potresti anche avere familiarità con il principio di fissare obiettivi CHIARI. Questo è un framework utile per garantire che gli obiettivi siano collaborativi, limitati, apprezzabili e perfezionabili. Per saperne di più su di loro, e dei loro vantaggi rispetto obiettivi INTELLIGENTI, qui.

Tutti i feed di pianificazione in un piano di progetto e in genere una dichiarazione di lavoro che delinea le attività, le attività, le dipendenze, i tempi e i costi—le tre componenti fondamentali del processo di pianificazione. Inoltre, è prudente sviluppare un piano per risorse, qualità, rischio, criteri di accettazione, comunicazione e approvvigionamento.

Fasi chiave di gestione del progetto per la pianificazione di un progetto:

• Creare un Piano di Progetto – Identificare le fasi, le attività, i vincoli e della pianificazione e creare un progetto timeline con una Ripartizione del Lavoro Pianificazione e diagramma di Gantt
• Creare un Piano Finanziario – Creare un progetto di bilancio e la stima dei costi e un piano per soddisfare il costo massimo, completo di allocazioni attraverso le risorse e i reparti
• Creare un Piano di Risorse – Costruire una grande squadra, reclutare e pianificare le risorse e i materiali necessari a fornire il progetto
• Creare un Piano per la Qualità – Impostare i vostri obiettivi di qualità e misure
• Creare un Rischio Piano – Identificare i possibili rischi, ipotesi, problemi e dipendenze, di assegnare un proprietario, e sviluppare un piano di mitigazione per come si può evitare/superarli
• Creare un Piano di Accettazione – Assegnare i criteri di ciò che è ‘fatto’ e ‘consegnato’
• Creare un Piano di Comunicazione – Elenco le parti interessate e piano di comunicazione cadenza
• Creare un Piano di Approvvigionamento – Trovare qualsiasi 3rd party fornitori richiesti e di accettare i termini
• Tutto questo dovrebbe venire insieme in un Progetto di Dichiarazione di Lavoro – Creare una dichiarazione di lavoro campo di applicazione del documento che delinea i parametri del progetto per l’approvazione
• Ottieni l’approvazione della tua Dichiarazione di lavoro (SoW) per procedere!

Una volta pianificato, hai gettato le basi per il resto delle fasi di gestione del progetto.

Esecuzione: realizzare un progetto

Questa è la parte del ciclo di vita della gestione del progetto in cui finalmente puoi eseguire il tuo fantastico piano di progetto—è dove la pianificazione viene trasformata in azione. Portate le vostre risorse a bordo, li breve, impostare le regole di base, e presentarli gli uni agli altri. Dopo di che, tutti salta per eseguire il lavoro identificato nel piano. Facile peasy.

In qualità di project manager, si passa dal parlare di un progetto e dalla creazione di documentazione per ottenere la luce verde per procedere con l’esecuzione del progetto—tto che guida il team e li gestisce verso la consegna. Trascorrerai il tuo tempo in briefing, riunioni e recensioni per guidare il team e mantenere il progetto in pista mentre si muove attraverso il ciclo di vita dello sviluppo del progetto.

Passaggi chiave di gestione del progetto per l’esecuzione di un progetto:

• Team Leadership – il Cast di una visione per il successo e per consentire alla squadra di offrire su di esso
• Creazione di Attività – definire Chiaramente che cosa deve essere fatto e i criteri per l’attività
• Attività di Briefing – Garantire il team di chiarezza su quello che devono fare, da quando
• Gestione Client – Lavorare con il cliente per garantire risultati sono accettabili
• Comunicazioni – Garantire informazione e di aggiornamento le persone giuste al momento giusto attraverso il canale destro

Monitoraggio & Controllo: Mantenere un progetto in pista

Questa è una delle aree più difficili nel ciclo di gestione del progetto. In parallelo con l’esecuzione del progetto, come project manager, si segnalano le prestazioni, e monitorare e controllare il progetto. Ciò significa monitorare la vita del progetto per garantire che il progetto stia andando secondo i piani e, se non lo è, controllarlo elaborando soluzioni per rimetterlo in carreggiata. In realtà, un project manager sta monitorando e controllando un progetto in qualche modo in tutte le fasi del ciclo di vita del progetto.

Innanzitutto, ciò significa garantire l’acquisizione dei dati (di solito derivati da schede attività e attività completate) per monitorare efficacemente i progressi rispetto al piano originale. In secondo luogo, significa prendere i dati e confrontare il completamento dell’attività, la spesa del budget e la tempistica allocata nel piano originale. Confrontando il piano con gli effettivi, puoi stabilire se stai raggiungendo o meno gli obiettivi per le metriche di timeline, costo, qualità e successo.

E quando ti rendi conto che le cose non stanno pianificando (raramente lo fanno), sta cercando di capire le opzioni per ruotare il progetto in modo che fornisca ancora qualcosa di cui il cliente è felice durante il rispetto del budget, della tempistica e dei vincoli di qualità. Pro-tip: di solito questo significa ridurre portata!

Fasi chiave di gestione del progetto per il monitoraggio e il controllo di un progetto:

• Costo & Gestione del Tempo – Revisione schede attività e le spese per la registrazione, il controllo e la pista contro il bilancio del progetto, temporale e attività
• di Gestione per la Qualità – Rivedere i risultati e garantire che soddisfano tali criteri di accettazione
• Gestione del Rischio – Monitorare, controllare, gestire e mitigare i potenziali rischi e problemi
• Accettazione di Gestione – Effettuare il collaudo di accettazione utente e creare una revisione del sistema, garantire che tutti i risultati finali di soddisfare le esigenze del cliente
• Gestione del Cambiamento – Quando il progetto non va per pianificare, gestire il processo di modifiche accettabili con il cliente per assicurarsi che siano soddisfatti delle modifiche necessarie

Hai attraversato quattro fasi del progetto-ora è il momento di passare alla fase finale del ciclo di vita della gestione del progetto: chiusura di un progetto.

Chiusura: Chiusura di un progetto

In questa fase finale del ciclo di vita della gestione del progetto, il progetto è essenzialmente finito e il tuo lavoro come project manager sul progetto si conclude. Ma il progetto non è ancora finito – controlla il nostro articolo su Come gestire un progetto quando è finito. A questo punto, prima che tutti dimentichino, è utile tenere una riunione post revisione del progetto o post-mortem per discutere i punti di forza e di debolezza o il progetto e il team, cosa è andato storto e cosa non è andato così bene, e come migliorare in futuro. Questa può essere una delle fasi più gratificanti della gestione del progetto, in quanto è una grande opportunità per riconoscere e riconoscere preziosi membri del team e celebrare i successi.

Fasi chiave di gestione del progetto per la chiusura di un progetto:

• Analisi delle prestazioni del progetto: si tratta di uno sguardo generale sul modo in cui il progetto è stato gestito e se le stime iniziali di costi e benefici erano accurate. C’erano rischi imprevisti? Quali problemi sono sorti e quanto bene sono stati affrontati? Il piano di progetto è stato modificato, e come?
• Analisi del team – Tutti hanno fatto ciò che sono stati assegnati a fare? Erano abbastanza appassionati e motivati? Sono rimasti scrupolosi e responsabili? La comunicazione all’interno del team è stata sana e costruttiva?
• Chiusura del progetto – Documenta i compiti necessari per portare la vita del progetto a una fine ufficiale. Ciò include la chiusura degli accordi con i fornitori, la firma dei contratti e la consegna di tutta la documentazione di progetto necessaria.
• Revisione post-implementazione-Scrivi un’analisi formale dei successi e dei fallimenti, e le conseguenti lezioni apprese e suggerimenti per il futuro. Alla fine di ogni progetto di successo, imparerai che il margine di miglioramento rimane sempre.

Conclusione

Il ciclo di vita del progetto è semplice, giusto? No, certo che no! Come la maggior parte delle cose nella vita, i progetti sono complessi e coinvolgono un gran numero di variabili, insieme a un sacco di zona grigia. La gestione del ciclo di vita in pratica può sembrare totalmente diversa dal sistema di un’altra agenzia o project manager. Anche così, molti dei concetti sottostanti che supportano i passaggi nella gestione del progetto sono gli stessi.