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Il colloquio di lavoro rimane l’aspetto più critico di fare un nuovo noleggio, ma per una certa trasparenza garantita avrai bisogno di un controllo dei precedenti dei dipendenti. Questi rimangono il modo migliore per confermare il curriculum di un candidato e iniziare a convalidare più della loro storia lavorativa. E i professionisti delle risorse umane (HR) sembrano essere d’accordo da un sondaggio condotto da HR.com per conto della Professional Background Screening Association (PBSA) ha rilevato che la percentuale di 96 delle aziende che hanno risposto ha dichiarato di condurre uno o più tipi di screening pre-occupazione. Tuttavia, la complessità che circonda l’uso dei controlli dei precedenti è aumentata man mano che l’adozione è aumentata.
Una grande parte di questa complessità è capire che cosa comprende esattamente un processo di screening efficace. Sia il processo che i componenti di un controllo continuano ad evolversi, il che è una tendenza che abbiamo visto in tutti e sei i fornitori di servizi di controllo dei precedenti occupazionali che abbiamo esaminato in questa carrellata. La necessità di soluzioni di controllo dei precedenti specializzate e più sfumate varia, quindi trovarne una adatta alle esigenze di un’azienda può essere una sfida poiché non tutti questi servizi sono creati allo stesso modo.
Che cos’è un servizio di controllo dei precedenti dei dipendenti?
Un servizio di controllo del background occupazionale è esattamente ciò che implica il nome: in genere è un servizio basato sul Web che offre ai datori di lavoro, e talvolta ai consumatori, la possibilità di controllare una varietà di diversi database pubblici per i dati di background sulle persone designate. I dati di questi servizi di accesso è quasi sempre a disposizione del pubblico, in modo che il valore che stanno offrendo è in convenienza, ampiezza di accesso ai dati, e la capacità di analizzare i dati in modo efficace in modo da poter utilizzare per prendere una decisione di assunzione. Tutto ciò che viene offerto per un prezzo, che in genere viene calcolato per rapporto, anche se ci sono altri metodi di pricing.
La maggior parte dei servizi di controllo dei precedenti sono autonomi. Le aziende potranno accedervi ogni volta che vogliono eseguire un rapporto. Alcuni, tuttavia, sono offerti come parte di una più ampia soluzione software HR integrato che rende la funzione disponibile per un costo aggiuntivo. Altri si specializzano principalmente nella porzione di dati e forniscono API (Application Programming Interface) che gli sviluppatori possono utilizzare per creare in modo più fluido l’integrazione del controllo dei precedenti nelle loro specifiche soluzioni interne, nei sistemi di risorse umane (HR) di terze parti esistenti o in altri software pertinenti. I dipartimenti HR spesso si affidano a più servizi per produrre un profilo candidato più equilibrato o perspicace. Coinvolgere più servizi, tuttavia, può presto diventare costoso e ridondante se generano gran parte degli stessi dati in background.
Mentre lo svolgimento di uno screening è di solito solo una questione di creazione di un account con un servizio e l’inserimento di alcuni punti chiave di dati, i responsabili delle risorse umane dovrebbero astenersi dal semplicemente saltare e scansioni in esecuzione. I datori di lavoro e le società di terze parti che forniscono questi servizi ai responsabili delle risorse umane devono rispettare determinate leggi, che variano da stato a stato, nonché tra contee e persino comuni. Ciò significa che, prima di ottenere e rivedere qualsiasi rapporto allo scopo di assumere nuovi dipendenti, assicurati di essere chiaro sulle leggi per il tuo stato e quello di eventuali partecipanti di terze parti.
Se si dispone di un ufficio legale, allora è una buona idea per eseguire attraverso questo con loro prima di iniziare il processo di screening. Come datore di lavoro, si sono tenuti a ottenere il consenso scritto di un richiedente prima di ottenere qualsiasi rapporto. I candidati hanno il diritto di tutti questi record, possono contestare inesattezze, e chiedere danni da aziende che violano i loro diritti o discriminare contro di loro. Buona occupazione sfondo servizi di controllo forniscono un mezzo per i loro clienti a rispettare questo requisito, in modo da verificare che prima di prendere una decisione.
I diversi tipi di controlli in background
Il gestore HR desideroso può scegliere tra diversi tipi di controlli in background, compresi i controlli di credito, la verifica storia di occupazione, test antidroga, guida e precedenti penali, e certamente la verifica storia accademica. Un nuovo sviluppo si concentra sulle ricerche sui social media, e questo è diventato un argomento molto dibattuto tra i professionisti delle risorse umane e i servizi di controllo dei precedenti occupazionali. Questo è principalmente perché questi processi di screening tendono a finire contenenti informazioni su quali potenziali datori di lavoro non sono autorizzati a chiedere a un richiedente direttamente: cose come orientamento sessuale, affiliazioni politiche, background religioso e dati simili. A parte le questioni etiche, i controlli dei background dei social media non informano direttamente i datori di lavoro sulla storia lavorativa di un potenziale candidato e potrebbero colorare le decisioni in base a una serie di pregiudizi. Per non parlare del fatto che la maggior parte dei controllori di sfondo dei social media sono generalmente inesperti in quanto non esiste un quadro coerente per l’analisi. Ci sono più argomenti contro che per integrare i controlli dei social media in generale.
I controlli sui social media possono anche fornire uno sguardo molto più sincero nella vita personale di un richiedente di quanto quella persona possa aver desiderato. Quindi, è una domanda giusta chiedere se semplicemente raschiare questi dati dal web è simile a invadere la privacy di qualcuno? Questo argomento è tanto più rilevante perché i controlli in background sono considerati rapporti dei consumatori dal Fair Credit Reporting Act (FCRA). Questa è una legislazione federale progettata per promuovere controlli accurati, equi e privati, nonché altri rapporti sui consumatori. Stabilisce inoltre gli standard per lo screening dell’occupazione. Inoltre, supervisiona la raccolta e l’utilizzo delle informazioni sul credito al consumo. Per questi motivi e più, due dei nostri sei fornitori non offrono questo servizio.
Alcune aziende controllano solo alcuni gruppi; ad esempio, controllano i candidati di finanza, risorse umane e ufficio legale ma non controllano necessariamente chiunque cerchi di lavorare in campi creativi. Il motivo alla base di questa specializzazione può essere guidato dal mercato o essere perché il software si rivolge alle risorse che verificano punti dati specifici per i gruppi di cui si preoccupano. Questo può essere attraente per molti clienti verticali ed è un buon modo per i servizi di controllo del background occupazionale per differenziarsi.
Considerazioni importanti
Altri servizi di controllo dei precedenti occupazionali, tuttavia, controlla tutto, dalla zuppa alle noci, indipendentemente da chi sono i suoi candidati. Ad esempio, se la tua organizzazione lavora per il governo e si occupa di contratti governativi, allora sei quasi sempre tenuto a completare un controllo completo dei precedenti su tutti quelli che entrano in azienda. Questo controllo può spesso essere più approfondito all’interno di diverse agenzie, tra cui, ad esempio, il Federal Bureau of Investigation (FBI) o l’Internal Revenue Service (IRS). Ma è importante avere una politica aziendale coerente e complessiva.
La maggior parte dei servizi di controllo dei precedenti occupazionali di terze parti fornisce dati storici risalenti a sette anni fa perché è per quanto tempo le aziende sono tenute a conservare i dati e offrono diverse opzioni ai clienti per avviare il processo di screening. Fondamentalmente hai due opzioni per avviare un controllo dei precedenti dei dipendenti: puoi inserirlo tu stesso come datore di lavoro, il che significa che devi avere queste informazioni a portata di mano e il permesso del richiedente di farlo. Oppure puoi inviare un’e-mail generata automaticamente al candidato in modo che firmi e inserisca tali informazioni per se stessi.
Una considerazione importante che dovrai affrontare offline—e probabilmente sia con i tuoi reparti IT che legali—è ciò che accade a questi dati dopo aver ricevuto un rapporto. Ciò che è in questi rapporti è solitamente considerato dati altamente personali dal soggetto, quindi perderlo in una violazione dei dati o semplicemente per negligenza può avere ripercussioni significative in molti casi. Inoltre, i nuovi sviluppi nella privacy dei dati, come l’attuazione della legislazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione europea (UE), possono attribuire ancora più responsabilità non solo ai fornitori di questi dati, ma anche a coloro che ne prendono in consegna. Quindi ricordati di sederti con i tuoi team legali e IT per mettere insieme un semplice flusso di lavoro che ti consentirà non solo di accedere a questi dati in modo efficiente, ma anche di archiviarli e smaltirli correttamente.
Caratteristiche differenzianti
Dopo aver ordinato un rapporto di controllo del background occupazionale, il tempo di risposta è un fattore importante poiché è fondamentale non solo per quanto velocemente un datore di lavoro può riempire i posti, ma anche per quanto velocemente un candidato promettente può essere bloccato. Tutti i fornitori sostengono tempi di consegna rapidi, ma in realtà si tratta di stime perché ogni report è fortemente influenzato dalla rapidità con cui le risorse di dati esterne rispondono alle richieste. I database federali sono abbastanza veloci, ma le scansioni tra i database della contea o i documenti del tribunale municipale possono richiedere molto più tempo. Ho trovato alcuni dei fornitori mappati completamento a queste date, mentre altri hanno dato una breve stima di turnaround e poi inviato aggiornamenti di stato che mi notifica di ritardi.
I dati forniti da queste società possono variare abbastanza ampiamente a seconda del ruolo, della posizione, dei fattori normativi e di altre esigenze specifiche del cliente, il che significa che chiunque richiede e paga per il report. Mentre una società con un piccolo budget potrebbe solo controllare i riferimenti, quelli con più risorse possono impiegare uno di questi servizi per controllare qualsiasi cosa, dai rapporti di credito alla storia criminale. È importante essere consapevoli di quanto stai pagando, che tipo di dati che stai richiedendo e cosa succede a quei dati dopo averlo utilizzato.
A causa dei costi coinvolti, le aziende tendono ad attendere fino a quando il candidato è nelle fasi finali, sia a destra prima che la società offre un’offerta o subito dopo che ricevono un’offerta accettata indietro dal singolo. In quest’ultimo caso, l’offerta di lavoro diventa subordinata al passaggio del controllo dei precedenti del dipendente. I controlli del credito richiedono un’autorizzazione separata dai candidati al lavoro e di solito non vengono eseguiti a meno che il ruolo richiesto non abbia responsabilità fiduciaria.
La suddetta PBSA è un’organizzazione indipendente che fornisce corsi educativi FCRA e fornisce una discreta libreria di risorse generali per i professionisti delle risorse umane e gli operatori commerciali. La PBSA accredita anche gli operatori del settore, un accreditamento che è governato dal Background Screening Credentialing Council (BSCC). È una buona idea ricercare qualsiasi fornitore di servizi di controllo dei precedenti di lavoro che potresti considerare per determinare se sono o meno un servizio accreditato PBSA. È possibile cercare i servizi accreditati nella directory delle aziende accreditate PBSA qui. Checkr, GoodHire, IntelliCorp e SterlingOne sono servizi accreditati PBSA. Dei sei servizi che abbiamo esaminato per questa carrellata, c’erano solo due che non abbiamo potuto verificare come servizi accreditati PBSA. Quei servizi erano Dati Accio e una buona Employee.com.
I nostri vincitori
Checkr, GoodHire e IntelliCorp hanno guadagnato i nostri Editors’ Choice awards perché le interfacce utente (UI) di questi servizi sono pulite, ben progettate e rendono la vita più semplice ai responsabili delle risorse umane. Tutti e tre i servizi consentono agli utenti di ordinare facilmente report, monitorare i progressi e comunicare con i propri candidati. Tutti offrono anche un numero significativo di integrazioni con altri sistemi di tracciamento dei richiedenti HR e data house, il che rende le cose più facili per i responsabili delle risorse umane. Questo, naturalmente, diventa più importante come il volume di potenziali assunzioni aumenta e dipartimenti HR hanno bisogno di formare un quadro tempestivo e preciso dei potenziali candidati entro un lasso di tempo ragionevole. Ciò è ancora più critico in aree competitive come tecnologia, ingegneria e servizi finanziari in cui i candidati pregiati possono essere spazzati via da concorrenti più aggressivi che cercano di riempire le stesse posizioni più velocemente.
Un altro punto chiave di differenziazione che abbiamo trovato in questi servizi è stato il prezzo; i nostri tre vincitori sono competitivi in questo settore. Checkr, GoodHire e IntelliCorp hanno un prezzo di respectively 35, respectively 29.99 e respectively 27.95 per rapporto, rispettivamente. Inoltre, sono tutti trasparenti quando si tratta di comunicare i loro prezzi prima dell’impegno; IntelliCorp era il prezzo più ragionevole.
Tra i nostri altri giocatori, un buon Employee.com è un’altra buona scelta per le piccole e medie imprese (PMI), nonché qualsiasi attività che opera nel settore della gestione immobiliare, perché il servizio fornisce diverse funzionalità che mappano direttamente a quella verticale. Accio dati mi ha offerto una sbirciatina all’interno del lato back-end del settore Consumer Reporting Agency (CRA), come la sua piattaforma software era full-optional, flessibile, e in grado di essere rapidamente ri-branded dai loro clienti CRA.
I dati forniti da queste aziende possono variare abbastanza ampiamente a seconda del ruolo, della posizione, dei fattori normativi e di altre esigenze specifiche del cliente, il che significa che chiunque richiede e paga per il report. Mentre una società con un piccolo budget potrebbe solo controllare i riferimenti, quelli con più risorse possono impiegare uno di questi servizi per controllare qualsiasi cosa, dai rapporti di credito alla storia criminale. È importante essere consapevoli di quanto stai pagando, che tipo di dati che stai richiedendo e cosa succede a quei dati dopo averlo utilizzato.
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