In difesa di una carta To-Do List (e come farlo bene)

So che ci sono un milione e uno diversi modi per gestire le attività quotidiane utilizzando la tecnologia. E mentre di solito ho un sano apprezzamento per le soluzioni digitali, sono sempre stato qualcuno che gestisce la mia lista di cose da fare con la buona vecchia carta e penna. Non solo mi aiuta ad essere veramente efficiente durante i miei giorni di scuola di business occupato, dare la priorità i miei compiti, e lavorare anche quando non ho i dati delle cellule, ma non c’è letteralmente niente di più soddisfacente che attraversare un compito completato fuori di un vero e proprio to-do list.

Se hai avuto problemi a trovare un sistema organizzativo che funziona per te, o se vuoi semplicemente provare a eliminare il disordine digitale e tornare alle basi, ti consiglio di dare un colpo a questo metodo! Ecco come farlo.

Ottieni un vero e proprio pianificatore di copie cartacee

Ovviamente, il primo passo per farlo è ottenere gli strumenti che funzionano per te. È importante utilizzare un pianificatore di copia cartacea che corrisponda al tuo stile organizzativo e lavorativo. Ad esempio, uso i pianificatori Poppin perché visualizzano un programma settimanale a sinistra e la carta foderata a destra, si adattano alla mia borsa e sono piuttosto economici.

Mi piace vedere l’intera settimana su una pagina, ma se ti piace un diverso tipo di vista, dai un’occhiata a Moleskine, che ha un sacco di formati diversi, o—se vuoi ottenere analogico con il tuo shopping, anche—vai al tuo Barnes locale & Noble e sfoglia la sua vasta selezione fino a trovare la giusta misura.

Elenca tutti i tuoi impegni principali per la settimana

Comincio sempre elencando tutti i principali obblighi che ho nel mio programma settimanale, solo così posso avere un’idea di cosa avrò bisogno di pianificare. Mi piace includere sia le attività personali e professionali e gli eventi per ottenere davvero un quadro completo per la settimana.

Ad esempio, se devo prepararmi per un grande incontro il mercoledì, ma devo smettere di lavorare alle 6 di martedì per partecipare a una cena di compleanno, allora saprò che probabilmente dovrò lavorare fino a tardi il lunedì.

Scrivi e assegna priorità alle tue attività

Una volta iniziato a compilare il calendario con i miei impegni principali, divido il lato cartaceo del mio pianificatore in quattro caselle, con la casella in alto a destra che rappresenta compiti importanti/non urgenti, l’alto a sinistra che rappresenta compiti importanti/urgenti e le due caselle in basso che rappresentano compiti

Quindi, scrivo tutte le attività che devo completare per la settimana, assicurandomi di elencarle nella casella corrispondente. Ad esempio,” paga conto della carta di credito “va sempre nella casella importante/urgente, mentre” acquista cappotto invernale ” è importante/non urgente.

Questo funziona come un sistema di priorità cotto, perché mi costringe a identificare ciò su cui devo lavorare e quando.

È anche cruciale chiamare i compiti che non sono importanti / urgenti, che spesso darò la priorità sopra elementi importanti a lungo termine se non sto attento. Ad esempio, sto lavorando a tre documenti di ricerca a lungo termine questo semestre, che non sembrano mai così pressanti come qualcosa in scadenza domani e potrebbero facilmente perdersi nel rumore di una lista completa di cose da fare. Questo sistema di priorità mi costringe a riconoscere che lavorare sui giornali è importante e iniziare a scriverli in anticipo.

Crea un programma giornaliero(e includi il tempo di inattività)

Tutta questa pianificazione settimanale è bella, ma in che modo questo mi aiuta a capire cosa fare effettivamente in un dato giorno? Ogni mattina, tiro fuori un pezzo di carta bianco (io uso carta bianca della stampante, ma si potrebbe anche ottenere un notebook se si voleva classe il processo un po’) e fare tre cose.

In primo luogo, scrivo gli orari della giornata da 8 AM-11 PM in incrementi di 30 minuti e mettere in tutte le riunioni, classi, e gli impegni personali che ho. Poi, guardo il mio pianificatore settimanale e tirare fuori i compiti che voglio completare quel giorno, cercando di fare in modo di tirare almeno un elemento da ciascuna delle mie quattro scatole. Infine, inserisco tutte le attività nel mio calendario, riempiendo il tempo intorno alle riunioni.

Poiché le attività di solito richiedono più tempo per essere completate nella pratica, la mia regola empirica è quella di budget 1,5 volte la quantità di tempo che penso di aver bisogno, solo per assicurarmi di poter adattare tutto. Ho anche sempre assicurarsi di costruire in tempo di inattività in prima serata e un’ora per andare in palestra, entrambi i quali ho bisogno di mantenere la mia sanità mentale!

Cross Things Off

Questa è la mia parte preferita del processo: crossing tasks off quando li finisco. Mi piace usare penne colorate, solo per rendere le cose un po ‘ più divertente. Di solito tengo traccia del mio programma giornaliero e poi incrocio tutti gli articoli dalla mia lista settimanale di cose da fare alla fine di ogni giorno.

Riporto di elementi incompleti

Alla fine della settimana, è importante assicurarsi che tutti gli elementi non finiti vengano riportati alle settimane future in modo che non scivolino attraverso le fessure. Domenica sera, di solito mi siedo con una penna rossa e incrocio gli oggetti incompleti uno alla volta mentre decido se “cancellarli” o spostarli in avanti nelle settimane future. Una delle bellezze di un pianificatore di carta è che puoi davvero spingere le attività per cui non hai tempo, perché puoi scriverle dove vuoi—In realtà ho appena spostato la mia linea di “shopping natalizio” alla prima settimana di dicembre perché so che non avrò tempo per farlo fino ad allora.

So che questo processo potrebbe sembrare complicato, ma spendere solo 20 minuti al giorno per la pianificazione può aiutarti a risparmiare ore. So che sono particolarmente incline a sprecare blocchi brevi (ad esempio, 30 minuti tra le lezioni) se non ho pensato a cosa voglio fare, ma se ho già fatto il mio programma, allora non devo pensare due volte a quello che dovrei fare con il mio tempo.

Spero che questo ti aiuti a liberarti di un po ‘ di fatica decisionale e a fare più cose.

Foto di planner per gentile concessione di .