en bestikkelse blir sett på som en sjarm av den som gir den; de tror suksess vil komme på hver tur. Ordspråkene 17:8
Forrige uke løp Harry Og jeg, og han fortalte meg om sin innkjøpsrisikoserie. Siden jeg er en svindel forebygging fyr, vi begynte å diskutere risikoen for leverandør kickbacks til de med makt til å kjøpe.
jeg har sett leverandører gi gratis brennevin, kvinner, turer, biler, båter, og kontanter–alt for å garantere deres bud aksept. Et slikt tilfelle ga «hundrevis av konkurransedyktige budkontrakter til favoriserte leverandører i bytte for tips», inkludert » badestampfester med strippere.»
hvis leverandørene kjenner dine ansattes svakheter, kan de utnytte dem. Og hvis de gjør det, ligger betydelig skade foran deg. Association Of Certified Fraud Examiners ‘ svindelundersøkelse viste at 35% av tilfellene var korrupsjonsrelaterte med et median tap på $ 200.000.
Muligheten Til Å Kjøpe
Så hvem har makt til å kjøpe? Alle som kan gjøre eller forårsake betalinger som skal gjøres. Dette inkluderer:
- Personer med mulighet til å utstede innkjøpsordrer
- Innkjøpsdirektører
- Avdelingsledere som har innkjøpsmyndighet
kjøpskraften vises i utallige former. I noen bedrifter kan avdelingshoder for eksempel godkjenne kjøp på opptil $ 75 000. I andre enheter har kun innkjøpsdirektøren denne evnen. Så det er viktig for deg å forstå hvem som kan godkjenne kontrakter eller betalinger.
Leverandører (ikke alle, men noen) går etter de ansatte med makt til å kjøpe. Hvorfor? Fordi det er slik de får pengene sine. Gratis Vegas ferier er ikke gitt til ansatte som ikke kan sette penger i lommene på en leverandør.
Lokke Av Kickbacks
Hva gjør kickbacks attraktiv?
vel, personen som mottar bestikkelsen, kan ikke forstå tyveriets mekanikk. Når Acme, Inc.s innkjøpsdirektør mottar en gratis båt Fra Sleeze Aircraft, han tenker kanskje, » Wow, et nytt leketøy-og det er gratis !»Men han kan ikke forstå hvordan gaven påvirker hans firma .
Så hvordan påvirker et tilbakeslag virksomheten? Innkjøpsdirektøren har et $ 50.000 fartøy, Og Acme Inc. betalte ikke for det–eller kan det være at det har? Gjør ingen feil: Acme Inc. vil betale for båten-bare indirekte.
Sleeze Aircraft betaler $50.000 for båten, men henter pengene ved å øke kontraktsprisen med $150.000. Hyggelig retur. Betal $50 000: Få $150 000 og ny virksomhet. Senere Sender Sleeze oppblåste fakturaer direkte til Acmes innkjøpssjef, og han godkjenner dem gjerne.
en annen grunn bestikkelser er en vanlig form for svindel er de er ekstremt vanskelig å oppdage.
I Motsetning til penger stjålet direkte fra en bedrift (for eksempel å ta penger), er beviset på dette tyveriet skjult. Hvor? I oppblåste fakturaer som er godkjent i samsvar med selskapets policy.
det er mye lettere å oppdage falske betalinger til finansdirektøren, for eksempel. Revisorer kan se sjekken TIL CFO som ikke støttes av en faktura.
tilbakeslag er derimot skjult i godkjente betalinger til en legitim leverandør. Hvis en revisor vurderer transaksjonen, ser han en godkjent innkjøpsordre, en riktig signert sjekk og en riktig postering til finans. Ingen røde flagg.
Gitt denne risikoen, hva kan gjøres?
Redusere Trusselen Om Kickbacks
Her er noen ideer for å redusere risikoen for kickbacks:
- Krev at forseglede bud åpnes i nærvær av flere personer
- Opprett en tips-policy
- Revisjonskjøp over et bestemt dollarbeløp
Bud
Selskaper kan kreve forseglede bud for kjøp over et bestemt dollarbeløp (f.eks. $100 000). Så sørg for at disse budene er åpnet i nærvær av minst to eller tre personer. Jeg vil inkludere en person utenfor innkjøpsavdelingen(f. eks. Hvorfor? En innkjøpsdirektør kan legge press på underordnede for å holde seg stille om ubehag.
den sikreste måten å sikre en ren anskaffelsesprosess er å skape skriftlige protokoller som krever åpenhet. Anskaffelsespolitikken bør omfatte veiledning som:
- på hva dollarbeløp er forseglet bud kreves (f. eks., mer enn $100 000)
- som vil åpne budene og som vil være til stede
- hvordan dokumentere tilstedeværelsen av de vitne åpningen av bud
- hvordan legge inn akseptert bud i regnskapssystemet
- som vil spore samsvar med kontrakten
- budprosedyrer for beløp mindre enn det forseglede budbeløpet (f. eks., mindre enn $100 000)
- hvordan de mindre budene vil bli oppnådd og dokumentert
- Hvem kan godkjenne nye kontrakter eller kjøp og på hvilket dollarnivå
i tillegg til anskaffelsespolitikken, opprett en for drikkepenger også.
Tips Policy
en skriftlig tips policy tjener varsel om at selskapet ikke tillater ansatte å motta gaver over et visst beløp. Du kan tillate gaver opp til $50 (Juleskinken, for eksempel). Men ansatte må vite at mottak av overdreven gaver vil resultere i skriftlige påtalelser eller mulig avskedigelse.
politikken skaper klare grenser for hva som er (og hva som ikke er) tillatt. Så, hvis du må si opp en medarbeider, har du grunn til å gjøre det.
administrer i Tillegg policyen uten hensyn til stillingen. Dine junior-nivå ansatte vil ta sine køer fra sine overordnede. HVIS KONSERNSJEFEN tar gaver (og alle vet det), så glem drikkepolitikken–det blir bare et stykke papir.
Kontroller Store Kjøp
Kontroller alle kjøp over et bestemt dollarbeløp (f. eks. $250 000), eller i det minste kontroller et utvalg av disse elementene. Nøkkelen er å la alle ansatte vite at disse kjøpene er gjenstand for potensiell revisjon. Bare muligheten for oppdagelse er en kraftig avskrekkende.
dessuten bør revisorene dine–enten de er interne eller eksterne–rapportere funnene sine direkte til dem som har overordnet ansvar for styring og kontroll i selskapet. Med dette mener jeg at rapporten ikke bør vurderes av KONSERNSJEF eller CFO før styrets innsending. Så hvor ofte skal denne rapporten leveres til styret? En gang i året og en gang i kvartalet, avhengig av størrelsen på firmaet ditt.
Revisjon For Kickbacks
hvordan reviderer man for kickbacks? Først bør revisor gjennomgå buddokumentene og stille spørsmål som:
- ble flere bud mottatt?
- ble de dokumentert?
- hvem godkjente budet?
- dokumenterte de tilstedeværende ved åpningen av de forseglede budene deres tilstedeværelse?
for Det Andre kan revisor kontakte de tapende budgiverne for å bekrefte at de faktisk ga et bud. Fiktive bud i en forseglet konvolutt kan virke passende. Men kanskje den vinnende budgiveren og innkjøpsdirektøren opptrer i samspill, og de opprettet fiktive buddokumenter.
for Det Tredje kan revisor kontakte andre tredjepartsfirmaer som tilbyr lignende tjenester og produkter. Still spørsmål som: «synes denne prisen rimelig?»eller» kan du henvise meg til et nettsted som har lignende produktkostnader ?»
fjerde, generere en» betaling av leverandør » rapport fra regnskapsprogramvaren; deretter inspisere sammendrag av betalinger. Se etter noen uteliggere eller for et mønster av betalinger som ikke gir mening.
Sammendrag
Til Slutt kan ingen retningslinjer eller vetting forhindre all svindel, men disse forslagene vil bevege deg i riktig retning.
hvis firmaet foretar betydelige leverandørbetalinger, bør DU vurdere Å bruke IDE eller ACL til å datamine informasjonen din. Du trenger utdannet personale eller konsulenter for å gå denne ruten, siden disse programvarepakkene er komplekse. Men hvis de brukes riktig, lar disse pakkene deg grave enda dypere inn i leverandørbetalinger.
jeg håper du har funnet denne artikkelen nyttig. Jeg gir mer informasjon om svindelforebygging på bloggen min på cpahalltalk.com.