Prosjektledelse Livssyklusfaser Og Hvorfor Det Er Viktig

Forvirret om hva prosjektledelsens livssyklus handler om? I denne komplette veiledningen til prosjektledelsens livssyklus gir vi lowdown med praktiske lenker til mer informasjon om styring av de ulike delene av prosjektledelsesprosessen.

i denne artikkelen skal vi se nærmere på hva disse livssyklusfasene for prosjektledelse består av, de viktigste prosjektledelsestrinnene og hvordan de kan bidra til å levere et vellykket, godt administrert prosjekt.

Hva Er Prosjektledelsens Livssyklus?

prosjektledelsen livssyklus er egentlig bare en highfalutin måte å beskrive livet til et prosjekt. Det er hvordan prosjekter skje; hvordan fasene i et prosjekt gjennomføre et team fra kort gjennom til levering. Hvert prosjekt har en start og slutt; den er født, modnes og så » dør » når prosjektets livssyklus er fullført.

Pmi (Project Management Institute) har definert disse fem prosessgruppene som kommer sammen for å danne prosjektledelsens livssyklus.:

1. Initiere
2. Planlegging
3. Utføre
4. Overvåking & Kontrollere
5. Lukke

PMI tok det som virkelig er sunn fornuft og kalte det prosjektledelsens livssyklus. PMI-metoden er de facto-standarden for prosjektlevering som du finner i deres fascinerende 589 paged 5th edition Project Management Book Of Knowledge (PMBOK). Det er en veldig lang, og for å være ærlig, en dødelig kjedelig lesning, så her er en kondensert versjon av prosjektledelsens livssyklus som inneholder alle viktige takeaways.

Hvorfor Er Prosjektsyklusen Viktig?

livssyklusen for prosjektledelse beskriver prosessen på høyt nivå med å levere et prosjekt og trinnene du tar for å få ting til å skje. Og mens prosjektledelsens livssyklus kanskje ikke høres så interessant ut, er det viktig fordi prosjektledelsens livssyklus er det vi som prosjektledere leder og legger til rette for.

kjernen i ethvert prosjektliv er det samme: definere prosjektets mål, lage en prosjektplan for å oppfylle målene, og deretter få ting til å oppnå det. Ulike prosjektledere eller byråer kan bruke litt forskjellige vilkår for å beskrive prosjektledelsens livssyklusfaser i ulike prosjekter, men i utgangspunktet er de ganske mye det samme.

livssyklusen til et prosjekt må alltid starte et sted: problemet som må løses må defineres (I PMBOK er dette fokusert i Initieringsfasen av et prosjekt). En løsning for å fikse det problemet og en tilnærming til å gjøre det må da opprettes (Planlegging). Den planen må da tas i bruk (Utføres) mens den spores for å sikre at den gjør hva den skal (Overvåking & Kontrollere). Prosjektet blir deretter distribuert, ytelsen evalueres og prosjektet er da over (Lukking).

det er essensen av prosjektledelsens livssyklus, som er vist i et enkelt prosjekts livssyklusdiagram nedenfor.

livssyklusfaser for prosjektledelse

Livssyklusen For Prosjektledelse

nedenfor går jeg inn i hvert livssyklusfase og forklarer hva som skjer i hver av de 5 fasene i prosjektledelse.

Initiere: Definere hva som må gjøres

Initiere, den første fasen av prosjektledelsen livssyklus, handler om sparker av et prosjekt med teamet ditt og med klienten, får sin forpliktelse til å starte prosjektet. Du samler all tilgjengelig informasjon sammen på en systematisk måte for å definere prosjektets omfang, kostnader og ressurser. Målet med initieringsfasen er å ta en løs kort av et prosjekt og definere det i forhold til hva den trenger å gjøre og oppnå for å lykkes.

det krever vanligvis å identifisere prosjektets interessenter og sørge for at de alle deler samme oppfatning av hva prosjektet er og er enige om business case-problemet som prosjektet prøver å løse. Det er også i prosjektets startfase at du bestemmer om det er mulig å levere business case. Som prosjektleder må du utføre tilstrekkelig forskning for å bestemme målene for prosjektet, og deretter foreslå en løsning for å oppnå dem. Når du er godkjent, går du videre til neste av prosjektfasene.

Viktige prosjektstyringstrinn for å starte et prosjekt:

• Lag Et Prosjekt Charter – hva er visjonen, målet og målene for dette prosjektet –
• Identifiser Omfanget Og Leveransen På høyt Nivå-hva er produktet eller tjenesten som må leveres?
• Gjennomføre En Mulighetsstudie – hva er det primære problemet og dens mulige løsninger?
• Ballpark de Høye kostnadene og opprett En Business Case – hva er kostnadene og fordelene med løsningen –
• Identifiser Interessenter – Hvem er personene dette prosjektet påvirker, hvordan og hva er deres behov?

Vanligvis for Prince2-eller PMI-metoder, er disse oppsummert i Et Prosjektinitieringsdokument (Pid), men i et byrå blir informasjonen vanligvis fanget i en innledende arbeidserklæring (SoW)som bare dekker initieringsfasen.

Planleggingsfase: Definere Hvordan du gjør det som må gjøres

etter godkjenning for å fortsette fra oppstart, kan du begynne prosjektplanlegging. Dette er uten tvil den mest kritiske av fasene av prosjektledelse. Får det galt, og du vil scupper sjansene for å levere prosjektet på tid og budsjett. Planlegging er der du definerer alt arbeidet som skal gjøres og lage veikart som du følger for resten av prosjektet for å komme deg dit. Det er i planleggingsfasen at du finner ut hvordan du skal utføre prosjektet og svare på spørsmålene—hva skal vi gjøre, hvordan skal vi gjøre det, når skal vi gjøre det, og hvordan vet vi når vi er ferdige?

På dette punktet i prosjektets livssyklus tar du målene for og utvider disse målene for å bestemme hvordan du skal oppnå dem. Det er verdt å holde evaluere disse målene med tre kriterier: Hva Er Mulig, Lidenskapelig og Gjennomgripende?

• Mulig-streb etter noe som er oppnåelig. Spør deg selv, samsvarer denne løsningen med budsjettet? Har teamet mitt muligheten til å gjøre dette? Har vi nok tid? Sette urealistiske mål er å sette deg opp for svikt.
• Passionate-Prosjekter er tøffe, så du vil ha et lag som er følelsesmessig engasjert i prosjektet. Spør deg selv, Er dette et prosjekt som teamet ditt kan være lidenskapelig om? Er det noe som kan bringe dem sammen for å samarbeide for å oppnå det samme målet? Selv om det kan være deres jobb å gjøre det du forteller dem å gjøre, kommer ingen til å investere i noe de ikke tror er verdt
• Gjennomgripende – har dette potensial til å bli en banebrytende suksess? Er dette noe som er en komplett løsning på problemet som ble gitt til deg,eller er det egentlig bare en midlertidig eller delvis løsning? Har det potensial til å bli bedre på, utviklet og bli en permanent måte å jobbe på?

jeg liker denne ‘3 P ‘ S Mållinsen’, men du kan også være kjent med prinsippet om Å sette KLARE mål. Dette er et nyttig rammeverk for å sikre at målene Er Samarbeidende, Begrensede, Merkbare og Raffinerbare. Les mer om DEM, og deres fordeler over SMART mål, her.

all planlegging strømmer inn i en prosjektplan og vanligvis en arbeidsoppgave som skisserer aktiviteter, oppgaver, avhengigheter og tidsrammer samt kostnader – de tre grunnleggende komponentene i planleggingsprosessen. I tillegg er det forsvarlig å utvikle en plan for ressurser, kvalitet, risiko, akseptkriterier, kommunikasjon og innkjøp.

Viktige prosjektstyringstrinn for planlegging av et prosjekt:

• Lag En Prosjektplan – Identifiser faser, aktiviteter, begrensninger og tidsplan og opprett en prosjekttidslinje med En Arbeidsnedbrytingsplan og Gantt – diagram
• Lag En Økonomisk Plan – Lag et prosjektbudsjett og kostnadsoverslag Og en plan for å møte dine maksimale kostnader, komplett med tildelinger på tvers av ressurser og avdelinger
• Lag En Ressursplan – Bygg et godt team, rekrutter og planlegg ressursene og materialene som trengs for å levere prosjektet
• lag en kvalitetsplan-sett Kvalitetsmål Og Tiltak
• opprett en risiko Plan – Identifiser mulige risikoer, forutsetninger, problemer og avhengigheter, tilordne en eier og utvikle en begrensningsplan for hvordan vil du unngå/overvinne dem
• Opprett En Akseptplan – Tilordne kriterier for hva som utgjør ‘ferdig’ og ‘levert’
• Opprett en Kommunikasjonsplan – List opp dine interessenter og planlegg kommunikasjonskritt
• Opprett En Innkjøpsplan – Finn eventuelle 3. parts leverandører som kreves og godta vilkår
• alt dette bør komme sammen i et prosjekt uttalelse av arbeid – opprette en uttalelse av arbeidsomfang dokument som skisserer parametrene for prosjektet for godkjenning
• Få godkjenning Av Arbeidsoppgaven din (Så) for å fortsette!

når du har planlagt, har du lagt grunnlaget for resten av prosjektledelsesfasene.

Utføring: Gjør et prosjekt skje

Dette er den delen av prosjektledelsens livssyklus hvor du endelig kommer til å utføre på din fantastiske prosjektplan—det er der planlegging blir omgjort til handling. Du tar med ressursene dine ombord, orienterer dem, setter grunnreglene og introduserer dem til hverandre. Deretter hopper alle inn for å utføre arbeidet som er identifisert i planen. Easy peasy.

som prosjektleder skifter du fra å snakke om et prosjekt og lage dokumentasjon for å få grønt lys til å fortsette med prosjektgjennomføringen – tto leder teamet og administrerer dem mot levering. Du vil bruke tiden din i orienteringer, møter og vurderinger for å lede teamet, og holde prosjektet på sporet når det beveger seg gjennom prosjektutviklingens livssyklus.

Viktige prosjektstyringstrinn for å utføre et prosjekt:

• Teamledelse – Lag en visjon for suksess og gjør det mulig for teamet å levere på det
• Opprette Oppgaver – klart definere hva som må gjøres og kriteriene for oppgaven
• Oppgavebriefing – Sikre at teamet er klart om hva de trenger å gjøre, ved når
• Klientadministrasjon – Arbeide Med klienten for å sikre at leveranser er akseptable
• kommunikasjon – sørg for at du informerer og oppdaterer de riktige personene Til Rett Tid gjennom riktig kanal

overvåking & Kontrollere: Å holde et prosjekt på rett spor

Dette er et av de tøffeste områdene i prosjektledelsessyklusen. Parallelt med prosjektgjennomføringen rapporterer du som prosjektleder ytelse og overvåker og kontrollerer prosjektet. Det betyr å overvåke prosjektets levetid for å sikre at prosjektet går i henhold til planen, og hvis det ikke er det, kontrollerer det ved å utarbeide løsninger for å få det tilbake på sporet. I virkeligheten overvåker og kontrollerer en prosjektleder et prosjekt på en eller annen måte gjennom alle prosjektets livssyklusfaser.

For Det første betyr det å sikre at du fanger opp dataene (vanligvis avledet fra timelister og oppgaver som er fullført) for å spore fremdriften effektivt mot den opprinnelige planen. For det andre betyr det å ta dataene og sammenligne oppgavens fullføring, budsjettforbruk og tidslinje tildelt i den opprinnelige planen. Ved å sammenligne planen mot faktiske forhold kan du fastslå om du når målene for tidslinje, kostnad, kvalitet og suksessberegninger.

Og når du innser at ting ikke helt kommer til å planlegge (de sjelden gjør det), er det å finne ut alternativene for å dreie prosjektet slik at det fortsatt leverer noe klienten er fornøyd med, samtidig som budsjettet, tidslinjen og kvalitetsbegrensningene møtes. Pro-tip: vanligvis betyr det å redusere omfanget!

viktige prosjektstyringstrinn for overvåking og styring av et prosjekt:

• Kostnad & Tidsstyring – Gjennomgå timelister Og utgifter for å registrere, kontrollere og spore mot prosjektets budsjett, tidslinje og oppgaver
• Kvalitetsstyring – Gjennomgå leveranser og sikre at de oppfyller de definerte akseptkriteriene
• Risikostyring – Overvåke, kontrollere, administrere og redusere potensielle risikoer og problemer
• Akseptstyring – Utfør brukerakseptstesting og opprett et gjennomgangssystem, sikre at at alle leveranser oppfyller kundens behov
• Endringsledelse – Når Prosjektet ikke går for å planlegge, administrere prosessen med akseptable endringer med klienten for å sikre at de er fornøyd med nødvendige endringer

Har du flyttet gjennom fire av prosjektfasene-nå er det på tide å gå videre til det siste trinnet i prosjektledelsens livssyklus: lukke et prosjekt.

Nedleggelse: Avslutte et prosjekt

i denne siste fasen av prosjektledelsens livssyklus er prosjektet ditt i hovedsak over, og jobben din som prosjektleder på prosjektet kommer til slutt. Men prosjektet er ikke over ennå-sjekk ut vår artikkel om hvordan du administrerer et prosjekt når det er over. På dette punktet, før alle glemmer, er det nyttig å holde et møte etter prosjektgjennomgang eller post-mortem for å diskutere styrker og svakheter eller prosjektet og teamet, hva som gikk galt og hva som ikke gikk så bra, og hvordan man kan forbedre seg i fremtiden. Dette kan være en av de mest givende stadiene av prosjektledelse, da det er en flott mulighet til å gjenkjenne og anerkjenne verdifulle teammedlemmer og feire suksessene.

viktige prosjektstyringstrinn for å lukke et prosjekt:

• Prosjektprestasjonsanalyse – dette er en samlet titt på hvor godt prosjektet ble styrt, og om de første estimatene av kostnader og fordeler var nøyaktige. Var det uforutsette risikoer? Hvilke problemer oppsto og hvor godt ble de behandlet? Har prosjektet blitt endret, og hvordan?
• Teamanalyse-gjorde alle det de ble tildelt å gjøre? Var de engasjerte og motiverte nok? Har de holdt seg grundig og ansvarlig? Var kommunikasjonen i teamet sunn og konstruktiv?
• Prosjektavslutning-Dokumentere oppgavene som trengs for å bringe prosjektets levetid til en offisiell slutt. Dette inkluderer å avslutte leverandøravtaler, signere kontrakter og levere all nødvendig prosjektdokumentasjon.
• Gjennomgang Etter Implementering-Skriv ned en formell analyse av suksesser og fiaskoer, og resulterende erfaringer og forslag til fremtiden. På slutten av hvert vellykket prosjekt vil du lære at rom for forbedring alltid forblir.

Konklusjon

prosjektets livssyklus er enkel, ikke sant? Nei, selvfølgelig ikke! Som de fleste ting i livet, prosjekter er komplekse og involverer et stort antall variabler, sammen med masse gråsone. Din livssyklusstyring i praksis kan se helt annerledes ut enn et annet byrå eller prosjektleders system. Likevel er mange av de underliggende konseptene som støtter trinnene i prosjektledelse de samme.