in 2011 gaven Amerikaanse bedrijven $110 miljard uit aan onderhoud, reparatie en exploitatie (MRO) materialen – artikelen variërend van gloeilampen tot reinigingsmiddelen tot moeren en bouten – en van die $110 miljard ligt ongeveer $12 miljard in de schappen en wordt nooit gebruikt.* Een studie uitgevoerd door Grainger ‘ s Consulting Services schat meer dan de helft van de VS. bedrijven zijn niet effectief beheren van hun MRO leveringen, waardoor ze met dode, verouderde en vooral, budget-draininginventaris.
dit is geen mooi beeld, maar een uitgelezen kans voor professionals op het gebied van facilitair onderhoud om kosten uit hun bedrijf te halen door een agressievere aanpak van voorraadbeheer. Onze bevinding is dat het verbeteren van voorraadbeheer processen kan helpen bedrijven te verminderen uitgaven met maar liefst 25 procent. Hoe weet u waar uw voorraadbeheer staat en waar het naartoe kan gaan? Om te helpen, onderzochten we meer dan 500 organisaties en identificeerden we drie primaire benaderingen van MRO – voorraadbeheer-opgeslagen, beheerd en leveraged.
uw benadering van voorraadbeheer ontwikkelen
voorraadbeheer is de meest basale benadering van MRO-voorraadbeheer. Het is voornamelijk reactief en items worden toegevoegd aan de inventaris voor het gemak of om stock-outs te voorkomen. Alle MRO-materialen worden beschouwd als een onherstelbare kosten en het management besteedt weinig aandacht aan hen, het kopen, opslaan en het uitgeven van voorraden aan werknemers op een ad-hoc manier.
Hoe ziet deze aanpak eruit in actie?
zeg dat u verantwoordelijk bent voor het onderhoud van de installaties in een fabriek. Op een dag is de transportband op een belangrijk onderdeel van de apparatuur defect. Het werk in dat gebied is gestopt en je besteedt het grootste deel van de dag het doorzoeken van de voorraadkamer voor een ontbrekende vervangende onderdeel en het bellen van Leveranciers proberen te vinden wat je nodig hebt.
wanneer u het onderdeel eindelijk hebt gevonden, koopt u een paar extra om in uw voorraadkamer te bewaren om hetzelfde probleem de volgende keer te voorkomen. Klinkt als een slimme beslissing, maar als dat deel is niet nodig voor meerdere jaren of wordt misplaatst in een overvolle berging, is de kans groot dat de extra inventaris (een investering) zal gewoon zitten op de plank ongebruikt.
nadat u deze cyclus meerdere keren hebt herhaald, begint u te beseffen dat uw proces niet werkt. Zonder controles op zijn plaats of gegevens om te begrijpen hoe vaak een item wordt gebruikt, kunt u de vraag niet voorspellen en de voorraad blijft groeien. Dit moedigt een stap in de richting van de volgende evolutie aan – een beheerde aanpak.
de Managed Approach to MRO Inventory
een managed approach helpt de kosten te beheersen door gebruik te maken van proces-en inventarisgegevens om de besluitvorming te vergemakkelijken. In deze aanpak worden MRO-materialen beschouwd als operationele uitgaven die actief kunnen worden beheerd en gecontroleerd.
de eerste stap op weg naar een beheerde aanpak is investeren in het opbouwen van de juiste gegevens. Gegevens is wat maakt MRO-inventaris beheersbaar; het helpt u uw vraag en gebruikspatronen te begrijpen, zodat u de voorraadniveaus kunt optimaliseren.
om de kwaliteit van uw gegevens te testen, kiest u een item en kijkt u of u antwoorden kunt geven op basisvragen, zoals:
- Wat is het en waar kun je het vinden?
- wanneer wordt het gebruikt en hoeveel ervan is nodig?
- Waarom is het op voorraad en wie levert het?
hoe meer van deze vragen U kunt beantwoorden, hoe effectiever uw voorraadbeheerprogramma zal zijn.
u moet ook de processen die u gebruikt om MRO-materialen te beheren, verder definiëren, inclusief hoe u de inventaris opslaat, verbruikt, analyseert en herstelt. Het standaardiseren van deze processen en ervoor te zorgen dat ze consequent worden uitgevoerd zal u kwaliteit inventaris gegevens en verhoging van de efficiëntie.
laten we teruggaan naar ons voorbeeld in een fabriek. Na te veel spoedorders en ontbrekende voorraden wijs je een faciliteitenmanager aan om het magazijn te organiseren en te labelen en te helpen toezicht te houden op de MRO-inventaris. Werknemers zijn verplicht om te registreren welke leveringen ze nemen, en alle verzoeken voor nieuwe items moeten worden goedgekeurd. Door het bijhouden van gebruiksgegevens, is de manager in staat om te identificeren welke handschoenen medewerkers het vaakst gebruiken en houden een passende voorraad bij de hand. Uit de gegevens blijkt ook dat veiligheidsbrillen overvol zijn, waardoor bestellingen worden verminderd en de groei van onnodige voorraad wordt vertraagd.
hoewel de beheerde aanpak effectief is, kunnen sommige werknemers het gevoel hebben dat de controles hen vertragen, zodat ze hun eigen “privé” inventaris maken. Na verloop van tijd, spanning kan opbouwen als het proces breekt en gegevens onbetrouwbaar wordt geacht. Dit stimuleert de verschuiving naar een leveraged aanpak.
de Leveraged benadering van de MRO-inventaris
Leveraged-de optimale aanpak-beschouwt de MRO-inventaris als een strategische component van het bedrijf en een investering met realiseerbare waarde. Deze aanpak vereist dat materialen worden georganiseerd en uitgegeven op een gedisciplineerde manier, maar vooral, deze aanpak vereist het creëren van verantwoording en het verstrekken van een reden om actie te ondernemen.
verantwoordelijkheid wordt gecreëerd wanneer relevantie, invloed en incentive allemaal samenkomen, maar een organisatie kan niet verwachten dat deze drie elementen bij elkaar worden gebracht voor elke rol die met MRO-materialen gemoeid is. Een verbeterd voorraadbeheer kan bijvoorbeeld relevant zijn voor een beheerder van een opslagruimte, maar een gebrek aan invloed verhindert dat de beheerder veranderingen implementeert. Een onderhoudsmanager kan een hoge mate van invloed hebben, maar geen stimulans om te verminderen voor de waarde van materialen in voorraad. Om deze gefragmenteerde verantwoordingsplicht te overwinnen, creëren veel organisaties een cross-functioneel team dat verantwoordelijk is voor alle elementen van voorraadbeheer, of stellen ze een rol vast die uitsluitend is gekoppeld aan voorraadbeheer.
laten we het voorbeeld van de plantvloer opnieuw bekijken. Om verantwoording te creëren, verzamel je een team uit de hele fabriek dat verantwoordelijk is voor voorraadbeheer. Het team werkt tegen een scorecard van de prestaties metrics zoals stock – out frequentie, fulfillment rate, en het percentage van de inactieve inventaris. Tijdens een routine inventarisaudit komt een teamlid extra verfbenodigdheden tegen die overblijven van een recente upgrade van faciliteiten en neemt contact op met de leverancier om de materialen terug te sturen in ruil voor een tegoed. Als dit soort activiteit wordt een deel van uw voorraadbeheer routine, je begint te zien vooruitgang in uw inventaris prestaties metrics en een verbetering van de bottom line van uw bedrijf.
breng uw voorraadbeheer naar een hoger niveau
of u nu grip hebt op uw MRO-inventaris of overbelast bent, het is belangrijk om uw MRO-uitgaven te zien als een strategische beslissing en niet als een uitputting van uw middelen. Het begrijpen van uw huidige benadering van voorraadbeheer en het omarmen van kleine, geleidelijke veranderingen zal tijd vergen, maar uw investering vooraf zal de toekomstige besparingen voor uw organisatie zeker waard zijn. Het hebben van de juiste gegevens en processen zal u helpen de beslissingen te nemen die nodig zijn om de bottom line positief te beïnvloeden.