ik weet dat er een miljoen en een verschillende manieren zijn om uw dagelijkse taken te beheren met behulp van technologie. En hoewel ik meestal een gezonde waardering heb voor digitale oplossingen, ben ik altijd iemand geweest die mijn to-do lijst beheert met goede oude pen en papier. Niet alleen helpt het me echt efficiënt tijdens mijn drukke business school dagen, prioriteren mijn taken, en werken, zelfs als ik geen celgegevens, maar er is letterlijk niets meer bevredigend dan het oversteken van een voltooide taak uit een werkelijke to-do lijst.
Als u problemen hebt gehad met het vinden van een organisatiesysteem dat voor u werkt, of als u gewoon wilt proberen de digitale rommel weg te gooien en terug te gaan naar de basis, dan raad ik u aan om deze methode een kans te geven! Hier is hoe het te doen.
haal een echte, Hard Copy Planner
uiteraard is de eerste stap om dit te doen het verkrijgen van de tools die voor u werken. Het is belangrijk om een hard copy planner te gebruiken die past bij uw organisatie-en werkstijl. Bijvoorbeeld, Ik gebruik Poppin planners omdat ze een wekelijks schema aan de linkerkant en gelinieerd papier aan de rechterkant, ze passen in mijn tas, en ze zijn vrij goedkoop.
ik vind het leuk om de hele week op één pagina te zien, maar als je van een ander type weergave houdt, kijk dan eens naar Moleskine, die veel verschillende formaten heeft, of—als je ook analoog wilt zijn met je winkelen—ga naar je lokale Barnes & Noble en blader door de enorme selectie totdat je de juiste pasvorm vindt.
Maak een lijst van al uw Top Commitments voor de Week
ik begin altijd met een lijst van alle belangrijke verplichtingen die ik heb op mijn wekelijkse schema, gewoon zodat ik een idee kan krijgen van wat ik nodig heb om te plannen rond. Ik wil zowel persoonlijke als professionele taken en evenementen op te nemen om echt een volledig beeld te krijgen voor de week.
bijvoorbeeld, als ik me moet voorbereiden op een grote vergadering op woensdag, maar moet stoppen met werken om 18.00 uur op dinsdag om een verjaardagsdiner bij te wonen, dan Weet ik dat ik waarschijnlijk tot laat zal moeten werken op maandag.
schrijf en prioriteer uw taken
zodra ik begonnen ben met het invullen van de agenda met mijn belangrijkste verplichtingen, verdeel ik de papieren kant van mijn planner in vier vakken, waarbij het vak rechtsboven belangrijke/niet-dringende taken vertegenwoordigt, het vak linksboven belangrijke/dringende taken en de twee onderste vakken onbelangrijke/niet-dringende en onbelangrijke/dringende taken vertegenwoordigen.
dan schrijf ik alle taken uit die ik voor de week moet uitvoeren, en zorg ervoor dat ik ze in het bijbehorende vakje vermeld. Bijvoorbeeld, ” pay credit card bill “gaat altijd in de belangrijke/dringende doos, terwijl” koop winterjas ” is in belangrijke/niet-dringende.
dit functioneert als een ingebed prioriteitssysteem, omdat het me dwingt te bepalen waar ik aan moet werken en wanneer.
het is ook cruciaal voor het aanroepen van de taken die onbelangrijk/urgent zijn, die ik vaak zal prioriteren boven belangrijke, lange termijn items als ik niet voorzichtig ben. Ik werk bijvoorbeeld aan drie lange-termijn onderzoekspapers dit semester, die nooit zo dringend lijken als iets dat morgen moet gebeuren en gemakkelijk kunnen verdwalen in het lawaai van een volledige to-do lijst. Dit prioriteitssysteem dwingt me om het werken aan de papers als belangrijk te erkennen en ze van tevoren te schrijven.
Maak een dagelijkse planning (en voeg Down Time toe)
al deze wekelijkse planning is leuk, maar hoe helpt dit me om uit te vinden wat ik op een bepaalde dag moet doen? Elke ochtend trek ik een leeg stuk papier (Ik gebruik Wit printerpapier, maar je kunt ook een notebook krijgen als je het proces een beetje wilt classificeren) en doe drie dingen.
eerst schrijf ik de tijden van de dag uit van 8.00-23.00 uur in stappen van 30 minuten en zet ik alle vergaderingen, lessen en persoonlijke verplichtingen in die ik heb. Dan, ik kijk naar mijn wekelijkse planner en trek de taken die ik wil die dag te voltooien, in een poging om ervoor te zorgen om ten minste één item uit elk van mijn vier dozen te trekken. Tot slot, ik slot alle taken in mijn agenda, het invullen van de tijd rond de vergaderingen.
aangezien taken meestal langer duren om te voltooien in de praktijk, mijn vuistregel is om de begroting 1,5 keer de hoeveelheid tijd die ik denk dat ik nodig zal hebben, gewoon om ervoor te zorgen dat ik kan alles in te passen. Ik zorg er ook altijd voor om te bouwen in down time in de vroege avond en een uur om naar de sportschool te gaan, die beide Ik nodig heb om mijn geestelijke gezondheid te behouden!
Cross Things Off
Dit is mijn favoriete deel van het proces: taken afhalen wanneer ik ze afmaak. Ik hou van het gebruik van gekleurde pennen, gewoon om dingen een beetje leuker te maken. Ik meestal bijhouden van mijn dagelijkse schema en kruis dan alle items uit mijn wekelijkse to-do lijst aan het einde van elke dag.
onvoltooide Items
aan het einde van de week is het belangrijk om ervoor te zorgen dat onvoltooide items worden overgedragen naar toekomstige weken, zodat ze niet door de mazen glippen. Op zondagavond, ik meestal zitten met een rode pen en doorstrepen onvoltooide items een voor een als ik besluit of ze “annuleren” of verplaatsen ze naar toekomstige weken. Een van de schoonheden van een papieren planner is dat je echt taken kunt pushen waar je geen tijd voor hebt, omdat je ze kunt schrijven waar je maar wilt—Ik heb eigenlijk net mijn “holiday shopping” lijn verplaatst naar de eerste week van December omdat ik weet dat ik er tot dan geen tijd voor heb.
ik weet dat dit proces ingewikkeld klinkt, maar het Besteden van slechts 20 minuten per dag aan planning kan helpen u uren te besparen. Ik weet dat ik ben vooral gevoelig voor het verspillen van korte blokken (bijv., 30 minuten tussen de lessen) als ik niet heb nagedacht over wat ik wil doen, maar als ik mijn schema al heb gemaakt, dan hoef ik geen twee keer na te denken over wat ik moet doen met mijn tijd.
hoop dat dit je helpt om wat beslismoeheid kwijt te raken en meer dingen gedaan te krijgen.