prawie każdy projekt, nad którym pracujemy, współpracuje obecnie. Restaurator może pracować ze swoimi pracownikami i publicystami nad opracowaniem i reklamą nowego menu. Wedding planner może współpracować z kwiaciarniami i koordynatorami miejsca, aby czyjś wymarzony ślub się spełnił. Potrzebujesz sposobu koordynowania zadań, łatwego komunikowania statusu i synchronizacji z zespołem bez opuszczania ulubionych narzędzi.
w następnej wersji SharePoint możesz dodać funkcje zarządzania zadaniami, aby ulepszyć dowolną witrynę zespołu, dzięki czemu możesz organizować, planować i śledzić zadania oraz komunikować terminy, wszystko w tym samym miejscu, w którym przechowujesz dokumenty i notatki. Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest kliknięcie na ” pracujesz nad terminem?”kafelek na stronie głównej nowej witryny.
to daje kilka narzędzi, które pomogą Ci w pracy:
- Lista zadań do przechwytywania działań, zadań i terminów
- kalendarz do śledzenia ważnych spotkań i wydarzeń oraz
- podsumowanie projektu na stronie głównej, aby utrzymać zespół w pętli
szybkie przechwytywanie pracy i terminów za pomocą listy zadań
szybkie tworzenie zadania w następnej wersji SharePoint jest równie łatwe zapisywanie w dół szybkiej listy zadań na notatniku. Na nowej liście zadań kliknij „Edytuj tę listę”, aby załadować listę w siatce podobnej do Excela. Ten widok pozwala szybko uchwycić kilka zadań, a jeśli chcesz, datę i osoby, do których są przypisane. Możesz nawet skopiować i wkleić bezpośrednio do listy zadań z programu Excel.
ten tryb zapewnia elastyczność organizowania listy według własnego uznania. Jeśli chcesz podzielić większy element roboczy na mniejsze zadania, możesz utworzyć hierarchię za pomocą wcięcie/outdent ze Wstążki zadań, tak jak w programie Microsoft Word lub Outlook. Jeśli nastąpią zmiany, możesz zmienić kolejność zadań za pomocą przeciągania i upuszczania lub przycisków przesuń w górę i przesuń w dół ze Wstążki.
zapomniałeś dodać zadanie, które należy wykonać między dwoma innymi? Wystarczy kliknąć Wstaw i dodać go bezpośrednio w środku.
w miarę postępów w planowaniu zauważysz, że spóźnione zadania, które nie są ukończone, są podświetlone na Czerwono. Możesz szybko oznaczyć zadania jako ukończone, klikając pole wyboru.
na koniec, na górze strony, znajdziesz interaktywną oś czasu, aby dać ci wizualną reprezentację najważniejszych zadań i kamieni milowych. Daje to wszystkim zaangażowanym przegląd harmonogramu projektu na wysokim poziomie. Każde zadanie z datami można dodać do osi czasu, klikając „Dodaj do osi czasu” na wstążce lub objaśnienie zadania.
dzięki liście zadań łatwo jest zorganizować pracę, którą twój zespół musi wykonać i zobaczyć, jak sobie radzisz.
komunikowanie statusu projektu w skrócie
Lista zadań jest świetna dla osoby kierującej projektem, ale wszyscy inni odwiedzający witrynę (członkowie zespołu, interesariusze) potrzebują natychmiastowego wglądu w status projektu. W tym celu mamy Podsumowanie projektu na stronie głównej witryny, co ułatwia komunikowanie zarówno planu wysokiego poziomu, jak i szczegółów nadchodzących zadań i wydarzeń.
Podsumowanie projektu zawiera odliczanie liczby dni do następnego ważnego etapu na osi czasu i dwa widoki, między którymi można obracać. Pierwszy Widok to oś czasu listy zadań, która daje przypadkowym interesariuszom wysoki przegląd tego, gdzie rzeczy zmierzają.
druga to lista nadchodzących terminów zadań i wydarzeń w kalendarzu, która daje ludziom, którzy potrzebują konkretnych szczegółów, dobry obraz kolejnych kroków.
więc każdy, kto wejdzie na stronę, będzie miał dobry obraz na wysokim poziomie, jak sprawy się mają i nad czym ludzie powinni pracować.
dostęp wszędzie
jeśli jesteś podobny do nas, musisz pozostać produktywny, gdy jesteś w podróży. Dzięki kolejnej wersji SharePoint na preferowanym urządzeniu mobilnym możesz być zawsze na bieżąco. Przesuń linię czasu, aby zobaczyć, dokąd zmierza Plan.
możesz także aktualizować listę zadań, przechodząc przez hierarchię, szybko oznaczając ukończone zadania lub edytując inne pola zadań w formularzu.
rosnąc wraz z Twoimi potrzebami
Lista zadań to świetne miejsce do zorganizowania pracy zespołu, ale czasami zakres projektu wzrośnie do czegoś większego, co wymaga większego poziomu kontroli, struktury i raportowania. W takich przypadkach można otworzyć listę zadań w programie Microsoft Project 2013. Kliknij przycisk „Otwórz w projekcie” na wstążce, aby uzyskać świetne funkcje raportowania i jeszcze wyższy poziom organizacji do śledzenia harmonogramu i terminów projektu, a zapisanie w projekcie zsynchronizuje zmiany bezpośrednio z listą, aby wszyscy mogli je udostępnić. Zostanie to omówione bardziej szczegółowo w nadchodzącym poście.