the 12 Billion Dollar Question: How Is Your Facility Managing MRO Inventory?

em 2011, as empresas norte – americanas gastaram 110 mil milhões de dólares em materiais de manutenção, reparação e operação (MRO) – itens que vão desde lâmpadas a produtos de limpeza a porcas e parafusos-e desses 110 mil milhões de dólares, aproximadamente 12 mil milhões de dólares estão em prateleiras e nunca são usados.* Um estudo conduzido pelos serviços de consultoria de Grainger estima mais da metade dos EUA. as empresas não estão a gerir eficazmente os seus fornecimentos de OPR, deixando-as com um inventário morto, obsoleto e, mais importante ainda, esgotante do orçamento.

esta não é uma imagem bonita, mas uma rica oportunidade para os profissionais de manutenção de instalações para tirar os custos de seu negócio através de uma abordagem mais agressiva para a gestão de inventário. A nossa conclusão é que melhorar os processos de gestão de inventário pode ajudar as empresas a reduzir os gastos em até 25 por cento. Como você sabe onde sua gestão de inventário está e para onde ele pode ir? Para ajudar, pesquisamos mais de 500 organizações e identificamos três abordagens primárias para a gestão de inventário MRO – stocked, managed, and leveraged.

a evolução da sua abordagem à gestão de inventários

o stock é a abordagem mais básica para a gestão de OPR. É principalmente reativo e itens são adicionados ao inventário por conveniência ou para evitar stock-outs. Todos os materiais MRO são considerados como um custo irrecuperável e a gestão presta pouca atenção a eles, compra, armazenamento e emissão de suprimentos para os funcionários de uma forma ad-hoc.

Como É esta abordagem em acção?Digamos que é responsável pela manutenção das instalações numa fábrica. Um dia, a correia transportadora numa peça chave do equipamento avariou. O trabalho nessa área é interrompido e você passa a maior parte do dia vasculhando o armazém para uma peça de substituição em falta e chamando vendedores tentando encontrar o que você precisa.Uma vez que você finalmente localizar a peça, você compra alguns extras para manter em seu armazém para evitar o mesmo problema da próxima vez. Soa como uma decisão inteligente, mas se essa parte não é necessária por vários anos mais ou fica deslocado em um depósito transbordante, as chances são o inventário extra (um investimento) vai apenas sentar na prateleira não utilizado.Depois de repetir este ciclo várias vezes, você começa a perceber que seu processo não está funcionando. Sem controles no local ou dados para entender com que frequência um item é usado, você não pode prever demanda e inventário continua a crescer. Isto incentiva um movimento em direção à próxima evolução – uma abordagem gerenciada.

a abordagem gerida do inventário MRO

uma abordagem gerida ajuda a controlar os custos através da utilização de dados de processo e inventário para ajudar na tomada de decisões. Nesta abordagem, as OPR são consideradas uma despesa operacional que pode ser gerida e controlada activamente.

o primeiro passo para uma abordagem gerida é investir na construção dos dados certos. Os dados são o que faz o inventário MRO gerenciável; ele ajuda você a entender a sua demanda e padrões de uso para que você possa otimizar os níveis de inventário.

para testar a qualidade dos seus dados, escolha um item e veja se pode fornecer respostas a perguntas básicas, tais como::

• o que é e onde você pode encontrá-lo?
• quando é utilizado e de que quantidade é necessário?
• por que é armazenado e quem o fornece?

quanto mais perguntas puder responder, mais eficaz será o seu programa de gestão de inventário.

também terá de definir melhor os processos que utiliza para gerir os materiais MRO, incluindo a forma como armazena, consome, analisa e recupera o inventário. Padronizar esses processos e garantir que eles são realizados de forma consistente irá fornecer-lhe dados de inventário de qualidade e aumentar a eficiência.Vamos voltar ao nosso exemplo numa fábrica. Depois de muitas encomendas de pressa e falta de suprimentos, você atribui um gerente de instalações para organizar e rotular o armazém e ajudar a supervisionar o inventário MRO. Os funcionários são obrigados a registrar que Suprimentos eles levam, e todos os pedidos de novos itens devem ser aprovados. Ao rastrear os dados de uso, o gerente é capaz de identificar quais Luvas os funcionários usam mais frequentemente e manter um estoque apropriado na mão. Os dados também mostram que os óculos de segurança estão lotados demais, por isso as encomendas são reduzidas e o crescimento de inventário desnecessário é retardado.Embora a abordagem gerida seja eficaz, alguns empregados podem sentir que os controlos os atrasam, por isso criam o seu próprio inventário “privado”. Ao longo do tempo, a tensão pode ser construída à medida que o processo se desmorona e os dados são considerados não confiáveis. Isto encoraja a mudança para uma abordagem alavancada.

a abordagem alavancada do inventário MRO

Leveraged – a abordagem ideal – considera o inventário MRO como uma componente estratégica da empresa e um investimento com valor recuperável. Esta abordagem exige que os materiais sejam organizados e emitidos de uma forma disciplinada, mas, mais importante, esta abordagem requer a criação de responsabilidade e fornecer uma razão para tomar medidas.

responsabilidade é criada quando a relevância, influência e incentivo todos convergem, mas uma organização não pode esperar reunir estes três elementos para cada papel envolvido com materiais MRO. Por exemplo, uma melhor gestão de inventário pode ser relevante para um gerente de armazém, mas a falta de influência impede o gerente de implementar a mudança. Um gerente de manutenção pode ter um alto grau de influência, mas nenhum incentivo para reduzir o valor dos materiais mantidos em estoque. Para superar esta responsabilidade fragmentada, muitas organizações criam uma equipe multifuncional responsável por todos os elementos da Gestão de inventário, ou estabelecer um papel vinculado exclusivamente à gestão de inventário.Mais uma vez, vamos revisitar o exemplo do chão da planta. Para criar Responsabilidade, você reúne uma equipe de toda a planta responsável pela gestão do inventário. A equipe trabalha contra um scorecard de métricas de desempenho, como frequência de estoque-out, taxa de realização, e por cento do estoque inativo. Durante uma auditoria de inventário de rotina, um membro da equipe encontra suprimentos extras de pintura deixados de uma recente modernização de instalações e contata o fornecedor para devolver os materiais em troca de um crédito. À medida que este tipo de atividade se torna parte de sua rotina de gerenciamento de inventário, você começa a ver progresso em suas métricas de desempenho de inventário e uma melhoria para a linha de fundo de sua empresa.

leve a sua gestão de inventário para o próximo nível

se tem actualmente uma pega no seu inventário MRO ou se está sobrecarregado, é importante olhar para a sua MRO gastar como uma decisão estratégica e não como um dreno nos seus recursos. Compreender a sua abordagem atual para a gestão de inventário e abraçar pequenas mudanças graduais vai levar tempo, mas o seu investimento inicial vai valer bem a poupança futura para a sua organização. Ter os dados e processos certos no lugar irá ajudá-lo a tomar as decisões necessárias para impactar positivamente o resultado final.Então, quanto dos 12 mil milhões de dólares vai colocar de volta no seu negócio?