projektplan

Projektplaneringsvillkor

innan vi dyker in i hur man planerar ett projekt hjälper det att känna till några av de villkor som du kommer att stöta på. Här är en lista över allmänna termer som du kommer att stöta på i den här guiden.

• Deliverable: resultaten av ett projekt, såsom en produkt, tjänst, rapport, etc.
• intressent: alla med ett intresse i projektet—projektledare, projektsponsor, teammedlemmar, kunder etc.
• uppgifter: Små jobb som leder till den slutliga leveransen.
• milstolpe: slutet på en projektfas och början på nästa.
• resurser: allt du behöver för att slutföra projektet, till exempel personal, leveranser, material, verktyg, människor och mer.
• Budget: uppskattning av den totala kostnaden för att slutföra ett projekt.
• spårning & övervakning: samla in projektdata och se till att det återspeglar de resultat du planerat för.

Projektplaneringssteg

nu ska vi ta dig igenom de viktigaste projektplaneringsstegen:

1. skissera Business Case
2. definiera Projektomfång
3. Ställ in mål & mål
4. skissera resultat
5. skapa ett projektschema
6. tilldela uppgifter till ditt Team
7. bedöma Risk
8. rapportera dina framsteg

genom att följa dessa Projektplaneringssteg steg kommer du att klargöra vad du behöver uppnå, utarbeta de processer du behöver för att komma dit och utveckla en handlingsplan för hur du ska ta detta framåt.

beskriv Business Case

om du har ett projekt finns det en anledning till det—det är ditt business case. Affärsfallet beskriver orsakerna till att projektet initieras, dess fördelar och avkastningen på investeringen. Om det finns ett problem som löses, beskrivs det problemet här. Affärsfallet kommer att presenteras för dem som fattar beslut i din organisation, förklarar vad som måste göras och hur. Om det godkänns har du ett projekt.

Möt med intressenter

varje projekt har intressenter, de som har ett egenintresse i projektet. Från de som tjänar på det, till de som är ansvariga för dess framgång. Därför måste all projektplanering identifiera vilka dessa intressenter är, från kunder till tillsynsmyndigheter. Möte med dem är avgörande för att få en bättre bild av vad projektet är och vad som förväntas av den slutliga leveransen.

definiera projektets omfattning

det hänvisar till det arbete som krävs för att uppnå projektmålen och generera de nödvändiga resultaten. Projektets omfattning bör definieras och organiseras av en Work breakdown structure (WBS). Därför inkluderar projektomfånget vad du måste göra i projektet (leveranser, delleveranser, arbetspaket, aktiviteter, uppgifter), men också vad som inte är viktigt. Det senare är viktigt, för att veta vad som inte är hög prioritet hjälper till att undvika omfattning krypning; det vill säga att använda värdefulla resurser för något som inte är nyckeln till ditt projekts framgång.

Ställ in mål & mål

mål och mål är olika saker när det gäller att planera ett projekt. Mål är de resultat du vill uppnå och är vanligtvis breda. Mål är å andra sidan mer specifika; mätbara åtgärder som måste vidtas för att nå ditt mål. När du planerar ett projekt kommer målen och målen naturligtvis från affärsfallet, men i detta skede går du in i mer detalj. På ett sätt finjusterar du de mål som anges i affärsfallet och skapar uppgifter som är tydligt definierade. Dessa mål och mål samlas i en projektcharter, som du kommer att använda under hela projektets livscykel.

Outline-resultat

ett projekt kan ha många resultat. En leverans kan vara en vara, tjänst eller ett resultat som behövs för att slutföra en uppgift, process, fas, delprojekt eller projekt. Till exempel är den slutliga leveransen orsaken till projektet, och när denna leverans har producerats är projektet slutfört. Som definieras i projektets omfattning består ett projekt av delprojekt, faser, arbetspaket, aktiviteter och uppgifter, och var och en av dessa komponenter kan ha en leverans. Det första du ska göra är att bestämma vad den slutliga leveransen är och hur du vet att kvaliteten uppfyller dina intressenters förväntningar. När det gäller de andra leveranserna i projektet måste de också identifieras och någon i teamet måste vara ansvarig för deras framgångsrika slutförande.

skapa ett projektschema

projektschemat är vad allt hänger på. Från dina uppgifter till din budget är allt definierat av tiden. Scheman består av att samla alla uppgifter som behövs för att nå din slutliga leverans och ställa in dem på en tidslinje som slutar vid din deadline. Detta kan göra ett orubbligt jobb framåt, varför scheman delas upp i faser, indikerade av milstolpar, som markerar slutet på en projektfas och början på nästa.

tilldela uppgifter

planen är inställd, men den finns fortfarande i abstrakt tills du tar uppgifterna på ditt schema och börjar tilldela dem till ditt team. Därför måste du montera ett team som har de färdigheter och erfarenheter som behövs för att slutföra projektet. Deras roller och ansvar måste vara tydligt definierade, så de vet vad de ska göra. Sedan, när du tilldelar dem uppgifter från din plan, bör de vara tydliga, med anvisningar och all relaterad dokumentation som de behöver för att utföra uppgifterna.

bedöma Risk

varje projekt har en viss risknivå. Det finns flera typer av risker såsom omfattning risk, tekniska risker och schema risk, bland andra. Även om din projektplan är grundlig kan interna och externa faktorer påverka projektets tid, kostnad och omfattning (trippelbegränsning). Därför måste du betrakta din planering som flexibel. Det finns många sätt att förbereda sig för risk, till exempel att utveckla en förändringshanteringsplan, men för närvarande är det viktigaste att följa dina framsteg under hela genomförandefasen genom att använda projektstatusrapporter och/eller projektplaneringsprogramvara för att övervaka risken.

rapportera dina framsteg

ditt slutliga mål är att säkerställa ett framgångsrikt projekt för dina intressenter. De är investerade och kommer inte att vara nöjda med att vrida tummen tills projektet går sin kurs. Genom att bygga en Work breakdown structure (WBS) under projektplaneringsfasen kan du bryta ner projektet för dem så att de förstår hur din projektplan kommer att genomföras. Att hålla intressenterna informerade är viktigt för att hantera sina förväntningar och se till att de är nöjda. Att ha regelbundna möten där du presenterar lägesrapporter är ett bra sätt att visa dem att allt går framåt som planerat och att sätta in eventuella frågor eller problem de kan ha.

hur ProjectManager.com hjälper till med dina projektplaner

projektplanering programvara är ett verktyg som hjälper till att planera, organisera och hantera schemat och resurser som behövs för att slutföra ett projekt. Ett av de vanligaste projekthanteringsverktygen är Microsoft Project, men ProjectManager.com är ett av de bästa alternativen för projektplanering. ProjectManager.com är en prisbelönt projektledning programvara som organiserar projekt från planering till färdigställande. Registrera dig för en gratis 30-dagars provperiod och följ med för att bygga en grundlig projektplan som täcker varje detalj.

Lista dina uppgifter för Planen

uppgifter är byggstenarna i alla projekt och början på en plan är att identifiera alla uppgifter som leder till din slutliga leverans.

öppna verktyget för att lägga till dina uppgifter i Gantt-diagrammet eller någon av de andra flera projektvyn. Du kan importera en uppgiftslista från valfritt kalkylblad eller använda en av våra mallar för att komma igång.

Lägg till varaktighet och kostnader för aktiviteter

varje uppgift har en uppskattad varaktighet, vilket är den tid det tar att slutföra den. De kommer också att kräva en viss finansiering, som måste samlas in för att formulera din plan.

Lägg till start-och slutdatum för varje aktivitet i Gantt och de fyller i en projekttidslinje så att du kan se hela projektet på ett ställe. Det finns också en kolumn för uppgiftskostnader.

Länkberoende uppgifter

uppgifter är inte alltid separata från varandra. Ofta kan man inte starta eller stoppa förrän en annan har startat eller slutat. Det kallas ett uppgiftsberoende och måste noteras i din plan.

länka beroende uppgifter genom att dra den ena till den andra. En streckad linje indikerar att de är länkade, så du håller dig medveten om det faktum och kan undvika flaskhalsar senare i projektet.

ange milstolpar & baslinje

en milstolpe indikerar slutet på en fas och början på en annan, vilket hjälper till med spårning och moral. Baslinjen ställer in din plan så att du kan jämföra den med faktiska framsteg.

det finns ett filter på Gantt som automatiskt ställer in baslinjen, så att du kan använda den för att spåra dina faktiska framsteg mot planen. Baslinjen kan också låsas med ett klick.

ombord Team & tilldela

att få laget och verktyget tillsammans är hur en projektplan blir aktualiserad. Ju enklare och sömlös denna övergång desto snabbare kommer du att arbeta med projektet.

Bjud in ditt team från programvaran och det genererar ett e-postmeddelande med en länk. När de följer den länken är de i och har tillgång till de verktyg de behöver för att hantera sina uppgifter.

övervaka framsteg & rapportera till intressenter

att hålla reda på dina framsteg och sedan uppdatera intressenter är både hur du håller dig på rätt spår och hanterar dina intressenters förväntningar.

se framsteg som det händer på vår instrumentpanel i realtid, som beräknar data och visar den över sex projektmått. Rapporter kan filtreras och delas för en djupdykning i dessa siffror.

justera planen efter behov

ingen plan förblir densamma under ett projekt. Saker händer och förändringar krävs. Att enkelt kunna redigera din plan är därför nyckeln till projektplanering.

redigera din plan på Gantt med en enkel dra och släpp. Flytta det gamla datumet till det nya datumet och inte bara är den uppgiften fast, men alla påverkade uppgifter uppdateras också automatiskt.

ProjectManager.com är en prisbelönt programvara som hjälper chefer att planera och hjälper team att organisera sig. Gantt-diagram styr alla aspekter av din projektplan från schemaläggning till tilldelning av uppgifter och till och med övervakning av framsteg. Flera projektvyer ger insyn i arbetsflödet och ger alla de verktyg de behöver för att vara som bäst.

redo att göra din plan? Försök ProjectManager.com idag med denna gratis 30-dagars provperiod.

projektledaren ansvarar för att ta fram projektplanen, och även om du inte kan göra allt innehåll själv, kommer du att vara den som slår nycklarna för att skriva ut allt. Använd mallar där du kan spara tid. Ladda ner vår gratis projektplanmall och skriv din plan i dubbel snabb tid!

Vad är syftet med en projektplan?

syftet med en projektplan är att fungera som vägledning för genomförande-och kontrollfaserna. Projektplanen innehåller all information som behövs för genomförandefasen, såsom projektets mål, mål, arbetsomfång, milstolpar, risker och resurser. Sedan hjälper denna information projektledare att övervaka och kontrollera projektets framsteg.

vi planerar i början att spara tid senare. En bra projektplan innebär att du inte behöver oroa dig för om projektdeltagarna kommer att vara tillgängliga på rätt datum—för att du har planerat att de ska vara det. Du behöver inte oroa dig för hur du betalar dessa fakturor-du har planerat din ekonomiska process. Du behöver inte oroa dig för om alla är överens om hur ett kvalitetsresultat ser ut—du har redan planerat vilka kvalitetsåtgärder du ska använda.

en bra projektplan beskriver de processer som alla förväntas följa, så det undviker mycket huvudvärk senare. Om du till exempel anger att uppskattningar kommer att utarbetas av ämnesexperter baserat på deras bedömning, och det är godkänt, kan ingen senare klaga på att de ville att du skulle använda en annan uppskattningsteknik. De har känt affären sedan starten.

planering effektiviserar görandet.

projektplaner är också mycket användbara för att övervaka framstegen. Du kan gå tillbaka till dem och kontrollera vad du sa att du skulle göra och hur, jämföra det med vad du faktiskt gör. Detta ger dig en bra verklighetskontroll och gör att du kan ändra kurs om du behöver, vilket ger projektet tillbaka på rätt spår.

verktyg som dashboards kan hjälpa dig att se till att ditt projekt fortsätter enligt plan. ProjectManager.com har en instrumentpanel i realtid som uppdateras automatiskt när uppgifterna uppdateras.

elementen i en projektplan

projektplaneringsprocessen som redan diskuterats skrapar bara ytan på vad som är en djup brunn av metoder som skapats för att styra ditt projekt. De börjar med dialog-talar till intressenter, Team, et al.

leveransen för din planeringsfas är ett dokument som heter projektplanen. En Guide till Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – femte upplagan säger att projektplanen består av massor av dotterplaner. Dessa inkluderar:

• en plan för hantering av personalresurser i teamet både när det gäller tillgänglighet och färdigheter
• en plan för hantering av kostnader och budgeteringselementen i projektet inklusive eventuella upphandlingar eller leverantörsuppdrag du kan ha
• en kommunikationsplan som anger vem som ska ta emot meddelanden om projektet, när och i vilket format
• en plan för att hantera projektrisk inklusive projektrisken processer för loggning och spårning av risker
• en kvalitetsplan som anger kvalitetsmålen för projektet

det är mycket dokumentation.

i verkligheten är det sällsynt att du producerar dessa som enskilda dokument. Vad du behöver är en projektplan som talar om de viktiga elementen i var och en av dessa. Det är ingen mening att skapa ett stort dokument som anger exakt hur ditt företag fungerar ändå. Om du redan har en strukturerad riskhanteringsprocess, slösa inte tid på att skriva ner allt igen i din projektplan.

din projektplan måste innehålla tillräckligt med information för att se till att du vet exakt vilka processer och procedurer som måste följas och vem som behöver involveras. Få din projektplan godkänd av dina intressenter, din projektsponsor och ditt team så det blir inga överraskningar senare.

hur lång tid tar Projektplaneringsfasen?

detta är svårt att svara på. Det kommer att ta längre tid att planera månlandningen än en ny dejting app.

det bästa sättet att uppskatta hur lång tid din projektplaneringsfas tar är att titta på liknande projekt som har hänt tidigare och se hur lång tid det tog dem att planera. Prata också med projektledaren, om du kan, för de kommer att se om den tiden var tillräckligt eller inte!

det är lätt att se hur lång tid andra projekt tog om du har ett projekthanteringsverktyg som arkiverar dina gamla projektscheman och gör data tillgängliga för alla som behöver det. Du kan sedan söka efter liknande projekt och studera deras scheman i detalj.

tekniker för projektplaner

en projektplan handlar om att utarbeta vad man ska göra och hur man gör det, så du måste få många människor involverade. Det finns flera bra verktyg och tekniker för att få information från andra människor, inklusive:

• Workshops
• en-till-en-möten eller intervjuer
• undersökningar eller kundfokusgrupper för att samla in och validera krav.

du bör också beväpna dig med ett uppgiftshanteringsverktyg, som en lista eller en Kanban-styrelse. De är otroligt användbara för att notera viktiga saker som borde vara i din projektplan. Kanban board-programvara kan hjälpa till att strukturera din plan genom att skriva ner nyckelrubrikerna och sedan flytta dem efter behov tills du har ett flöde som ser rätt ut.

slutligen behöver du ett online projektledningssystem för att lagra din plan. Se till att alla i teamet har tillgång till den senaste versionen av projektplanen.

hur du hanterar din projektplan

din projektplan är inte ett dokument skrivet i sten. Du bör hänvisa tillbaka till det och göra ändringar i det så ofta du behöver. Delar av det, som ditt projektschema, kommer att förändras nästan dagligen. Andra delar, som dina upphandlingsplaner och kostnadshanteringsprocesser, kommer inte att förändras alls under projektets livstid.

det viktiga att komma ihåg är att om din plan inte fungerar för dig, tänk på vad du kan göra för att ändra den. Det är där för att styra din projektledning, inte begränsa dig från att göra rätt sak. Om du behöver granska hur du hanterar projektresurser, gå tillbaka och granska det. Gör de ändringar du behöver, få Planen godkänd igen och dela den med teamet.

hur man planerar när du inte har alla svar

Ja, det händer–för det mesta! Det är sällsynt att ha all information i början av ett projekt. De flesta chefer vill att du ska dyka in och komma igång, men du kanske inte har lyxen att veta alla detaljer.

det är OK; vi har tekniker för att hantera osäkerhet.

först är projektets antagande. Du använder dessa för att lägga varningar på din plan och att dokumentera de saker som du antar vara sant vid denna tidpunkt. Till exempel:

• vi antar att resurserna kommer att finnas tillgängliga.
• vi antar att den nödvändiga finansieringen är tillgänglig.
• vi antar att de begärda färgerna kommer att vara i linje med företagets varumärke och att marknadsföring inte krävs.

du får bilden. Sedan, om designteamet kommer tillbaka och säger att de vill att produkten ska vara en helt ny färgpalett och att marknadsföring måste godkänna det, är du berättigad att säga att du måste ändra tidsskalorna på schemat för att göra det möjligt.

du planerade baserat på ett antagande (som alla gick med på, för att du fick dokumentet godkänt) och det antagandet visade sig inte vara sant.

nästa steg för projektplanering

det viktigaste att komma ihåg är att du inte ska rusa projektplanering. Gjort ordentligt, projektplanering tar tid. Och det är värt att göra det ordentligt för om du inte gör det garanterar vi att du kommer att få problem senare eftersom människor inte förstår vad de ska göra och varför.

bra planering sätter dig upp för framgång. Det ger dig förtroendet att veta att du har alla dina processer, verktyg och system på plats för att leverera det perfekta resultatet.

nu när du har lärt dig allt om projektplanering är det dags att vidta åtgärder. Registrera dig för en gratis 30-dagars testversion av ProjectManager.com och börja planera ditt projekt idag!

Starta Min GRATIS Provperiod