selvom offentlige registre er registre over offentlig virksomhed, er de ikke nødvendigvis tilgængelige uden begrænsning, skønt lovgivning om informationsfrihed (FOI), der gradvist er indført i mange jurisdiktioner siden 1960 ‘ erne, har gjort adgangen lettere. Hver regering har politikker og regler, der regulerer tilgængeligheden af oplysninger indeholdt i offentlige registre. En almindelig begrænsning er, at data om en person normalt ikke er tilgængelige for andre; for eksempel siger California Public Records Act (PRA), at “bortset fra visse eksplicitte undtagelser kan personlige oplysninger, der opretholdes om en person, ikke videregives uden personens samtykke”.
i Det Forenede Kongerige var Kabinetspapirer underlagt tredive års regel: indtil indførelsen af FOI-lovgivning var Kabinetspapirer ikke tilgængelige i tredive år; nogle oplysninger kunne tilbageholdes i længere tid. Fra 2011 gælder reglen stadig for nogle oplysninger, såsom referat af Kabinetsmøder.
nogle virksomheder giver adgang mod et gebyr til mange offentlige poster, der er tilgængelige på internettet. Mange af dem er specialiserede i bestemte typer information, mens nogle tilbyder adgang til forskellige typer poster, typisk til fagfolk inden for forskellige områder. Nogle virksomheder sælger programmer med et løfte om ubegrænset adgang til offentlige registre, men kan ikke give andet end grundlæggende oplysninger om, hvordan man får adgang til allerede tilgængelige og generelt gratis offentlige hjemmesider.
hvert år sponsorerer nyhedsmedier, borgerlige grupper, biblioteker, nonprofitorganisationer, skoler og andre interesserede grupper “Solskinsuge.”Solskinsuge finder sted i midten af marts, sammenfaldende med James Madisons fødselsdag og National Informationsfrihedsdag den 16. Formålet med ugen er at fremhæve ideen om, at “regeringen fungerer bedst, når den opererer i det fri.”
i mange stater er statslovgivere ofte undtaget fra Love om offentlige registre, der gælder for statslige udøvende embedsmænd og lokale embedsmænd. I 2016 fremsatte Associated Press en anmodning om e-mails og daglige tidsplaner for statslige lovgivende ledere (talere for statshuse og præsidenter for statssenater) i alle 50 stater; et flertal afviste anmodningen.
Domstolsoptegnelseredit
af særlig betydning var udviklingen af den almindelige ret “at få adgang til retsregistre for at inspicere og kopiere”. Forventningen, der er forbundet med den almindelige ret til at få adgang til retsregistre, er, at enhver person kan komme til kontoret for Domstolens kontorist i åbningstiden og anmode om at inspicere retsregistre, med næsten øjeblikkelig adgang. En sådan ret er en central beskyttelse af domstolenes integritet. Enhver beslutning om at skjule retsregistre kræver en forseglingsordre. Retten til at få adgang til retsregistre er også central for frihed: Der er ingen tænkelig måde at udøve Habeas Corpus right På, af den afdøde retfærdighed Brennan betragtes som “hjørnestenen” i De Forenede Staters forfatning, fraværende adgang til retsregistre som offentlige registre.
i USA blev den almindelige ret til “adgang til retsregistre for at inspicere og kopiere” bekræftet af den amerikanske højesteret i 1978, hvor retten fandt forskellige dele af retten til adgang til retsregistre som iboende i den første, fjerde, sjette og fjortende ændring. I USA er adgang til retsregistre reguleret af borgerrettigheder i ændringerne til USA ‘ s forfatning, ikke af Freedom of Information Act.
efterhånden som retsregistre bliver mere og mere tilgængelige online, er bekymringer om underminering af private oplysninger blevet et vigtigt spørgsmål. I fortiden, indhentning af retsregistre krævede, at folk fysisk skulle gå til et Retsbygning og anmode om dokumenter, gør privatlivets fred i det væsentlige forældet. Men med den relative lethed, hvormed folk nu kan få adgang til disse poster, meget følsomme oplysninger (dvs. offer navne, CPR-numre, etc.) er i fare for at blive udnyttet offentligt.
i USA
adgang til amerikanske nationale offentlige registre styres af Freedom of Information Act (FOIA). Anmodninger om adgang til optegnelser i henhold til FOIA kan afvises af føderale agenturer, hvis de ønskede oplysninger er underlagt undtagelse, eller nogle oplysninger kan redigeres (slettet).
ud over den nationale FOIA har alle stater en eller anden form for FOI-lovgivning. For eksempel har Colorado Colorado Open Records Act (CORA); loven er kendt som Open Public Records Act (Opra).
der er mange grader af tilgængelighed til offentlige registre mellem stater, hvor nogle gør det ret nemt at anmode om og modtage dokumenter, og andre med mange undtagelser og begrænsede kategorier af dokumenter. En stat, der er ret lydhør over for anmodninger om offentlige registre, er Ny York, der bruger Udvalget om åben regering til at hjælpe borgerne med deres anmodninger. En stat, der var ret restriktiv i, hvordan de reagerer på anmodninger om offentlige registre, er Pennsylvania, hvor loven tidligere antog, at alle dokumenter er fritaget for videregivelse, medmindre de kan bevises andet. Dette blev ændret ved et lovforslag fra 2008, der trådte i kraft i 2009. Det California Public Records Act (California Government Code Kris 6250-6276.48) dækker arrestations-og bookingoptegnelser over indsatte i staten Californien fængsler og fængsler, som ikke er dækket af First Amendment rettigheder (ytringsfrihed og presse). Offentlig adgang til arrestations-og bookingoptegnelser ses som en kritisk beskyttelse af friheden.
brug af offentlige optegnelser
med fremkomsten af internettet og informationsalderen er adgangen til offentlige poster i USA til alle, der ønsker at se dem, steget dramatisk. Tredjeparter såsom informationsmæglerindustrien bruger regelmæssigt offentlige poster til at kompilere let tilgængelige profiler på millioner af mennesker og kan tjene penge på tjenesten til at kompilere og udvinde dataene.
offentlige registerdata bruges til flere formål, såsom at sikre, at børnebidrag udbetales som bestemt af domstolene, hjælpe kreditbureauer med at opbevare nøjagtige data og hjælpe med at betale pensionsydelser til pensionister.
adgang til strafferegistre i USA
individuelle kriminelle historier anses generelt for at være offentlige optegnelser i USA og fås ofte via baggrundskontrol af kriminel historie, men “adgang til og brug af FBI-vedligeholdte oplysninger om kriminel historie er traditionelt begrænset og kontrolleret i vid udstrækning for at beskytte privatlivets fred for de personer, som optegnelserne vedrører.”Federal Fair Credit Reporting Act pålægger” fair information-practice krav fra forbrugerrapporteringsbureauer, der rapporterer oplysninger om offentlige optegnelser, såsom kriminelle historieoptegnelser, til beskæftigelsesformål”, og nogle statslige forbrugerbeskyttelseslove pålægger mere restriktive regler.
ifølge Journalistkomiteen for pressefrihed i USA er arrestoptegnelser “generelt åbne for offentligheden, medmindre de vedrører en aktiv eller igangværende efterforskning. Et par stater begrænser de oplysninger, der kan fås fra en arrestordre, især når det drejer sig om personer, der aldrig blev anklaget, blev frikendt eller fik deres optegnelser slettet. Igen vil beslutningen ofte resultere i en afvejningstest, der sammenligner offentlighedens interesse i offentliggørelse med den individuelle privatlivsinteresse.”I modsætning hertil er beskyttende forældremyndighed og ungdomskriminalitetsoptegnelser undtaget fra de fleste statslige open-records love, således at adgangen er “begrænset til den unge, hans eller hendes forældre eller værger eller andre parter, der er direkte involveret i en juridisk sag.”
destruktion af offentlige optegnelser
i begyndelsen af 2018 oprettede Nationalarkivet en hjemmeside,” uautoriseret Disposition of Federal Records”, for at offentliggøre alle tilfælde af undersøgelser af mulig uautoriseret ødelæggelse af optegnelser.