Am 26. September 2019 erließ das Verteidigungsministerium eine endgültige Regel zur Änderung des Defense Federal Acquisition Regulation Supplement, um neue Beschränkungen für die Verwendung technisch akzeptabler Quellenauswahlverfahren zum niedrigsten Preis festzulegen. Mit Wirkung zum 1. Oktober 2019 legt diese neue Regel spezifische Einschränkungen und Verbote fest, wann und unter welchen Umständen LPTA-Verfahren für eine bestimmte Beschaffung geeignet sind. Die neue Regel hat das Potenzial, die Anwendung von LPTA—Quellenauswahlverfahren zu erweitern — und einen klareren Rechtsrahmen für – Proteste vor der Vergabe von Angeboten zu schaffen.
Wie bereits in diesem Blog erörtert, haben das National Defense Authorization Act für das Geschäftsjahr 2017 und das NDAA für das Geschäftsjahr 2018 neue Einschränkungen und Verbote auferlegt, wann das DoD LPTA-Verfahren anwenden kann. Die neue DFARS-Regel setzt diese gesetzlichen Bestimmungen um, indem sie mehrere bestehende DFARS-Abschnitte ändert und einen neuen Abschnitt hinzufügt: DFARS 215.101-2.
Die neue Regel nimmt vier wesentliche Änderungen an der Verwendung von LPTA-Verfahren vor.
Erstens muss das DoD nun unter anderem „vermeiden, so weit wie möglich LPTA-Verfahren für Beschaffungen zu verwenden, die „überwiegend für den Erwerb von“:
- Informationstechnologiedienste, Cybersicherheitsdienste, Systemtechnik und technische Hilfsdienste, fortgeschrittene elektronische Tests oder andere wissensbasierte professionelle Dienste;
- Persönliche Schutzausrüstung; oder
- Wissensbasierte Schulungen oder Logistikdienste bei Notfalleinsätzen oder anderen Einsätzen außerhalb der Vereinigten Staaten, einschließlich in Afghanistan oder im Irak.
Zweitens ist es dem DoD ausdrücklich untersagt, LPTA-Verfahren bei der Beschaffung von:
- Gegenstände, die von der anfordernden Tätigkeit als persönliche Schutzausrüstung oder als luftfahrtkritischer Sicherheitsgegenstand bezeichnet werden, wenn die anfordernde Tätigkeit den Vertragsbediensteten darauf hinweist, dass das Qualitätsniveau oder der Ausfall der Ausrüstung oder des Gegenstands zu Kampfopfern führen könnte;
- Engineering und Fertigungsentwicklung für ein großes Verteidigungserwerbsprogramm, für das ab dem Geschäftsjahr 2019 eine Haushaltsbehörde angefordert wird; oder
- Ein Prüfvertrag.
Drittens schreibt die neue DFARS-Regel eine Liste von sieben Kriterien vor, die erfüllt sein müssen, damit LPTA-Verfahren für eine bestimmte Beschaffung zulässig sind, darunter:
- Mindestanforderungen können klar und umfassend beschrieben und in Form von Leistungszielen, Maßnahmen und Standards ausgedrückt werden, anhand derer die Akzeptanz von Angeboten bestimmt wird;
- Aus einem Vorschlag, der die technischen Mindestanforderungen oder Leistungsanforderungen überschreitet, wird kein oder nur ein minimaler Wert realisiert;
- Die vorgeschlagenen technischen Ansätze erfordern keine oder nur eine minimale subjektive Beurteilung der Wünschbarkeit des Vorschlags eines Anbieters gegenüber einem konkurrierenden Vorschlag durch die Quellenauswahlbehörde;
- Die Quellenauswahlbehörde hat ein hohes Maß an Vertrauen, dass die Überprüfung der technischen Vorschläge aller Anbieter nicht zur Identifizierung von Merkmalen führen würde, die einen Wert oder Nutzen bieten könnten;
- Durch die Verwendung eines anderen Quellenauswahlverfahrens werden keine oder nur minimale zusätzliche Innovationen oder zukünftige technologische Vorteile erzielt auswahlverfahren;
- Die zu beschaffenden Waren sind überwiegend Verbrauchsgüter, nicht technischer Natur oder haben eine kurze Lebensdauer oder Haltbarkeit; und
- Die Vertragsdatei enthält die Feststellung, dass der niedrigste Preis die Gesamtlebenszykluskosten (wie in FAR 7.101 definiert) des Produkts/der Produkte widerspiegelt.
Viertens verlangt die neue DFARS-Regel, dass Vertragsbeamte in der Vertragsdatei „die Umstände dokumentieren, die die Verwendung von“ LPTA-Verfahren rechtfertigen. In Reaktion auf Kommentare zu der vorgeschlagenen Regel, DoD stellte fest, dass „die Regel kein Format oder keine Methode zur Erfüllung der Dokumentationspflicht festlegt“, und dass „die Rechtfertigung mit der Aufforderung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist und sowohl für die Regierung als auch für die Industrie zu einem erhöhten Kosten- und Zeitaufwand führen kann.“ Infolgedessen ist es wahrscheinlich, dass diese schriftlichen Begründungen im Rahmen des Einforderungsprozesses nicht öffentlich geteilt werden, sondern nur als Reaktion auf Proteste — und gemäß Schutzbefehlen – offengelegt werden.
Die Auswirkungen der neuen DFARS-Regel auf die Anzahl und Art der LPTA-Beschaffungen bleiben abzuwarten. Die Diskussion vor der endgültigen Regel besagt, dass „das DoD keine Informationen über die Gesamtzahl der jährlich ausgestellten Anfragen hat, die die Verwendung des LPTA—Quellenauswahlverfahrens spezifizierten“ – was darauf hindeutet, dass das DoD selbst kein Gefühl dafür hat, ob und um wie viel die neue DFARS-Regel die Verwendung von LPTA-Beschaffungen verringern wird.
Eines scheint jedoch sicher zu sein: die neue Regel wird die Durchführbarkeit von Protesten vor der Vergabe verbessern, die die Verwendung von LPTA-Verfahren in Frage stellen. Noch vor der endgültigen Regel — und vor den entsprechenden NDAA-Bestimmungen – konnten tatsächliche und potenzielle Bieter die Entscheidung einer Agentur, LPTA-Verfahren anzuwenden, anfechten, aber die Entscheidung über ein solches Argument war äußerst schwierig, da es keine spezifischen Kriterien oder Faktoren gab, die die Agenturen bei dieser Entscheidung berücksichtigen sollten. Die neue DFARS—Regel liefert nun diese Kriterien und Faktoren – und bietet damit einen festen analytischen Rahmen, um einen Protest zu verankern.
Die Erschütterung der Verwendung von LPTA-Verfahren durch die Regierung hört hier nicht auf. Das DoD hat Leitlinien zu den DFARS-Verfahren, Leitlinien und Informationen herausgegeben, um seine Interpretation und Herangehensweise an die neue DFARS-Regel zu erweitern. In diesem Moment, Die Anleitung befasst sich kurz mit dem Prozess zur Bestimmung, ob ein Angebot „überwiegend entbehrlich“ oder „nicht technisch“ ist,“Oder hat eine „kurze Lebenserwartung“ oder „kurze Haltbarkeit.“ Der Leitfaden befasst sich auch damit, wie „vollständige Lebenszykluskosten“ für eine Lieferung oder Dienstleistung berücksichtigt werden können.
Darüber hinaus haben das Verteidigungsministerium, die General Services Administration und die NASA gerade eine vorgeschlagene FAR-Regel veröffentlicht, die ähnliche Beschränkungen einführen würde, die der Kongress der Verwendung von LPTA-Beschaffungen durch zivile Behörden auferlegt hat. Bleiben Sie dran, um weitere Informationen zur vorgeschlagenen FAR-Regel und ihren Ähnlichkeiten und Unterschieden zur neuen DFARS-Regel zu erhalten.