Ein Bestechungsgeld wird von dem, der es gibt, als Zauber angesehen. Sprüche 17: 8
Letzte Woche liefen Harry und ich und er erzählte mir von seiner Beschaffungsrisiko-Blogserie. Da ich ein Betrugspräventions-Typ bin, begannen wir, das Risiko von Lieferanten-Kickbacks für diejenigen mit der Kaufkraft zu diskutieren.
Ich habe gesehen, dass Anbieter kostenlosen Alkohol anbieten, Frauen, Reisen, Autos, Boote, und Bargeld – alles, um ihre Gebotsakzeptanz zu garantieren. In einem solchen Fall wurden „Hunderte von wettbewerbsfähigen Angeboten an bevorzugte Anbieter gegen Trinkgelder vergeben“, darunter „Whirlpool-Partys mit Stripperinnen“.“
Wenn Anbieter die Schwächen Ihrer Mitarbeiter kennen, können sie diese ausnutzen. Und wenn sie es tun, liegt erheblicher Schaden vor Ihnen. Die Betrugsumfrage der Association of Certified Fraud Examiners ergab, dass 35% der Fälle korruptionsbedingt waren und einen mittleren Verlust von 200.000 US-Dollar aufwiesen.
Die Macht zu kaufen
Also, wer hat die Macht zu kaufen? Jeder, der Zahlungen leisten oder veranlassen kann. Dies beinhaltet:
- Personen mit der Fähigkeit, Bestellungen
- Einkaufsdirektoren
- Abteilungsleiter mit Einkaufsberechtigung
Die Befugnis zum Kauf erscheint in unzähligen Formen. In einigen Unternehmen können Abteilungsleiter beispielsweise Einkäufe bis zu 75.000 US-Dollar genehmigen. In anderen Unternehmen hat nur der Einkaufsleiter diese Fähigkeit. Daher ist es wichtig, dass Sie verstehen, wer Verträge oder Zahlungen genehmigen kann.
Verkäufer (nicht alle, aber einige) verfolgen die Mitarbeiter mit der Kaufkraft. Warum? Denn so bekommen sie ihr Geld. Kostenlose Vegas-Ferien werden nicht an Mitarbeiter vergeben, die kein Geld in die Taschen eines Verkäufers stecken können.
Die Verlockung von Kickbacks
Was macht Kickbacks attraktiv?
Nun, die Person, die das Bestechungsgeld erhält, versteht möglicherweise nicht die Mechanik des Diebstahls. Wenn Acme, Inc.der Einkaufsleiter erhält ein kostenloses Boot von Sleeze Aircraft, er könnte denken, „Beeindruckend, ein neues Spielzeug – und es ist kostenlos!“ Aber er versteht vielleicht nicht, wie sich das Geschenk auf sein Unternehmen auswirkt.
Also, wie wirkt sich ein Kickback auf das Geschäft aus? Der Einkaufsdirektor hat ein $ 50.000 Schiff und Acme Inc. haben Sie nicht dafür bezahlt – oder könnte es sein, dass es hat? Machen Sie keinen Fehler: Acme Inc. wird für das Boot bezahlen – nur indirekt.
Sleeze Aircraft zahlt 50.000 US-Dollar für das Boot, holt das Geld jedoch zurück, indem es den Vertragspreis um 150.000 US-Dollar erhöht. Schöne Rückkehr. Zahlen $50,000: Erhalten $150,000 und neue business. Später sendet Sleeze überhöhte Rechnungen direkt an den Einkaufsleiter von Acme, und er genehmigt sie gerne.
Ein weiterer Grund, warum Bestechungsgelder eine häufige Form von Betrug sind, ist, dass sie extrem schwer zu erkennen sind.
Im Gegensatz zu Geldern, die direkt von einem Unternehmen gestohlen wurden (z. B. die Entnahme von Bargeld), sind die Beweise für diesen Diebstahl verborgen. Wo? In den aufgeblasenen Rechnungen, die in Übereinstimmung mit der Firmenpolitik genehmigt werden.
Es ist zum Beispiel viel einfacher, betrügerische Zahlungen an den Finanzdirektor zu erkennen. Auditoren können den Scheck an den CFO sehen, der nicht durch eine Rechnung belegt ist.
Im Gegensatz dazu sind Kickbacks in genehmigten Zahlungen an einen legitimen Anbieter verborgen. Wenn ein Wirtschaftsprüfer die Transaktion überprüft, sieht er eine genehmigte Bestellung, einen ordnungsgemäß signierten Scheck und eine ordnungsgemäße Buchung im Hauptbuch. Keine roten Fahnen.
Was kann angesichts dieses Risikos getan werden?
Verringerung der Gefahr von Rückschlägen
Hier sind einige Ideen, um das Risiko von Rückschlägen zu verringern:
- Erfordern, dass versiegelte Gebote in Anwesenheit mehrerer Personen geöffnet werden
- Erstellen Sie eine Trinkgeldrichtlinie
- Prüfen Sie Einkäufe über einen bestimmten Dollarbetrag
Gebote
Unternehmen können versiegelte Gebote für Einkäufe über einen bestimmten Dollarbetrag (z. B. 100.000 USD) verlangen. Stellen Sie dann sicher, dass diese Gebote in Anwesenheit von mindestens zwei oder drei Personen geöffnet werden. Ich würde eine Person außerhalb der Einkaufsabteilung einbeziehen (z. B. Comptroller oder CFO). Warum? Ein Einkaufsdirektor könnte Druck auf Untergebene ausüben, um über Unangemessenheiten zu schweigen.
Das sicherste Mittel, um einen sauberen Beschaffungsprozess zu gewährleisten, ist die Erstellung schriftlicher Protokolle, die Transparenz erfordern. Die Beschaffungspolitik sollte Leitlinien enthalten wie:
- Zu welchem Dollarbetrag sind versiegelte Gebote erforderlich (z., mehr als $ 100.000)
- Wer öffnet die Gebote und wer wird anwesend sein
- So dokumentieren Sie die Anwesenheit derjenigen, die Zeugen der Eröffnung von Geboten sind
- So geben Sie das angenommene Gebot in das Buchhaltungssystem ein
- Wer verfolgt die Einhaltung des Vertrags
- Gebotsverfahren für Beträge, die unter dem versiegelten Gebotsbetrag z.B., weniger als $ 100,000)
- Wie die kleineren Gebote erhalten und dokumentiert werden
- Wer kann neue Verträge oder Einkäufe genehmigen und zu welchem Dollarniveau
Erstellen Sie zusätzlich zur Beschaffungspolitik auch eine für Trinkgelder.
Trinkgeldpolitik
Eine schriftliche Trinkgeldpolitik dient dazu, darauf hinzuweisen, dass das Unternehmen Mitarbeitern nicht erlaubt, Geschenke über einen bestimmten Betrag zu erhalten. Sie können Geschenke bis zu 50 US-Dollar zulassen (z. B. den Weihnachtsschinken). Die Mitarbeiter müssen jedoch wissen, dass der Erhalt übermäßiger Geschenke zu schriftlichen Verweisen oder einer möglichen Entlassung führt.
Die Richtlinie schafft klare Grenzen, was zulässig ist (und was nicht). Wenn Sie dann einen Mitarbeiter kündigen müssen, haben Sie Gründe dafür.
Verwalten Sie zusätzlich die Richtlinie ohne Rücksicht auf die Position. Ihre Junior-Level-Mitarbeiter werden ihre Warteschlangen von ihren Vorgesetzten nehmen. Wenn der CEO Geschenke nimmt (und jeder weiß es), dann vergessen Sie die Trinkgeldpolitik – es wird nur ein Stück Papier.
Audit Große Einkäufe
Audit alle Einkäufe über einen bestimmten Dollar-Betrag (zB $250.000), oder zumindest eine Probe dieser Elemente Audit. Der Schlüssel ist, alle Mitarbeiter wissen zu lassen, dass diese Einkäufe einer potenziellen Prüfung unterliegen. Die bloße Möglichkeit der Entdeckung ist eine starke Abschreckung.
Darüber hinaus sollten Ihre Auditoren – ob intern oder extern – ihre Ergebnisse direkt an diejenigen melden, die mit der Unternehmensführung beauftragt sind. Damit meine ich, dass der Bericht vor der Vorlage durch den Vorstand nicht vom CEO oder CFO überprüft werden sollte. Wie oft sollte dieser Bericht dem Vorstand zur Verfügung gestellt werden? Einmal im Jahr und einmal im Quartal, je nach Größe Ihres Unternehmens.
Prüfung auf Rückschläge
Wie prüft man Rückschläge? Zunächst sollte der Wirtschaftsprüfer die Angebotsunterlagen prüfen und Fragen stellen wie:
- Sind mehrere Gebote eingegangen?
- Wurden sie dokumentiert?
- Wer hat das Gebot genehmigt?
- Haben die Anwesenden bei der Eröffnung der versiegelten Gebote ihre Anwesenheit dokumentiert?
Zweitens kann der Prüfer die unterlegenen Bieter kontaktieren, um zu bestätigen, dass sie tatsächlich ein Gebot abgegeben haben. Fiktive Gebote in einem versiegelten Umschlag können angemessen erscheinen. Aber vielleicht handeln der Gewinner und der Einkaufsdirektor in Absprache und haben fiktive Angebotsdokumente erstellt.
Drittens kann der Prüfer andere Drittunternehmen kontaktieren, die ähnliche Dienstleistungen und Produkte anbieten. Stellen Sie Fragen wie: „Erscheint dieser Preis angemessen?“ oder „Können Sie mich auf eine Website verweisen, die ähnliche Produktkosten hat?“
Viertens generieren Sie einen Bericht „Zahlung nach Kreditor“ aus Ihrer Buchhaltungssoftware. Überprüfen Sie dann die Zusammenfassung der Zahlungen. Suchen Sie nach Ausreißern oder nach einem Muster von Zahlungen, die keinen Sinn ergeben.
Zusammenfassung
Schließlich können keine Richtlinien oder Überprüfungen jeglichen Betrug verhindern, aber diese Vorschläge werden Sie in die richtige Richtung lenken.
Wenn Ihr Unternehmen erhebliche Zahlungen an Lieferanten leistet, sollten Sie IDEA oder ACL verwenden, um Ihre Informationen zu ermitteln. Sie benötigen geschultes Personal oder Berater, um diesen Weg zu gehen, da diese Softwarepakete komplex sind. Bei entsprechender Verwendung können Sie mit diesen Paketen jedoch noch tiefer in die Zahlungen von Lieferanten einsteigen.
Ich hoffe, Sie fanden diesen Artikel nützlich. Weitere Informationen zur Betrugsprävention finden Sie in meinem Blog unter cpahalltalk.com .