Fast jedes Projekt, an dem wir arbeiten, ist heutzutage kollaborativ. Ein Gastronom könnte mit seinen Mitarbeitern und Publizisten zusammenarbeiten, um ein neues Menü zu entwickeln und zu bewerben. Ein Hochzeitsplaner arbeitet möglicherweise mit Floristen und Veranstaltungskoordinatoren zusammen, um die Traumhochzeit eines Menschen zu verwirklichen. Sie benötigen eine Möglichkeit, Aufgaben zu koordinieren, den Status einfach zu kommunizieren und mit Ihrem Team synchron zu bleiben, ohne Ihre bevorzugten Tools zu verlassen.
In der nächsten Version von SharePoint können Sie Aufgabenverwaltungsfunktionen hinzufügen, um jede Teamwebsite zu verbessern, sodass Sie sich organisieren, Aufgaben planen und verfolgen und Termine kommunizieren können, und zwar an derselben Stelle, an der Sie Dokumente und Notizen speichern. Der beste Weg, dies zu tun, ist, indem Sie auf „An einer Frist arbeiten?“ Kachel auf der Hauptseite Ihrer neuen Site.
Dies gibt Ihnen ein paar Tools, die Ihnen bei der Arbeit helfen:
- Eine Aufgabenliste zum Erfassen von Aktionen, Aufgaben und Fristen
- Ein Kalender zum Verfolgen wichtiger Besprechungen und Ereignisse und
- Eine Projektzusammenfassung auf Ihrer Homepage, um das Team auf dem Laufenden zu halten
Schnelles Erfassen von Arbeit und Fristen mit der Aufgabenliste
Schnelles Erstellen von Aufgaben in der nächsten Version von SharePoint ist so einfach, eine kurze Liste von Aufgaben auf einem Notizblock zu notieren. Klicken Sie in der neuen Aufgabenliste auf „Diese Liste bearbeiten“, um die Liste in ein Excel-ähnliches Raster zu laden. In dieser Ansicht können Sie schnell eine Reihe von Aufgaben erfassen, und wenn Sie möchten, das Fälligkeitsdatum und die Personen, denen es zugewiesen ist. Sie können sogar direkt aus Excel in die Aufgabenliste kopieren und einfügen.
Dieser Modus gibt Ihnen die Flexibilität, Ihre Liste zu organisieren, wie Sie es für richtig halten. Wenn Sie ein größeres Arbeitselement in kleinere Aufgaben aufteilen möchten, können Sie eine Hierarchie erstellen, indem Sie indent / outdent aus dem Aufgaben-Menüband verwenden, genau wie in Microsoft Word oder Outlook. Bei Änderungen können Sie Aufgaben per Drag & Drop oder über die Schaltflächen Nach oben und nach unten im Menüband neu anordnen.
Haben Sie vergessen, eine Aufgabe hinzuzufügen, die zwischen zwei anderen ausgeführt werden muss? Klicken Sie einfach auf Einfügen und fügen Sie es direkt in der Mitte hinzu.
Wenn Sie planen, werden Sie feststellen, dass verspätete Aufgaben, die nicht abgeschlossen sind, rot hervorgehoben werden. Sie können Aufgaben schnell als abgeschlossen markieren, indem Sie auf das Kontrollkästchen klicken.
Schließlich finden Sie oben auf der Seite eine interaktive Zeitleiste, die Ihnen eine visuelle Darstellung der wichtigsten Aufgaben und Meilensteine bietet. Dies gibt allen Beteiligten einen umfassenden Überblick über den Projektzeitplan. Jede Aufgabe mit Datumsangaben kann der Zeitleiste hinzugefügt werden, indem Sie im Menüband oder im Aufgaben-Callout auf „Zur Zeitleiste hinzufügen“ klicken.
Mit der Aufgabenliste ist es einfach, sich um die Arbeit zu kümmern, die Ihr Team erledigen muss, und zu sehen, wie es Ihnen geht.
Projektstatus auf einen Blick kommunizieren
Die Aufgabenliste eignet sich hervorragend für die Person, die das Projekt leitet, aber alle anderen, die die Site besuchen (Teammitglieder, Stakeholder), benötigen einen Überblick über den Projektstatus. Dazu haben wir die Projektzusammenfassung auf der Homepage der Website, die es einfach macht, sowohl den übergeordneten Plan als auch die Details der bevorstehenden Aufgaben und Ereignisse zu kommunizieren.
Die Projektzusammenfassung enthält einen Countdown der Anzahl der Tage, bis der nächste wichtige Meilenstein auf der Zeitachse fällig ist, und zwei Ansichten, zwischen denen Sie wechseln können. Die erste Ansicht ist die Zeitleiste der Aufgabenliste, die allen Beteiligten einen umfassenden Überblick darüber gibt, wohin die Dinge gehen.
Die zweite ist eine Liste der bevorstehenden Aufgabenfristen und Kalenderereignisse, die Leuten, die bestimmte Details benötigen, ein gutes Bild der nächsten Schritte gibt.
Jeder, der die Website besucht, hat also ein gutes Bild davon, wie die Dinge laufen und woran die Leute arbeiten sollten.
Überall zugreifen
Wenn Sie so etwas wie wir sind, müssen Sie auch unterwegs produktiv bleiben. Mit der nächsten Version von SharePoint auf Ihrem bevorzugten Mobilgerät bleiben Sie immer und überall auf dem Laufenden. Wischen Sie durch Ihre Zeitleiste, um zu sehen, wohin der Plan führt.
Sie können Ihre Aufgabenliste auch aktualisieren, indem Sie durch die Hierarchie navigieren, Aufgaben schnell als abgeschlossen markieren oder andere Aufgabenfelder im Formular bearbeiten.
Wachsen mit Ihren Bedürfnissen
Die Aufgabenliste ist ein großartiger Ort, um sich um die Arbeit des Teams zu organisieren, aber manchmal wird der Umfang eines Projekts zu etwas Größerem, das ein höheres Maß an Kontrolle, Struktur und Berichterstattung erfordert. In diesen Fällen können Sie eine Aufgabenliste in Microsoft Project 2013 öffnen. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „In Projekt öffnen“, um großartige Berichtsfunktionen und eine noch höhere Organisationsebene zu erhalten, um Ihren Projektzeitplan und Ihre Fristen zu verfolgen. Dies wird in einem kommenden Beitrag ausführlicher behandelt.