Was ist ein Workers‘ Compensation Audit?

Jeder Staat hat unterschiedliche Regeln für die Comp—Versicherungsanforderungen der Arbeitnehmer, aber viele von ihnen haben mindestens eines gemeinsam – eine Arbeitnehmerentschädigungsprüfung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Betrag für Ihre Deckung zahlen.

Die Arbeitnehmerentschädigung ist eine der kompliziertesten und reguliertesten Arten der Unternehmensversicherung. Es wurde entwickelt, um Sie und Ihre Mitarbeiter vor Kosten im Zusammenhang mit Verletzungen am Arbeitsplatz zu schützen.

Lesen Sie weiter, um mehr über Workers’Comp Audits zu erfahren und wie der Prozess funktioniert, wenn Sie eine Deckung bei Next Insurance erwerben.

Warum ist eine Arbeitnehmerentschädigungsprüfung erforderlich?

Wenn Sie Workers’Comp kaufen, werden Sie gebeten, eine Schätzung Ihrer gesamten Gehaltsabrechnung und der verschiedenen Arten von Jobs mitzuteilen, die Sie und Ihre Mitarbeiter ausführen werden, während die Richtlinie aktiv ist. Wir verwenden Ihre Schätzung, um die Comp-Versicherungskosten Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln.

Es kann schwierig sein, genau zu wissen, wie viel Sie jedem Mitarbeiter während der Versicherungslaufzeit zahlen werden, die normalerweise ein Jahr beträgt. Aus diesem Grund verlangen einige staatliche Aufsichtsbehörden eine Prüfung nach dem ersten Jahr Ihrer Police oder wenn Sie sie kündigen.

Ein Workers ‚Comp Audit stellt sicher, dass Sie den richtigen Betrag für Ihre Deckung zahlen. Es ersetzt Ihre Schätzung durch die tatsächlichen Gehaltsabrechnungs- und Klassencodes Ihres Unternehmens (ein Begriff aus der Versicherungsbranche, der verschiedene Aufgaben und deren Risikoexposition klassifiziert).

Wenn die ursprüngliche Gehaltsabrechnung mit Ihrer tatsächlichen Gehaltsabrechnung übereinstimmt, gibt es nichts anderes zu tun. Wenn Ihre tatsächliche Gehaltsabrechnung jedoch höher ist als von Ihnen geschätzt, müssen Sie mehr für Ihre Deckung bezahlen.

Was passiert nach einem Workers’Comp Audit

Wenn Ihre tatsächliche Gehaltsabrechnung geringer ist als von Ihnen geschätzt, sinkt Ihre Prämie und die Versicherungsgesellschaft schuldet Ihnen eine Rückerstattung.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Ihre Prämie nach Abschluss eines Audits ändert. Häufige Gründe, warum Ihre Prämie nach dem Audit unterschiedlich sein kann, sind:

• Ihr Unternehmen expandierte und Sie stellten mehr Mitarbeiter ein, was Ihre Gehaltszahlungen erhöhte.
• Ihre Gehaltsabrechnung ist gesunken, weil einige Mitarbeiter nicht mehr für Sie arbeiten.
• Es gab Änderungen in der beruflichen Verantwortung für Sie oder Ihre Mitarbeiter.

Angenommen, Sie sind Auftragnehmer und schätzen, dass Sie Ihren Mitarbeitern für den Umbau von Wohngebäuden 100.000 US-Dollar zahlen, während Ihre Police aktiv ist. Ihr Unternehmen erlebt unerwartetes Wachstum und Sie zahlen Ihren Mitarbeitern am Ende viel mehr als erwartet.

In diesem Fall steigen die Lohnkosten Ihrer Mitarbeiter nach einer Prüfung wahrscheinlich an, da Ihre tatsächliche Gehaltsabrechnung nicht mit Ihrer Schätzung übereinstimmt.

Um Überraschungen zu vermeiden, können Sie Ihre Gehaltsabrechnung während der gesamten Laufzeit Ihrer Police aktualisieren, damit sie korrekt ist. Dies kann in wenigen Minuten online erfolgen, indem Sie sich beim Kauf einer Deckung bei Next Insurance in Ihr Konto einloggen.

Was erwartet Sie bei einem Workers ‚Comp Audit bei Next Insurance?

Das Wort „Audit“ kann fast jedem Angst einjagen. Aber ein Workers ‚Compensation Audit mit Next ist nichts, wovor man Angst haben muss.

Wir tun alles, um den Prozess so einfach und schmerzlos wie möglich zu gestalten. Unsere Versicherungsexperten stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Verfügung und beantworten Ihre Fragen.

Fast alle Audits – mit Ausnahme von Audits in Florida – werden per Telefon, E-Mail oder Post durchgeführt. In Florida sind Unternehmen mit Prämien von über 10.000 US-Dollar und einige Unternehmen der Bauindustrie nach dem Gesetz des Bundesstaates Florida verpflichtet, eine persönliche Prüfung durchzuführen. Aufgrund von COVID-19 werden derzeit physische Audits virtuell abgeschlossen.

Unser Ziel ist es, jedes Audit innerhalb von 30 Tagen abzuschließen. Einige Audits dauern länger, jedoch nicht länger als 90 Tage.

Wenn es für uns an der Zeit ist, das Comp-Audit Ihrer Mitarbeiter abzuschließen, können Sie Folgendes erwarten:

Audit-Benachrichtigung

Wenn Ihre Police ihr einjähriges Jubiläum erreicht oder gekündigt wird, senden wir Ihnen eine E-Mail mit einer Telefonnummer, die Sie anrufen können.

Sammeln Sie vor dem Anruf Informationen, die Sie benötigen, um Fragen zu den Aktivitäten der Mitarbeiter und ihrer Gehaltsabrechnung während des Versicherungszeitraums zu beantworten.

Payroll verification

Wenn Sie uns anrufen, sprechen Sie mit einem unserer Versicherungsexperten, der Ihnen den Prüfungsprozess erklärt und Ihre Fragen beantwortet. Wir werden dann einige eigene Fragen stellen, um aktualisierte Gehaltsabrechnungsinformationen zu erhalten, einschließlich Gehaltsabrechnungsdetails für Sie und Ihre Mitarbeiter. während Ihre Richtlinie aktiv ist.

Wir fordern Versicherungsbescheinigungen für alle Subunternehmer an, die für Sie arbeiten ausgeführt haben, damit wir überprüfen können, ob sie über eine eigene Arbeitnehmerentschädigungsversicherung verfügen.

Wenn Ihre Subunternehmer keine eigene Workers Comp-Versicherung haben, ist ihre Entschädigung in Ihrer Gehaltsabrechnung enthalten.

Dokumenteneinreichung

Nachdem Sie mit dem Wirtschaftsprüfer gesprochen haben, können wir Sie bitten, einige Informationen einzureichen, um Ihre Gehaltsabrechnung zu überprüfen. Aber keine Sorge. Sie sind verpflichtet, alles, was wir für die Landes- und Bundesregierung für Steuerzwecke verlangen könnten, einzureichen, so dass Sie bereits die Informationen in den Akten haben sollten.

Dokumente, um deren Bereitstellung wir Sie möglicherweise bitten, umfassen entweder Mitarbeiter-Check-Stubs oder Aufzeichnungen eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstes, falls Sie einen verwenden, Ihre vierteljährliche Bundessteuererklärung (IRS-Formular 941) und Ihre landesspezifische vierteljährliche Arbeitslosenversicherung.

Aktualisierte Prämienberechnung

Nachdem wir Ihre Informationen überprüft haben, verwenden wir Ihre aktualisierten Aktivitäten und Gehaltsabrechnungen, um die Kosten für die zu prüfende Police anzupassen.

Prüfungszusammenfassung

Wenn die neue Prämie berechnet wird, senden wir Ihnen eine Prüfungszusammenfassung, in der erläutert wird, ob Ihre Prämie gestiegen, gesunken oder gleich geblieben ist. Wenn es keine Änderungen gibt, haben Sie nichts mehr zu tun.

Wenn Ihre neue Prämie höher ist, müssen Sie die Differenz bezahlen. Aber Ihre Zahlung wird nicht sofort fällig. Wir geben Ihnen 30 Tage im Voraus, damit Sie sich vorbereiten können.

Am Ende von 30 Tagen belasten wir die Kreditkarte, die wir für Ihr Konto hinterlegt haben. Wenn Ihre neue Prämie niedriger ist, erstatten wir innerhalb von 30 Tagen nach Versand der Prüfungszusammenfassung eine Rückerstattung auf die bei uns hinterlegte Kreditkarte.

Abschluss des Audits

Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass Ihr Audit abgeschlossen ist. Wir stellen Ihnen auch aktualisierte Richtliniendokumente für Ihre Unterlagen zur Verfügung.

Am Ende von 30 Tagen belasten wir die Kreditkarte, die wir für Ihr Konto hinterlegt haben. Wenn Ihre neue Prämie niedriger ist, erstatten wir innerhalb von 30 Tagen nach Versand der Prüfungszusammenfassung eine Rückerstattung auf die bei uns hinterlegte Kreditkarte.

Wie Next Geschäftsinhabern hilft, eine Workers’Comp-Versicherung zu finden

Wenn Sie nach einer Workers’Comp-Versicherung für Ihr Unternehmen suchen, haben wir die Abdeckung, die Sie benötigen. Bei Next möchten wir Kleinunternehmern und Selbstständigen dabei helfen, die richtige Richtlinie zum Schutz ihres Unternehmens zu einem erschwinglichen Preis zu finden.

Unser Online-Bewerbungsprozess macht es einfach, ein Angebot zu erhalten, die für Sie richtige Police auszuwählen und Ihre Versicherungsbescheinigung zu erhalten. Der gesamte Vorgang kann weniger als 10 Minuten dauern.

Wenn Sie jederzeit Fragen haben, stehen Ihnen unsere in den USA ansässigen Versicherungsberater zur Verfügung.

Holen Sie sich noch heute Ihr kostenloses Sofortangebot online.