En Defensa de una Lista de Tareas Pendientes en Papel (y Cómo Hacerlo Bien)

Sé que hay un millón de formas diferentes de administrar sus tareas diarias utilizando la tecnología. Y aunque por lo general tengo un aprecio saludable por las soluciones digitales, siempre he sido alguien que maneja mi lista de tareas pendientes con buenos bolígrafos y papel viejos. No solo me ayuda a ser realmente eficiente durante mis ajetreados días de escuela de negocios, priorizar mis tareas y trabajar incluso cuando no tengo datos celulares, sino que literalmente no hay nada más satisfactorio que tachar una tarea completada de una lista real de tareas pendientes.

Si ha tenido problemas para encontrar un sistema de organización que funcione para usted, o simplemente quiere intentar deshacerse del desorden digital y volver a lo básico, ¡le recomiendo que pruebe este método! Así es como se hace.

Obtenga un Planificador de copia impresa real

Obviamente, el primer paso para hacer esto es obtener las herramientas que funcionan para usted. Es importante usar un planificador de copia impresa que coincida con su estilo organizacional y de trabajo. Por ejemplo, uso planificadores de Poppin porque muestran un horario semanal a la izquierda y papel forrado a la derecha, caben en mi bolso y son bastante baratos.

Me gusta ver toda la semana en una sola página, pero si te gusta un tipo de vista diferente, echa un vistazo a Moleskine, que tiene una tonelada de formatos diferentes, o, si también quieres ser analógico con tus compras, dirígete a tu Barnes & Noble local y explora su enorme selección hasta encontrar la opción adecuada.

Enumere Todos sus Compromisos Principales para la Semana

Siempre comienzo enumerando todas las obligaciones principales que tengo en mi horario semanal, solo para que pueda tener una idea de lo que necesitaré planificar. Me gusta incluir tareas y eventos tanto personales como profesionales para obtener una imagen completa de la semana.

Por ejemplo, si tengo que prepararme para una gran reunión el miércoles, pero tengo que dejar de trabajar a las 6 PM del martes para asistir a una cena de cumpleaños, entonces sabré que probablemente tendré que trabajar hasta tarde el lunes.

Escriba y Priorice Sus Tareas

Una vez que haya comenzado a llenar el calendario con mis compromisos principales, divido el lado de papel de mi planificador en cuatro casillas, con la casilla superior derecha que representa tareas importantes/no urgentes, la parte superior izquierda que representa tareas importantes/urgentes, y las dos casillas inferiores que representan tareas sin importancia/no urgentes y tareas sin importancia/urgentes.

Luego, escribo todas las tareas que necesito completar para la semana, asegurándome de enumerarlas en su casilla correspondiente. Por ejemplo ,» pagar factura de tarjeta de crédito «siempre va en la caja importante/urgente, mientras que» comprar abrigo de invierno » está en importante/no urgente.

Esto funciona como un sistema de priorización integrado, porque me obliga a identificar en qué necesito trabajar y cuándo.

También es crucial para llamar a las tareas que no son importantes / urgentes, que a menudo priorizaré por encima de los elementos importantes a largo plazo si no tengo cuidado. Por ejemplo, estoy trabajando en tres trabajos de investigación a largo plazo este semestre, que nunca parecen tan urgentes como algo que se debe entregar mañana y que podrían perderse fácilmente en el ruido de una lista completa de tareas pendientes. Este sistema de priorización me obliga a reconocer que trabajar en los documentos es importante y comenzar a escribirlos con anticipación.

Hacer un Horario Diario (e Incluir Tiempo de inactividad)

Toda esta planificación semanal es agradable, pero ¿cómo me ayuda esto a averiguar qué hacer realmente en un día determinado? Cada mañana, saco un pedazo de papel en blanco (uso papel de impresora blanco, pero también puedes conseguir un cuaderno si quieres mejorar un poco el proceso) y hacer tres cosas.

Primero, escribo los horarios del día de 8 a. m. a 11 P. m.en incrementos de 30 minutos y pongo en cualquier reunión, clase y compromiso personal que tenga. Luego, miro mi planificador semanal y saco las tareas que quiero completar ese día, tratando de asegurarme de sacar al menos un artículo de cada una de mis cuatro cajas. Finalmente, incluyo todas las tareas en mi calendario, completando el tiempo alrededor de las reuniones.

Dado que las tareas suelen tardar más en completarse en la práctica, mi regla general es presupuestar 1,5 veces la cantidad de tiempo que creo que necesitaré, solo para asegurarme de que puedo encajar todo. Yo también, siempre asegúrese de construir en el tiempo de inactividad en la tarde y una hora para ir al gimnasio, ambos de los cuales necesito para mantener mi cordura!

Tachar cosas

Esta es mi parte favorita del proceso: tachar tareas cuando las termino. Me encanta usar bolígrafos de colores, solo para hacer las cosas un poco más divertidas. Por lo general, llevo un registro de mi horario diario y luego tacho todos los elementos de mi lista semanal de tareas pendientes al final de cada día.

Al final de la semana, es importante asegurarse de que los artículos sin terminar se trasladen a semanas futuras para que no se pierdan de vista. El domingo por la noche, por lo general me siento con un bolígrafo rojo y tacho los artículos incompletos uno a la vez mientras decido si los «cancelo» o los avance a las semanas futuras. Una de las bellezas de un planificador de papel es que realmente puedes empujar tareas para las que no tienes tiempo, porque puedes escribirlas donde quieras.En realidad, acabo de mover mi línea de «compras navideñas» a la primera semana de diciembre porque sé que no tendré tiempo hasta entonces.

Sé que este proceso puede sonar complicado, pero dedicar solo 20 minutos al día a la planificación puede ayudarte a ahorrar horas. Sé que soy especialmente propenso a desperdiciar bloques cortos (p. ej., 30 minutos entre clases) si no he pensado en lo que quiero hacer, pero si ya he hecho mi horario, entonces no tengo que pensar dos veces sobre lo que se supone que debo hacer con mi tiempo.

Espero que esto te ayude a deshacerte de la fatiga por tomar decisiones y a hacer más cosas.

Foto del planificador cortesía de .