Un soborno es visto como un encanto por quien lo da; piensan que el éxito vendrá a cada paso. Proverbios 17: 8
La semana pasada, Harry y yo estábamos corriendo, y me habló de su serie de blogs sobre riesgos de adquisición. Como soy un tipo de prevención de fraudes, comenzamos a discutir el riesgo de sobornos de proveedores a aquellos con el poder de comprar.
He visto vendedores que ofrecen bebidas alcohólicas, mujeres, viajes, automóviles, barcos y dinero en efectivo gratis, todo para garantizar la aceptación de su oferta. Uno de esos casos proporcionó «cientos de contratos de licitación competitiva a proveedores preferidos a cambio de propinas», incluidas «fiestas en bañeras de hidromasaje con desnudistas.»
Si los proveedores conocen las debilidades de sus empleados, pueden explotarlas. Y si lo hacen, el daño significativo se encuentra ante ti. La encuesta de fraude de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados mostró que el 35% de los casos estaban relacionados con la corrupción, con una pérdida media de $200,000.
El Poder de Comprar
Entonces, ¿quién tiene el poder de comprar? Cualquier persona que pueda hacer o hacer que se hagan pagos. Esto incluye:
- Personas con la capacidad de emitir órdenes de compra
- Directores de compras
- Jefes de departamento que tienen autoridad de compra
El poder de compra aparece en innumerables formas. En algunos negocios, los jefes de departamento pueden, por ejemplo, autorizar compras de hasta 7 75,000. En otras entidades, solo el director de compras tiene esta capacidad. Por lo tanto, es importante que entiendas quién puede aprobar contratos o pagos.
Los proveedores (no todos, pero algunos) persiguen a los empleados con el poder de comprar. ¿Por qué? Porque así es como obtienen su dinero. Las vacaciones gratis en Las Vegas no se dan a los empleados que no pueden poner dinero en los bolsillos de un proveedor.
El señuelo de los sobornos
¿Qué hace que los sobornos sean atractivos?
Bueno, la persona que recibe el soborno puede no entender la mecánica del robo. Cuando Acme, Inc.el director de compras recibe un barco gratis de Sleeze Aircraft, podría pensar: «¡Vaya, un juguete nuevo–y es gratis!»Pero puede que no entienda cómo el regalo afecta a su compañía.
Entonces, ¿cómo afecta un soborno al negocio? El director de compras tiene un buque de 5 50,000, y Acme Inc. ¿no pagó por ello, o podría ser que lo haya hecho? No se equivoque: Acme Inc. pagará por el barco, solo indirectamente.
Sleeze Aircraft paga 5 50,000 por el barco, pero recupera el dinero al aumentar el precio de su contrato en 1 150,000. Buen regreso. Pagar $50,000: Obtener $150,000 y nuevos negocios. Más tarde, Sleeze envía facturas infladas directamente al gerente de compras de Acme, y con gusto las aprueba.
Otra razón por la que los sobornos son una forma común de fraude es que son extremadamente difíciles de detectar.
A diferencia del dinero robado directamente de una empresa (por ejemplo, la toma de efectivo), la evidencia de este robo está oculta. ¿En dónde? En las facturas infladas que se aprueben de acuerdo con la política de la empresa.
Es mucho más fácil detectar los pagos fraudulentos realizados al director financiero, por ejemplo. Los auditores pueden ver el cheque al director financiero que no está respaldado por una factura.
Por el contrario, los sobornos se ocultan en los pagos aprobados a un proveedor legítimo. Si un auditor revisa la transacción, ve una orden de compra aprobada, un cheque debidamente firmado y una inscripción adecuada en el libro mayor. Sin banderas rojas.
Dado este riesgo, ¿qué se puede hacer?
Reducir la amenaza de Sobornos
Aquí hay algunas ideas para disminuir el riesgo de sobornos:
- Requerir que las ofertas selladas se abran en presencia de varias personas
- Crear una política de propinas
- Auditar compras por un monto en dólares determinado
Ofertas
Las empresas pueden requerir ofertas selladas para compras por un monto en dólares determinado (por ejemplo, $100,000). A continuación, asegúrese de que las ofertas se abran en presencia de al menos dos o tres personas. Incluiría a una persona fuera del departamento de compras (por ejemplo, contralor o director financiero). ¿Por qué? Un director de compras podría presionar a los subordinados para que guardaran silencio sobre las irregularidades.
El medio más seguro para garantizar un proceso de adquisición limpio es crear protocolos escritos que requieran transparencia. La política de adquisiciones debe incluir orientaciones como las siguientes::
- En qué cantidad de dólares se requieren ofertas selladas (p. ej., más de $100,000)
- Quién abrirá las ofertas y quién estará presente
- Cómo documentar la presencia de aquellos que presencian la apertura de las ofertas
- Cómo ingresar la oferta aceptada en el sistema de contabilidad
- Quién hará un seguimiento del cumplimiento del contrato
- Procedimientos de licitación para cantidades inferiores al monto de la oferta sellada (p. ej., menos de $100,000)
- Cómo se obtendrán y documentarán las ofertas más pequeñas
- Quién puede aprobar nuevos contratos o compras y a qué nivel de dólares
Además de la política de adquisiciones, cree una para propinas también.
Política de propinas
Una política de propinas por escrito notifica que la compañía no permite que los empleados reciban regalos por un monto determinado. Puedes permitir regalos de hasta 5 50 (el jamón de Navidad, por ejemplo). Pero los empleados deben saber que la recepción de regalos excesivos resultará en amonestaciones por escrito o un posible despido.
La política crea límites claros en cuanto a lo que es (y lo que no es) permitido. Entonces, si tiene que despedir a un miembro del personal, tiene motivos para hacerlo.
Además, administre la política sin tener en cuenta la posición. Sus empleados de nivel junior tomarán sus colas de sus superiores. Si el CEO acepta regalos (y todo el mundo lo sabe), olvídese de la política de propinas, se convierte en solo un pedazo de papel.
Auditar Compras grandes
Auditar todas las compras que superen un determinado monto en dólares (por ejemplo, 250.000 dólares), o al menos auditar una muestra de esos artículos. La clave es que todos los empleados sepan que estas compras están sujetas a una posible auditoría. La mera posibilidad de descubrimiento es un poderoso elemento de disuasión.
Además, sus auditores, ya sean internos o externos, deben informar sus hallazgos directamente a los encargados de la gobernanza de la empresa. Con esto, quiero decir que el informe no debe ser examinado por el director Ejecutivo o el director financiero antes de la presentación de la junta. Entonces, ¿con qué frecuencia se debe proporcionar este informe a la junta? Una vez al año y una vez al trimestre, dependiendo del tamaño de su empresa.
Auditar para sobornos
¿Cómo auditar para sobornos? En primer lugar, el auditor debe revisar los documentos de licitación y hacer preguntas como:
- ¿Se recibieron múltiples ofertas?
- Fueron documentados?
- ¿Quién aprobó la oferta?
- ¿Documentaron su presencia los presentes en la apertura de las ofertas selladas?
En segundo lugar, el auditor puede ponerse en contacto con los licitadores perdedores para confirmar que realmente proporcionaron una oferta. Las ofertas ficticias en un sobre sellado pueden parecer apropiadas. Pero tal vez el licitador ganador y el director de compras están actuando en colusión, y crearon documentos de licitación ficticios.
Tercero, el auditor puede ponerse en contacto con otras empresas de terceros que proporcionan servicios y productos similares. Haga preguntas como: «¿Este precio parece razonable?»o» ¿Puedes dirigirme a un sitio web que tenga costos de productos similares?»
En cuarto lugar, genere un informe de «pago por proveedor» de su software de contabilidad; luego inspeccione el resumen de pagos. Busque valores atípicos o un patrón de pagos que no tenga sentido.
Resumen
Finalmente, ninguna política o investigación de antecedentes puede evitar todo fraude, pero estas sugerencias lo llevarán en la dirección correcta.
Si su empresa realiza pagos significativos a proveedores, considere usar IDEA o ACL para extraer datos de su información. Necesitará personal capacitado o consultores para seguir esta ruta, ya que estos paquetes de software son complejos. Pero, si se usan adecuadamente, estos paquetes le permiten profundizar aún más en los pagos de proveedores.
espero que hayas encontrado útil este artículo. Proporciono más información sobre prevención de fraudes en mi blog en cpahalltalk.com