fazele ciclului de viață al managementului de proiect și de ce este important

confuz despre ce este vorba despre ciclul de viață al managementului de proiect? În acest ghid complet pentru ciclul de viață al managementului de proiect, vom oferi lowdown cu link-uri utile pentru mai multe informații despre gestionarea diferitelor părți ale procesului de management de proiect.

în acest articol, vom analiza în detaliu în ce constau aceste faze ale ciclului de viață al managementului de proiect, pașii cheie ai managementului de proiect și modul în care pot ajuta la livrarea unui proiect de succes, bine gestionat.

Care Este Ciclul De Viață Al Managementului De Proiect?

ciclul de viață al managementului de proiect este de fapt doar un mod de a descrie viața unui proiect. Este modul în care se întâmplă proiectele; modul în care fazele unui proiect conduc o echipă de la scurt până la livrare. Fiecare proiect are un început și un sfârșit; se naște, se maturizează și apoi „moare” când ciclul de viață al proiectului este finalizat.

PMI (Project Management Institute) au definit aceste cinci grupuri de proces care se reunesc pentru a forma ciclul de viață al managementului de proiect fazele proiectului PMBOK sunt:

1. inițierea
2. planificarea
3. executarea
4. monitorizarea & controlul
5. închiderea

PMI a luat ceea ce este cu adevărat bun simț și a numit-o ciclul de viață al managementului de proiect. Metodologia PMI este standardul de facto pentru livrarea de proiecte pe care îl puteți găsi în fascinanta lor 589 paginată a 5-a ediție Project Management Book Of Knowledge (PMBOK). Aceasta este o lectură foarte lungă și, ca să fiu sincer, plictisitoare, așa că iată o versiune condensată a ciclului de viață al managementului de proiect care conține toate aspectele importante.

De Ce Este Important Ciclul Proiectului?

ciclul de viață al managementului de proiect descrie procesul la nivel înalt de livrare a unui proiect și pașii pe care îi faceți pentru a face lucrurile să se întâmple. Și, deși ciclul de viață al managementului de proiect s-ar putea să nu pară atât de interesant, este important, deoarece ciclul de viață al managementului de proiect este ceea ce noi, ca manageri de proiect, conducem și facilităm.

esența vieții oricărui proiect este aceeași: definirea obiectivelor unui proiect, Crearea unui plan de proiect pentru a îndeplini obiectivele și apoi realizarea unor lucruri pentru a-l realiza. Diferiți manageri de proiect sau agenții pot folosi termeni ușor diferiți pentru a descrie fazele ciclului de viață al managementului de proiect în diferite proiecte, dar fundamental, sunt cam la fel.

ciclul de viață al unui proiect trebuie întotdeauna să înceapă de undeva: problema care trebuie rezolvată trebuie definită (în PMBOK, aceasta se concentrează în faza de inițiere a unui proiect). Trebuie creată o soluție pentru remedierea acestei probleme și o abordare pentru a o face (planificare). Acest plan trebuie apoi pus în acțiune (executare) în timp ce este urmărit pentru a vă asigura că face ceea ce ar trebui (monitorizare & control). Proiectul este apoi implementat, performanța este evaluată și proiectul este apoi terminat (închidere).

aceasta este esența ciclului de viață al managementului de proiect, care este prezentat într-o diagramă simplă a ciclului de viață al proiectului de mai jos.

fazele ciclului de viață al managementului de proiect

ciclul de viață al managementului de proiect

mai jos, intru în fiecare dintre etapele ciclului de viață și explic ce se întâmplă în fiecare dintre cele 5 faze ale managementului de proiect.

inițierea: Definirea a ceea ce trebuie făcut

inițierea, prima fază a ciclului de viață al managementului de proiect, se referă la lansarea unui proiect cu echipa și cu clientul, obținerea angajamentului lor de a începe proiectul. Reuniți toate informațiile disponibile într-o manieră sistematică pentru a defini domeniul de aplicare, costul și resursele proiectului. Scopul fazei de inițiere este de a lua o scurtă scurtă a unui proiect și de a-l defini în termeni de ceea ce trebuie să facă și să realizeze pentru a avea succes.

care necesită, de obicei, identificarea părților interesate ale proiectului și asigurându – vă că toți împărtășesc aceeași percepție a ceea ce este proiectul și sunt de acord asupra cazului de afaceri-problema pe care proiectul încearcă să o rezolve. În timpul fazei de inițiere a proiectului, decideți dacă este posibil să livrați cazul de afaceri. În calitate de manager de proiect, va trebui să efectuați cercetări adecvate pentru a determina obiectivele proiectului și apoi să propuneți o soluție pentru a le atinge. Odată aprobat, treceți la următoarea fază a proiectului.

pași cheie de management de proiect pentru inițierea unui proiect:

• faceți o cartă de proiect – care este viziunea, obiectivul și obiectivele acestui proiect?
• identificarea domeniului de aplicare la nivel înalt și a livrabilelor – care este produsul sau serviciul care trebuie furnizat?
• realizarea unui studiu de fezabilitate – care este problema principală și soluțiile posibile ale acesteia?
• Ballpark costul la nivel înalt și de a crea un caz de afaceri – care sunt costurile și beneficiile soluției?
• Identificarea părților interesate – care sunt persoanele pe care acest proiect le afectează, cum și care sunt nevoile lor?

de obicei pentru metodologiile Prince2 sau PMI, acestea sunt rezumate într-un Document de inițiere a proiectului (PID), dar într-o agenție, informațiile sunt de obicei capturate într-o declarație inițială de lucru (SoW) care acoperă doar faza de inițiere.

faza de planificare: definirea modului de a face ceea ce trebuie făcut

după aprobarea de a continua de la inițiere, puteți începe planificarea proiectului. Aceasta este, fără îndoială, cea mai critică dintre fazele managementului de proiect. Ia-l greșit, și veți scupper șansele de a livra proiectul la timp și buget. Planificarea este locul în care definiți toată munca de făcut și creați foaia de parcurs pe care o urmați pentru restul proiectului pentru a vă duce acolo. În timpul fazei de planificare vă dați seama cum veți realiza proiectul și răspundeți la întrebări—ce anume vom face, cum o vom face, când o vom face și cum vom ști când am terminat?

în acest moment al ciclului de viață al proiectului, luați obiectivele și extindeți aceste obiective pentru a decide cum să le atingeți. Merită să continuăm să evaluăm aceste obiective cu trei criterii: ce este posibil, pasionat și omniprezent?

• posibil – străduiți-vă pentru ceva care este realizabil. Întrebați-vă, această soluție se potrivește cu bugetul? Echipa mea are capacitatea de a face acest lucru? Avem destul timp? Stabilirea unor obiective nerealiste înseamnă stabilirea eșecului.
• pasionat – proiectele sunt dure, Deci vrei o echipă care este implicată emoțional în proiect. Întrebați-vă, este acesta un proiect de care echipa dvs. poate fi pasionată? Este ceva care îi poate aduce împreună pentru a colabora pentru a atinge același obiectiv? Chiar dacă ar putea fi treaba lor să facă ceea ce le spui să facă, nimeni nu va investi în ceva ce nu cred că merită
• omniprezent – are acest lucru potențialul de a deveni un succes revoluționar? Este aceasta ceva care este o soluție completă la problema care ți-a fost dată sau este într-adevăr doar o soluție temporară sau parțială? Are potențialul de a fi îmbunătățit, dezvoltat și de a deveni un mod permanent de lucru?

îmi place acest obiectiv ‘3 p’ s Goals’, dar s-ar putea să fiți familiarizați și cu principiul stabilirii unor obiective clare. Acesta este un cadru util pentru a vă asigura că obiectivele sunt colaborative, limitate, apreciabile și Refinabile. Citiți mai multe despre ele și beneficiile lor asupra obiectivelor inteligente, aici.

toată planificarea se alimentează într—un plan de proiect și, de obicei, o declarație de lucru care prezintă activitățile, sarcinile, dependențele și intervalele de timp, precum și costurile-cele trei componente fundamentale ale procesului de planificare. În plus, este prudent să dezvolți un plan pentru resurse, calitate, risc, criterii de acceptare, comunicare și achiziții.

pași cheie de management de proiect pentru planificarea unui proiect:

• creați un Plan de proiect – identificați fazele, activitățile, constrângerile și programul și creați un calendar al proiectului cu un program de defalcare a lucrărilor și o diagramă Gantt
• creați un Plan financiar – creați un buget al proiectului și o estimare a costurilor și un plan pentru a vă satisface costul maxim, completat cu alocări între resurse și departamente
• creați un Plan de resurse – construiți o echipă excelentă, recrutați și programați resursele și materialele necesare pentru a livra proiectul
• creați un plan de calitate – stabiliți-vă obiectivele și măsurile de calitate
• creați un risc Planul – identificarea riscurilor posibile, ipoteze, probleme și dependențe, atribui un proprietar, și de a dezvolta un plan de atenuare pentru modul în care va evita/depăși le
• crearea unui plan de acceptare – atribui criterii pentru ceea ce constituie ‘făcut’ și ‘livrat’
• crearea unui plan de comunicare – lista părților interesate, și planul de cadență de comunicare
• crearea unui Plan de Achiziții Publice – găsi orice furnizori 3rd party necesare și sunt de acord termeni
• toate acestea ar trebui să se reunească într – o declarație de lucru a proiectului-să creeze un document de aplicare a Declarației de lucru care prezintă parametrii proiectului pentru aprobare
• obțineți aprobarea declarației dvs. de lucru (scroafă) pentru a continua!

odată ce ați planificat, ați pus bazele pentru restul fazelor de management de proiect.

executare: realizarea unui proiect

aceasta este partea din ciclul de viață al managementului de proiect în care în cele din urmă puteți executa planul minunat de proiect—este locul în care planificarea se transformă în acțiune. Îți aduci resursele la bord, le informezi, stabilești regulile de bază și le prezinți unul altuia. După aceea, toată lumea sare pentru a efectua lucrarea identificată în plan. Ușor peasy.

ca manager de proiect, treceți de la a vorbi despre un proiect și de a crea documentație pentru a obține undă verde pentru a continua cu execuția proiectului—TTO conducând echipa și gestionându-i spre livrare. Vă veți petrece timpul în briefing-uri, întâlniri și recenzii pentru a conduce echipa și pentru a menține proiectul pe drumul cel bun pe măsură ce trece prin ciclul de viață al dezvoltării proiectului.

pași cheie de gestionare a proiectului pentru executarea unui proiect:

• conducerea echipei – arunca o viziune pentru succes și pentru a permite echipei să livreze pe ea
• crearea de sarcini – defini în mod clar ceea ce trebuie făcut și criteriile pentru sarcina
• Briefing sarcina – asigurarea echipa sunt clare cu privire la ceea ce au nevoie să facă, de când
• managementul clientului – lucrul cu clientul pentru a asigura livrabile sunt acceptabile
• comunicații – asigurați-vă că informați și actualizați persoanele potrivite la momentul potrivit prin canalul potrivit

monitorizare & control: Menținerea unui proiect pe drumul cel bun

acesta este unul dintre cele mai dificile domenii din ciclul de management al proiectului. În paralel cu execuția proiectului, în calitate de manager de proiect, raportați performanța și monitorizați și controlați proiectul. Asta înseamnă monitorizarea vieții proiectului pentru a se asigura că proiectul merge conform planului și, dacă nu, controlul acestuia prin elaborarea de soluții pentru a-l readuce pe drumul cel bun. În realitate, un manager de proiect monitorizează și controlează un proiect într-un fel pe parcursul tuturor fazelor ciclului de viață al proiectului.

în primul rând, asta înseamnă să vă asigurați că capturați datele (de obicei derivate din foile de pontaj și sarcinile finalizate) pentru a urmări progresul în mod eficient față de planul inițial. În al doilea rând, înseamnă luarea datelor și compararea finalizării sarcinii, a cheltuielilor bugetare și a cronologiei alocate în planul inițial. Comparând planul cu cele reale, puteți stabili dacă atingeți sau nu obiectivele pentru metrici de cronologie, cost, calitate și succes.

și când îți dai seama că lucrurile nu sunt destul de gând să planifice (ei rareori fac) este imaginind opțiunile pentru pivotarea proiectului, astfel încât acesta oferă încă ceva clientul este fericit cu în timp ce îndeplinesc constrângerile de buget, cronologie și de calitate. Pro-Sfat: de obicei, asta înseamnă reducerea domeniului de aplicare!

pași cheie de management de proiect pentru monitorizarea și controlul unui proiect:

• Cost& Managementul timpului – revizuirea pontajelor și a cheltuielilor pentru înregistrarea, controlul și urmărirea bugetului, cronologiei și sarcinilor proiectului
• managementul calității – revizuirea livrabilelor și asigurarea îndeplinirii criteriilor de acceptare definite
• Managementul Riscului – monitorizarea, controlul, gestionarea și atenuarea riscurilor și problemelor potențiale
• Managementul acceptării – efectuarea testelor de acceptare a utilizatorilor și crearea unui sistem de revizuire, asigurarea faptului că toate livrabilele satisfac nevoile clientului
• managementul schimbării – atunci când proiectul nu merge pentru a planifica, gestionarea procesului de modificări acceptabile cu clientul pentru a se asigura că sunt mulțumiți de modificările necesare

ați trecut prin patru dintre etapele proiectului—acum este timpul să treceți la ultimul pas din ciclul de viață al managementului proiectului: închiderea unui proiect.

închidere: încheierea unui proiect

în această fază finală a ciclului de viață al managementului de proiect, proiectul dvs. s-a încheiat în esență și munca dvs. de manager de proiect pe proiect se încheie. Dar proiectul nu s – a terminat încă-consultați articolul nostru despre cum să gestionați un proiect când s-a terminat. În acest moment, înainte ca toată lumea să uite, este util să organizați o întâlnire post-revizuire a proiectului sau post-mortem pentru a discuta punctele forte și punctele slabe sau proiectul și echipa, ce a mers prost și ce nu a mers atât de bine și cum să vă îmbunătățiți în viitor. Aceasta poate fi una dintre cele mai pline de satisfacții etape ale managementului de proiect, deoarece este o mare oportunitate de a recunoaște și de a recunoaște membrii valoroși ai echipei și de a sărbători succesele.

pașii cheie de gestionare a proiectului pentru închiderea unui proiect:

• Analiza performanței proiectului – Aceasta este o privire generală asupra cât de bine a fost gestionat proiectul și dacă estimările inițiale ale costurilor și beneficiilor au fost corecte. Au existat riscuri neprevăzute? Ce probleme au apărut și cât de bine au fost tratate? A fost modificat planul proiectului și cum?
• analiza echipei – a făcut toată lumea ceea ce au fost desemnați să facă? Au fost suficient de pasionați și motivați? Au rămas meticuloși și responsabili? Comunicarea în cadrul echipei a fost sănătoasă și constructivă?
• închiderea proiectului – documentați sarcinile necesare pentru a aduce viața proiectului la un sfârșit oficial. Aceasta include încheierea acordurilor de furnizor, semnarea contractelor și predarea tuturor documentațiilor de proiect necesare.
• revizuire Post-implementare – scrieți o analiză formală a succeselor și eșecurilor și a lecțiilor învățate și a sugestiilor pentru viitor. La sfârșitul fiecărui proiect de succes, veți afla că spațiul de îmbunătățire rămâne întotdeauna.

concluzie

ciclul de viață al proiectului este simplu, nu? Nu, bineînțeles că nu! Ca majoritatea lucrurilor din viață, proiectele sunt complexe și implică un număr mare de variabile, împreună cu o mulțime de zone gri. Managementul ciclului de viață în practică poate arăta total diferit de sistemul altei agenții sau al managerului de proiect. Chiar și așa, multe dintre conceptele care stau la baza care susțin pașii în managementul de proiect sunt aceleași.