tudom, hogy millió és egy különböző módon kezelheti napi feladatait a technológia segítségével. És bár általában egészségesen értékelem a digitális megoldásokat, mindig is olyan voltam, aki a jó öreg tollal és papírral kezeli a teendőim listáját. Nem csak segít abban, hogy igazán hatékony legyek a forgalmas üzleti iskolai napjaim során, prioritásként kezeljem a feladataimat, és akkor is dolgozzak, ha nincs cellaadatom, de szó szerint semmi sem kielégítőbb, mint egy befejezett feladat átlépése a tényleges tennivalók listájáról.
ha nem sikerült megtalálni az Ön számára megfelelő szervezeti rendszert, vagy csak meg akarja próbálni a digitális rendetlenséget és visszatérni az alapokhoz, akkor azt javaslom, hogy adja meg ezt a módszert! Itt van, hogyan kell csinálni.
kap egy igazi, Nyomtatott Tervező
nyilvánvaló, hogy ennek első lépése az Ön számára megfelelő eszközök beszerzése. Fontos, hogy olyan nyomtatott tervezőt használjon, amely megfelel a szervezeti és munkastílusának. Például Poppin tervezőket használok, mert a bal oldalon egy heti menetrendet, a jobb oldalon pedig bélelt papírt jelenítenek meg, beleférnek a táskámba, és elég olcsók.
szeretem az egész hetet egy oldalon látni, de ha más típusú nézetet szeretsz, nézd meg a Moleskine—t, amely rengeteg különböző formátumot tartalmaz, vagy—ha analógot szeretne kapni a vásárlással is-menj a helyi Barnes & Noble-hez, és böngésszen a hatalmas választékban, amíg meg nem találja a megfelelő illeszkedést.
sorolja fel a hét összes legfontosabb kötelezettségvállalását
mindig azzal kezdem, hogy felsorolom az összes fő kötelezettségemet a heti ütemtervemben, csak azért, hogy megértsem, mit kell terveznem. Szeretek személyes és szakmai feladatokat és eseményeket is bevonni, hogy valóban teljes képet kapjak a hétről.
például, ha fel kell készülnöm egy nagy találkozóra szerdán, de kedden este 6-kor abba kell hagynom a munkát, hogy részt vegyek egy születésnapi vacsorán, akkor tudni fogom, hogy valószínűleg hétfőn későn kell dolgoznom.
írja ki és rangsorolja a feladatait
miután elkezdtem kitölteni a naptárat a főbb kötelezettségvállalásaimmal, a tervezőm papír oldalát négy dobozra osztom, a jobb felső négyzet fontos/nem sürgős feladatokat, a bal felső fontos/sürgős feladatokat, az alsó két doboz pedig nem fontos/nem sürgős és nem fontos/sürgős feladatokat jelöl.
ezután kiírom az összes feladatot, amelyet a héten el kell végeznem, ügyelve arra, hogy felsoroljam őket a megfelelő mezőbe. Például a” hitelkártya-számla fizetése “mindig a fontos/sürgős mezőbe kerül, míg a” téli kabát vásárlása ” fontos/nem sürgős.
ez egy beépített prioritási rendszerként működik, mert arra kényszerít, hogy azonosítsam, mire és mikor kell dolgoznom.
fontos a nem fontos/sürgős feladatok felhívásához is, amelyeket gyakran fontossági sorrendbe állítok a fontos, hosszú távú tételek felett, ha nem vagyok óvatos. Például három hosszú távú kutatási anyagon dolgozom ebben a félévben, amelyek soha nem tűnnek olyan sürgetőnek, mint valami holnap esedékes, és könnyen elveszhetnek a teljes tennivalók listájának zajában. Ez a prioritási rendszer arra kényszerít, hogy elismerjem a papírokon végzett munkát fontosnak, és elkezdjem előre megírni őket.
készítsen napi ütemtervet (és tartalmazza a leállási időt)
mindez a heti tervezés szép, de hogyan segít ez nekem kitalálni, hogy mit tegyek egy adott napon? Minden reggel kihúzok egy üres papírt (fehér nyomtatópapírt használok, de kaphatsz egy notebookot is, ha egy kicsit fel szeretné osztályozni a folyamatot), és három dolgot csinálok.
először 8-tól 11-ig 30 perces lépésekben írom le a napszakokat, és minden találkozót, órát és személyes elkötelezettséget teszek. Ezután Megnézem a heti tervezőmet, és kihúzom azokat a feladatokat, amelyeket aznap el akarok végezni, és megpróbálok legalább egy elemet húzni a négy dobozból. Végül az összes feladatot beillesztem a naptáramba, kitöltve az ülések körüli időt.
mivel a feladatok elvégzése általában hosszabb időt vesz igénybe a gyakorlatban, a hüvelykujjszabályom az, hogy a költségvetés 1,5-szerese annak az időnek, amelyre szerintem szükségem lesz, csak azért, hogy minden beleférjen. Azt is mindig győződjön meg arról, hogy épít le időben a kora esti órákban, és egy órát, hogy menjen az edzőterembe, mindkettő azt kell fenntartani a józanság!
a dolgok áthúzása
ez a kedvenc részem a folyamatban: a feladatok áthúzása, amikor befejezem őket. Szeretek színes tollakat használni, csak azért, hogy a dolgok egy kicsit szórakoztatóbbak legyenek. Általában nyomon követem a napi ütemtervemet, majd minden nap végén áthúzom az összes elemet a heti tennivalók listájáról.
befejezetlen tételek átvitele
a hét végén fontos megbizonyosodni arról, hogy a befejezetlen tárgyak átkerülnek-e a következő hetekbe, hogy ne csússzanak át a repedéseken. Vasárnap este általában leülök egy piros tollal, és egyesével áthúzom a befejezetlen tárgyakat, amikor eldöntöm, hogy” lemondom ” őket, vagy továbbítom őket a következő hetekre. A papírtervező egyik szépsége az, hogy valóban olyan feladatokat hajthat végre, amelyekre nincs ideje, mert bárhová beírhatja őket—valójában csak December első hetére költöztem az “ünnepi vásárlás” soromat, mert tudom, hogy addig nem lesz időm rá.
tudom, hogy ez a folyamat bonyolultnak tűnhet, de napi 20 perc tervezéssel órákat takaríthat meg. Tudom, hogy különösen hajlamos vagyok a rövid blokkok pazarlására (pl., 30 perc az órák között) ha még nem gondoltam Ki, mit akarok csinálni, de ha már elkészítettem az ütemtervet, akkor nem kell kétszer gondolkodnom azon, hogy mit kellene tennem az időmmel.
Remélem, ez segít megszabadulni néhány döntés fáradtság, és minél több dolgot tenni.