Projektmenedzsment életciklus fázisok & miért fontos

zavaros, hogy mi a projektmenedzsment életciklusa? A projektmenedzsment életciklusának ebben a teljes útmutatójában praktikus hivatkozásokkal adunk meg további információkat a projektmenedzsment folyamat különböző részeinek kezeléséről.

ebben a cikkben részletesen megvizsgáljuk, hogy ezek a projektmenedzsment életciklus fázisai, a legfontosabb projektmenedzsment lépések, és hogyan segíthetnek egy sikeres, jól kezelt projekt megvalósításában.

Mi A Projektmenedzsment Életciklusa?

a projektmenedzsment életciklusa valójában csak egy magasfalutin módja a projekt életének leírására. Így történnek a projektek; hogy a projekt fázisai hogyan vezetnek egy csapatot a rövidtől a kézbesítésig. Minden projektnek van kezdete és vége; megszületik, érlelődik, majd “meghal”, amikor a projekt életciklusa befejeződött.

a PMI (Project Management Institute) meghatározta ezt az öt folyamatcsoportot, amelyek a projektmenedzsment életciklusát alkotják a PMBOK projekt fázisai:

2. tervezés
3. végrehajtás
4. Monitoring & kontrolling
5. zárás

a PMI vette, ami igazán józan ész, és nevezte a projekt menedzsment életciklus. A PMI módszertan a de facto szabvány projekt szállítás, amely megtalálható a lenyűgöző 589 lapozott 5. kiadás Project Management Book of Knowledge (PMBOK). Ez egy nagyon hosszú, és hogy őszinte legyek, halálosan unalmas olvasmány, tehát itt van a projektmenedzsment életciklusának tömörített változata, amely tartalmazza az összes fontos elvihetőséget.

Miért Fontos A Projektciklus?

a projektmenedzsment életciklusa leírja a projekt megvalósításának magas szintű folyamatát és a lépések végrehajtását. És bár a projektmenedzsment életciklusa nem hangzik olyan érdekesnek, fontos, mert a projektmenedzsment életciklusa az, amit projektmenedzserként vezetünk és megkönnyítünk.

minden projekt életének lényege ugyanaz: a projekt céljainak meghatározása, a célok eléréséhez szükséges projektterv létrehozása, majd a dolgok megvalósítása. A különböző projektmenedzserek vagy ügynökségek kissé eltérő kifejezéseket használhatnak a projektmenedzsment életciklus-fázisainak leírására a különböző projektekben, de alapvetően nagyjából ugyanazok.

a projekt életciklusának mindig valahol el kell kezdődnie: meg kell határozni a javításra szoruló problémát (a PMBOK-ban ez a projekt kezdeti szakaszára összpontosít). Megoldást kell találni a probléma megoldására és megközelítést kell létrehozni (tervezés). Ezt a tervet ezután működésbe kell hozni (végrehajtani), miközben nyomon követik, hogy megbizonyosodjon arról, hogy azt teszi, amit kellene (Monitoring & kontrolling). A projektet ezután telepítik, értékelik a teljesítményt, majd a projekt véget ér (lezárás).

ez a projektmenedzsment életciklusának lényege, amelyet az alábbi egyszerű projekt életciklus-diagram mutat be.

a projektmenedzsment életciklus fázisai

a projektmenedzsment életciklusa

az alábbiakban bemegyek az életciklus egyes szakaszaiba, és elmagyarázom, mi történik a projektmenedzsment 5 fázisában.

a vizsgálat megindítása: A teendők meghatározása

a projektmenedzsment életciklusának első fázisa, a projekt elindítása a csapattal és az ügyféllel, a projekt elindításának elkötelezettsége. Az összes rendelkezésre álló információt szisztematikusan összesíti, hogy meghatározza a projekt hatókörét, költségeit és erőforrásait. A kezdeményezési szakasz célja, hogy röviden összefoglalja a projektet, és meghatározza azt a tekintetben, hogy mit kell tennie és elérnie ahhoz, hogy sikeres legyen.

ez általában szükségessé teszi a projekt érdekeltjeinek azonosítását, és annak biztosítását, hogy mindannyian ugyanazt a felfogást vallják arról, hogy mi a projekt, és egyetértenek az üzleti ügyben – a probléma, amelyet a projekt megpróbál megoldani. A projektindítási szakaszban is eldönti, hogy megvalósítható-e az üzleti ügy megvalósítása. Projektmenedzserként megfelelő kutatást kell végeznie a projekt céljainak meghatározásához, majd megoldást kell javasolnia azok elérésére. A jóváhagyás után továbbléphet a projekt következő szakaszába.

a projekt kezdeményezésének legfontosabb projektmenedzsment lépései:

• Készítsen projekt Chartát-mi a projekt jövőképe, célja és célja?
• határozza meg a magas szintű hatókört és a teljesítéseket – mi az a termék vagy szolgáltatás, amelyet biztosítani kell?
• megvalósíthatósági tanulmány készítése – mi az elsődleges probléma és annak lehetséges megoldásai?
• Ballpark a magas szintű költségek és hozzon létre egy üzleti ügy-mik a költségek és előnyök a megoldás?
• az érdekelt felek azonosítása – kik azok az emberek, akiket ez a projekt érint, hogyan és milyen igényeik vannak?

a Prince2 vagy a PMI módszertanok esetében ezeket általában egy Projektindítási dokumentumban (PID) foglalják össze, de egy ügynökségnél az információkat általában egy kezdeti munkanyilatkozatban (SoW) rögzítik, amely csak a kezdeti szakaszra terjed ki.

tervezési szakasz: annak meghatározása, hogyan kell csinálni, amit meg kell tenni

jóváhagyás után, hogy folytassa a kezdeményezését, akkor kezdődik a projekt tervezése. Ez vitathatatlanul a projektmenedzsment fázisai közül a legkritikusabb. Tévedj el, és elszalasztod az esélyeidet arra, hogy időben és költségvetéssel teljesítsd a projektet. A tervezés az, ahol meghatározza az összes elvégzendő munkát, és létrehozza az ütemtervet, amelyet a projekt hátralévő részében követ, hogy odaérjen. Ez a tervezési fázisban, hogy kitaláljuk, hogyan fogja végrehajtani a projektet, és válaszoljon a kérdésekre-pontosan mit fogunk csinálni, hogyan fogjuk csinálni, mikor fogjuk csinálni, és honnan fogjuk tudni, mikor végeztünk?

ezen a ponton a projekt életciklusa, akkor fog a célok, és bővíteni ezeket a célokat, hogy eldöntse, hogyan kell elérni őket. Érdemes ezeket a célokat három kritérium alapján értékelni: mi lehetséges, szenvedélyes és átható?

• lehetséges – törekedjen valamire, ami elérhető. Kérdezd meg magadtól, hogy ez a megoldás megfelel-e a költségvetésnek? A csapatom képes erre? Van elég időnk? Az irreális célok kitűzése a kudarcra való felkészülést jelenti.
• szenvedélyes – a projektek kemények, ezért olyan csapatot szeretne, amely érzelmileg részt vesz a projektben. Kérdezd meg magadtól, Ez egy olyan projekt, amely iránt a csapata szenvedélyes lehet? Van valami, ami összehozhatja őket, hogy együttműködjenek ugyanazon cél elérése érdekében? Annak ellenére, hogy lehet, hogy a feladatuk, hogy azt tegyék, amit mondasz nekik, senki sem fog befektetni valamibe, amiről úgy gondolja, hogy nem érdemes
• mindent átható – van-e lehetőség arra, hogy úttörő siker legyen? Ez valami, ami teljes megoldást jelent az Ön számára adott problémára,vagy valójában csak átmeneti vagy részleges megoldás? Van-e lehetőség arra, hogy javítsák, fejlesszék és állandó munkamódszerré váljanak?

tetszik ez a ‘3 P’ s Goals objektív’, de lehet, hogy ismeri a világos célok kitűzésének elvét is. Ez egy hasznos keret annak biztosítására, hogy a célok együttműködőek, korlátozottak, értékelhetők és Refinable. Tudjon meg többet róluk, és a SMART célokkal szembeni előnyeikről itt.

az összes tervezés bekerül a projekttervbe, és általában egy munkanyilatkozatba, amely felvázolja a tevékenységeket, a feladatokat, a függőségeket és az időkereteket, valamint a költségeket—a tervezési folyamat három alapvető elemét. Ezenkívül körültekintő az erőforrások, a minőség, a kockázat, az elfogadási kritériumok, a kommunikáció és a beszerzés tervének kidolgozása.

a projekt tervezésének legfontosabb projektmenedzsment lépései:

• projektterv létrehozása – azonosítsa a fázisokat, tevékenységeket, korlátozásokat és ütemezést, és hozzon létre egy projekt ütemtervet egy Munkabontási ütemtervvel és Gantt – diagrammal
• hozzon létre egy pénzügyi tervet – hozzon létre egy projektköltséget és költségbecslést, valamint egy tervet, amely megfelel a maximális költségének, kiegészítve az erőforrások és osztályok közötti allokációkkal
• Erőforrásterv létrehozása – Hozzon létre egy nagyszerű csapatot, toborozzon és ütemezze a projekt megvalósításához szükséges erőforrásokat és anyagokat
• minőségi terv létrehozása-állítsa be Minőségi céljait és intézkedéseit
• kockázat létrehozása Terv – azonosítsa a lehetséges kockázatokat, feltételezéseket, problémákat és függőségeket, rendeljen hozzá egy tulajdonost, és dolgozzon ki egy enyhítési tervet arra vonatkozóan, hogyan fogja elkerülni/leküzdeni őket
• hozzon létre egy elfogadási tervet – rendeljen kritériumokat arra vonatkozóan, hogy mi minősül ‘kész’ és ‘szállított’
• hozzon létre egy kommunikációs tervet – sorolja fel az érdekelt feleket, és tervezze meg a kommunikációs ütemezést
• hozzon létre egy beszerzési tervet – keresse meg a szükséges 3rd fél beszállítóit, és fogadja el a feltételeket
• mindez össze kell jönnie egy projekt nyilatkozat A munka – hozzon létre egy nyilatkozatot a munka körét dokumentum, amely vázolja a paramétereket a projekt jóváhagyásra
• Get jóváhagyása a nyilatkozat A munka (koca), hogy folytassa!

miután megtervezte, lefektette az alapokat a projektmenedzsment többi szakaszához.

végrehajtás: projekt megvalósítása

ez a projektmenedzsment életciklusának az a része, ahol végre végrehajthatja a fantasztikus projekttervet—ez az, ahol a tervezés cselekvéssé válik. Bevonja az erőforrásait, tájékoztatja őket, meghatározza az alapszabályokat, és bemutatja őket egymásnak. Ezt követően mindenki beugrik, hogy elvégezze a tervben meghatározott munkát. Könnyű.

projektmenedzserként a projektről való beszélgetés és a dokumentáció létrehozása helyett zöld utat kap a projekt végrehajtásának folytatásához—a csapat vezetéséhez és irányításához a szállítás felé. Az idejét eligazításokkal, értekezletekkel és áttekintésekkel tölti, hogy vezesse a csapatot, és tartsa a projektet a projektfejlesztési életciklus során.

kulcsfontosságú projektmenedzsment lépések a projekt végrehajtásához:

• Team Leadership – Cast a vízió a siker, és lehetővé teszi a csapat teljesíteni rajta
• létrehozása feladatok – egyértelműen meghatározza, hogy mit kell tenni, és a kritériumok a feladat
• feladat eligazítás – biztosítása a csapat világos, hogy mit kell tennie, mire
• Client Management – munka az ügyfél, hogy biztosítsa a teljesítések elfogadható
• kommunikáció – győződjön meg róla, hogy a megfelelő embereket a megfelelő időben tájékoztatja és frissíti a megfelelő csatornán keresztül

megfigyelés & ellenőrzés: A projekt nyomon követése

ez a projektmenedzsment ciklus egyik legnehezebb területe. A projekt végrehajtásával párhuzamosan projektmenedzserként jelentést tesz a teljesítményről, valamint figyelemmel kíséri és irányítja a projektet. Ez azt jelenti, hogy figyelemmel kell kísérni a projekt életét annak biztosítása érdekében, hogy a projekt a terv szerint haladjon, és ha nem, akkor irányítsa azt olyan megoldások kidolgozásával, amelyek visszaállítják a pályára. A valóságban a projektmenedzser valamilyen módon figyelemmel kíséri és ellenőrzi a projektet a projekt életciklusának minden szakaszában.

először is, ez azt jelenti, hogy biztosítja az adatok rögzítését (általában a munkaidő-nyilvántartásokból és a befejezett feladatokból származik), hogy hatékonyan nyomon kövesse az előrehaladást az eredeti tervhez képest. Másodszor, ez azt jelenti, hogy figyelembe vesszük az adatokat, és összehasonlítjuk a feladat befejezését, a költségvetési kiadásokat és az eredeti tervben elkülönített ütemtervet. Ha összehasonlítja a tervet a tényleges adatokkal, megállapíthatja, hogy eléri-e az idővonal, a költség, a minőség és a siker mutatóinak célkitűzéseit.

és amikor rájössz, hogy a dolgok nem egészen a tervek szerint alakulnak (ritkán), akkor kitaláljuk a projekt forgatásának lehetőségeit, hogy az továbbra is olyan dolgokat nyújtson, amelyekkel az ügyfél elégedett, miközben megfelel a költségvetésnek, az idővonalnak és a minőségi korlátoknak. Pro-tipp: ez általában a hatókör csökkentését jelenti!

kulcsfontosságú projektmenedzsment lépések a projekt nyomon követéséhez és ellenőrzéséhez:

• költség & időgazdálkodás – a projekt költségvetésének, ütemtervének és feladatainak rögzítésére, ellenőrzésére és nyomon követésére szolgáló munkaidő – nyilvántartások és kiadások áttekintése
• minőségirányítás – a teljesítmények áttekintése és a meghatározott Elfogadási Kritériumok teljesítésének biztosítása
• kockázatkezelés – a potenciális kockázatok és problémák figyelemmel kísérése, ellenőrzése, kezelése és enyhítése
• elfogadási menedzsment – felhasználói elfogadási tesztelés elvégzése és felülvizsgálati rendszer létrehozása, annak biztosítása, hogy minden termék megfeleljen az ügyfél igényeinek
• változáskezelés-amikor a projekt nem megy tervezze meg, kezelje az elfogadható változások folyamatát az Ügyféllel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy elégedettek—e a szükséges változtatásokkal

négy projektszakaszon átment-itt az ideje, hogy továbblépjen a projektmenedzsment életciklusának utolsó lépésére: a projekt lezárására.

lezárás: projekt befejezése

a projektmenedzsment életciklusának ebben az utolsó szakaszában a projekt lényegében véget ért, és a projektmenedzseri munkája véget ér. De a projektnek még nincs vége – nézze meg cikkünket arról, hogyan kezelheti a projektet, amikor vége. Ezen a ponton, mielőtt mindenki elfelejtené, hasznos megbeszélést tartani a projekt áttekintése után vagy a halál után, hogy megvitassák az erősségeket és gyengeségeket, vagy a projektet és a csapatot, mi ment rosszul és mi nem ment olyan jól, és hogyan lehet javítani a jövőben. Ez lehet A projektmenedzsment egyik legjövedelmezőbb szakasza, mivel nagyszerű lehetőség az értékes csapattagok elismerésére és elismerésére, valamint a sikerek megünneplésére.

a projekt lezárásának legfontosabb projektmenedzsment lépései:

• Projektteljesítmény – elemzés-ez egy átfogó áttekintés arról, hogy a projektet mennyire irányították jól, és hogy a kezdeti költség-és haszonbecslések pontosak voltak-e. Voltak előre nem látható kockázatok? Milyen problémák merültek fel, és milyen jól kezelték őket? Változott-e a terv, és hogyan?
• Csapatelemzés – mindenki azt tette, amit meg kellett tennie? Elég szenvedélyesek és motiváltak voltak? Alapos és elszámoltatható maradt? A csapaton belüli kommunikáció egészséges és konstruktív volt?
• projektzárás – dokumentálja a projekt életének hivatalos befejezéséhez szükséges feladatokat. Ez magában foglalja a beszállítói megállapodások lezárását, a szerződések aláírását és az összes szükséges projektdokumentáció átadását.
• végrehajtás utáni áttekintés-írja le a sikerek és kudarcok hivatalos elemzését, valamint az ebből levont tanulságokat és a jövőre vonatkozó javaslatokat. Minden sikeres projekt végén megtudhatja, hogy mindig van fejlesztési lehetőség.

következtetés

a projekt életciklusa egyszerű, igaz? Nem, természetesen nem! Mint a legtöbb dolog az életben, a projektek összetettek és számos változót tartalmaznak, valamint sok szürke területet. Az életciklus-menedzsment a gyakorlatban teljesen eltérhet egy másik ügynökség vagy projektmenedzser rendszerétől. Ennek ellenére a projektmenedzsment lépéseit támogató számos alapfogalom ugyanaz.