Quasi tutti i progetti su cui lavoriamo sono collaborativi in questi giorni. Un ristoratore potrebbe lavorare con il suo staff e pubblicisti per sviluppare e pubblicizzare un nuovo menu. Un wedding planner potrebbe lavorare con fioristi e coordinatori luogo per rendere il matrimonio da sogno di qualcuno che si avvera. Hai bisogno di un modo per coordinare le cose da fare, comunicare facilmente lo stato e rimanere in sincronia con il tuo team senza lasciare i tuoi strumenti preferiti.
Nella prossima versione di SharePoint, è possibile aggiungere funzionalità di gestione delle attività per migliorare qualsiasi sito del team in modo da poter organizzare, pianificare e monitorare le attività e comunicare le scadenze, il tutto nello stesso luogo in cui si memorizzano documenti e note. Il modo migliore per farlo è cliccando sul “Lavorare su una scadenza?”tile sulla pagina principale del tuo nuovo sito.
Questo ti darà alcuni strumenti per aiutarti a lavorare:
- di Un elenco di attività per l’acquisizione di azioni, cose da fare e le scadenze
- Un calendario per tenere traccia di eventi e riunioni, e
- Una sintesi del progetto e sulla tua home page per mantenere la squadra in loop
Rapidamente la cattura di lavoro e delle scadenze con l’Elenco delle Attività
Rapidamente la creazione di attività nella prossima versione di SharePoint è facile annotare una breve lista di cose da fare su un blocco note. Dal nuovo elenco di attività, fai clic su “modifica questo elenco” per caricare l’elenco in una griglia simile a Excel. Questa vista ti consente di acquisire rapidamente una serie di attività e, se lo desideri, la data di scadenza e le persone a cui è assegnata. È anche possibile copiare e incollare direttamente nell’elenco delle attività da Excel.
Questa modalità ti dà la flessibilità di organizzare la vostra lista come meglio credi. Se si desidera suddividere un elemento di lavoro più grande in attività più piccole, è possibile creare una gerarchia utilizzando indent/outdent dalla barra multifunzione delle attività, proprio come si farebbe in Microsoft Word o Outlook. Se si verificano modifiche, è possibile riordinare le attività utilizzando il drag and drop o i pulsanti Sposta su e sposta giù dalla barra multifunzione.
Hai dimenticato di aggiungere un’attività che deve essere eseguita tra altri due? Basta fare clic su Inserisci e aggiungerlo direttamente nel mezzo.
Mentre pianifichi i progressi, noterai che le attività tardive che non sono complete sono evidenziate in rosso. È possibile contrassegnare rapidamente le attività come complete facendo clic sulla casella di controllo.
Infine, nella parte superiore della pagina, troverete una timeline interattiva per darvi una rappresentazione visiva dei compiti più importanti e pietre miliari. Questo dà tutti i soggetti coinvolti una panoramica di alto livello del programma del progetto. Qualsiasi attività con date può essere aggiunta alla timeline facendo clic su “aggiungi alla timeline” dalla barra multifunzione o dal callout dell’attività.
Con l’elenco delle attività, è facile organizzarsi attorno al lavoro che il tuo team deve completare e vedere come stai.
Comunicare lo stato del progetto a colpo d’occhio
L’elenco delle attività è ottimo per la persona che guida il progetto, ma tutti gli altri che visitano il sito (membri del team, parti interessate) hanno bisogno di una vista a colpo d’occhio dello stato del progetto. Per questo, abbiamo il riepilogo del progetto sulla home page del sito che rende facile comunicare sia il piano di alto livello che i dettagli delle attività e degli eventi imminenti.
Il sommario del progetto contiene un conto alla rovescia del numero di giorni fino al prossimo importante traguardo sulla timeline è dovuto e due viste è possibile ruotare tra. La prima vista è la timeline dell’elenco delle attività, che offre alle parti interessate occasionali una panoramica di alto livello di dove si stanno dirigendo le cose.
Il secondo è un elenco delle prossime scadenze delle attività e degli eventi del calendario, che offre alle persone che hanno bisogno di dettagli specifici una buona immagine dei prossimi passi.
Quindi chiunque vada al sito avrà una buona immagine di alto livello di come stanno andando le cose e su cosa dovrebbero lavorare le persone.
Accedi ovunque
Se sei come noi, devi rimanere produttivo mentre sei in viaggio. Con la prossima versione di SharePoint sul tuo dispositivo mobile preferito, puoi rimanere aggiornato ovunque tu sia. Scorri attraverso la tua timeline per vedere dove è diretto il piano.
È inoltre possibile aggiornare l’elenco delle attività navigando nella gerarchia, contrassegnando rapidamente le attività completate o modificando altri campi attività nel modulo.
Crescere con le tue esigenze
L’elenco delle attività è un ottimo posto per organizzarsi attorno al lavoro del team, ma a volte l’ambito di un progetto diventerà qualcosa di più grande che richiede un maggiore livello di controllo, struttura e reporting. In questi casi, è possibile aprire un elenco di attività in Microsoft Project 2013. Fare clic sul pulsante “Apri in progetto” nella barra multifunzione per ottenere grandi funzionalità di reporting e un livello ancora più alto di organizzazione per monitorare il programma del progetto e le scadenze, e il salvataggio in Progetto sincronizzerà le modifiche direttamente nella lista per tutti di condividere. Questo sarà coperto in modo più dettagliato in un prossimo post.