sommige projecten zijn als zeilen naar de Noordpool. Je hebt alle hens aan dek nodig.
maar als je werkt aan een project dat verschillende teams en afdelingen vereist om samen te komen, heb je cross-functionele communicatie nodig.
in dit artikel gaan we je alles vertellen wat je nodig hebt om verschillende teams naadloos samen te laten werken.
laten we vertrekken!
Wat Is Cross-Functionele Communicatie?
het zit zo: als je echt naar de Noordpool wilt varen (of een project op tijd wilt voltooien – de moeilijkheidsgraad voelt soms hetzelfde), heb je allerlei mensen nodig.
u hebt een deskundige kapitein nodig om het schip te besturen.
In een projectteam ben jij de projectmanager.
u zult zeilers nodig hebben om u te helpen.
in projecten zijn dat uw ontwerpers, ontwikkelaars, administratieve assistenten, marketeers en nog veel meer.
zij vormen de kern van uw team.
u zult ook iemand nodig hebben om de legalezen te behandelen en ervoor te zorgen dat u niet ergens wordt gestopt omdat u uw boot bent vergeten te registreren.
dit is uw juridische afdeling.
tenslotte heb je iemand nodig om de ijspriem te bemannen.
ze zijn ruw om mee te praten, maar ze doen het verdomd goed om je door de smalste straat te krijgen.
uw missie als projectmanager, mocht u het accepteren, is om al deze wild verschillende mensen samen te laten werken.
ze zijn uw cross-functionele team bestaande uit mensen met verschillende vaardigheden die samen te bundelen om het project gedaan te krijgen.
en om ze effectief samen te laten werken, moet je een paar uitdagingen overwinnen.
cross-functionele Samenwerkingsuitdagingen
het belangrijkste obstakel waarmee u te maken krijgt is de organisatorische mentaliteit van verschillende teamleden.
ze hebben allemaal verschillende manieren om binnen hun teams te communiceren.
zij werken gewoonlijk aan verschillende taken.
de belangrijkste uitdagingen die u zult tegenkomen bij het managen van een multifunctioneel team zijn:
verschillende prioriteiten zijn een probleem voor Cross-functionele samenwerking
om samen te werken moet iedereen op dezelfde pagina staan wat betreft doelen en prioriteiten.
maar als u met leden van verschillende afdelingen werkt, is de uitlijning veranderd.
als projectmanager moet u ervoor zorgen dat ze niet uit balans raken.
als het juridische team bijvoorbeeld wordt gemotiveerd door hun jaarlijkse prestatiebeoordeling die alleen hun werk in hun afdeling meet, zullen ze het project waarschijnlijk op een laag pitje zetten.
een ander probleem kan ontstaan door een slechte installatie.
als bepaalde teamleden niet zeker weten wat hun rol in het project is, wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat ze moeten doen, zal het snel erg chaotisch worden.
oplossing: Taakbeheer en projecttracking
om uw team naar de Noordpool te krijgen, dient u het project eerst op te splitsen in verschillende taken.
Taakbeheer helpt uw team te begrijpen wat er moet worden gedaan, wanneer het moet worden gedaan en door wie het moet worden gedaan.Op deze manier zal Ann Van legal weten dat ze de contracten voor dinsdag moet opstellen, Joe van sales zal geen twijfels hebben over wie in contact moet komen met prospects, enzovoort.
als het gaat om prestatiemeting en koerscorrectie, is er niets beter dan projecttracking om … nou, je op het juiste spoor te houden.
dit doet wonderen voor samenwerking tussen teams, omdat iedereen precies weet waarvoor hij verantwoordelijk is, dus er kan geen wrok zijn.
uw eigen matrozen zullen niet het gevoel hebben dat ze meer werk steken terwijl andere matrozen aan het zonnebaden zijn op het dek.
cross-functionele communicatie Is de grootste uitdaging
elk teamlid dat je moet managen in een cross-functionele team is gewend geraakt aan een bepaalde manier van communiceren.
en nu is dat veranderd.
Bovendien kunt u ze niet overspoelen met te veel communicatie.
lange vergaderingen en lange e-mailthreads leiden nergens toe, en ze kunnen een groot obstakel worden voor het succes van uw project.
oplossing: kennisdeling en transparantie
gemiddeld besteden werknemers 2,5 uur per dag aan het zoeken naar de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen.
stel je nu voor wat voor impact dat heeft op uw productiviteit, omdat sommige taken afhankelijk zijn van de voltooiing van andere taken.
uw teamleden kunnen zien wie verantwoordelijk is voor welke taak, en ze hebben minder tijd nodig om de juiste informatie te vinden.
bovendien zal het veel gemakkelijker zijn om een project te beheren als je duidelijk kunt zien hoe het vordert.