een steekpenning wordt gezien als een charme door degene die het geeft; zij denken dat succes zal komen bij elke beurt. Spreuken 17: 8
vorige week waren Harry en ik aan het rennen en hij vertelde me over zijn serie procurement risk blog. Aangezien ik een fraude preventie man, we begonnen te bespreken het risico van vendor smeergeld aan degenen met de macht om te kopen.
ik heb gezien leveranciers bieden gratis drank, vrouwen, Reizen, Auto ‘ s, boten, en contant geld–allemaal om hun bod aanvaarding te garanderen. Een dergelijk geval verstrekt “honderden concurrerend-bod contracten aan favoriete leveranciers in ruil voor fooien” met inbegrip van “hot tub partijen met strippers.”
als leveranciers de zwakke punten van uw werknemers kennen, kunnen zij deze uitbuiten. En als ze dat doen, ligt er veel schade voor je. De fraude-enquête van de Association of Certified Fraud Examiners toonde aan dat 35% van de gevallen corruptiegerelateerd was met een mediaan verlies van $200.000.
de bevoegdheid tot aankoop
dus, wie heeft de bevoegdheid tot aankoop? Iedereen die betalingen kan doen of veroorzaken. Dit omvat:
- personen met een aankooporders
- Aankoopdirecteuren
- afdelingshoofden met een aankoopautoriteit
de aankoopbevoegdheid verschijnt in talloze vormen. In sommige bedrijven, afdelingshoofden kunnen, bijvoorbeeld, autoriseren aankopen tot $ 75.000. In andere entiteiten heeft alleen de inkoopdirecteur dit vermogen. Dus, het is belangrijk voor u om te begrijpen wie contracten of betalingen kan goedkeuren.
verkopers (niet alle, maar sommige) gaan achter de werknemers aan die de bevoegdheid hebben om te kopen. Waarom? Omdat ze zo aan hun geld komen. Gratis Vegas vakanties worden niet gegeven aan werknemers die geen geld in de zakken van een verkoper kan zetten.
het lokken van smeergeld
wat maakt smeergeld aantrekkelijk?
wel, de persoon die de steekpenningen ontvangt, begrijpt misschien niet hoe de diefstal werkt. Wanneer Acme, Inc.’s inkoop directeur ontvangt een gratis boot van Sleeze Aircraft, hij zou kunnen denken,” Wow, een nieuw speelgoed–en het is gratis!”Maar hij begrijpt misschien niet hoe het geschenk zijn bedrijf beïnvloedt.
dus, hoe beïnvloedt een terugslag het bedrijf? De inkoop directeur heeft een $ 50.000 schip, en Acme Inc. niet betaald–of kan het zijn dat het heeft? Vergis je niet: Acme Inc. zal betalen voor de boot–alleen indirect.
Sleeze Aircraft betaalt $50.000 voor de boot, maar haalt het geld terug door de contractprijs met $ 150.000 te verhogen. Mooie terugkeer. Betaal $ 50.000: krijg $ 150.000 en nieuwe zaken. Later stuurt Sleeze opgeblazen facturen rechtstreeks naar Acme ‘ s inkoopmanager en hij keurt ze graag goed.
een andere reden waarom steekpenningen een veel voorkomende vorm van fraude zijn, is dat ze uiterst moeilijk op te sporen zijn.
in tegenstelling tot geld dat rechtstreeks uit een bedrijf is gestolen (bijvoorbeeld het nemen van geld), is het bewijs van deze diefstal verborgen. Waar? In de opgeblazen facturen die zijn goedgekeurd in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.
het is veel gemakkelijker om frauduleuze betalingen aan bijvoorbeeld de financieel directeur op te sporen. Auditors kunnen de controle zien aan de CFO die niet wordt ondersteund door een factuur.
daarentegen worden smeergeld verborgen in goedgekeurde betalingen aan een legitieme leverancier. Als een auditor de transactie beoordeelt, ziet hij een goedgekeurde inkooporder, een goed ondertekende cheque en een juiste plaatsing in het grootboek. Geen rode vlaggen.
wat kan er, gezien dit risico, worden gedaan?
vermindering van de dreiging van smeergeld
hier zijn enkele ideeën om het risico van smeergeld te verminderen:
- vereisen dat verzegelde biedingen worden geopend in aanwezigheid van meerdere personen
- Creëer een fooien beleid
- Audit aankopen boven een bepaald dollarbedrag
biedingen
bedrijven kunnen verzegelde biedingen eisen voor aankopen boven een bepaald dollarbedrag (bijvoorbeeld $100.000). Zorg er dan voor dat die biedingen worden geopend in aanwezigheid van ten minste twee of drie personen. Ik zou een persoon buiten de afdeling inkoop (bijvoorbeeld, comptroller of CFO). Waarom? Een inkoopdirecteur kan druk uitoefenen op ondergeschikten om te zwijgen over ongepastheid.
het veiligste middel om een schoon aanbestedingsproces te garanderen is het creëren van geschreven protocollen die transparantie vereisen. Het aanbestedingsbeleid moet richtsnoeren bevatten zoals::
- tegen welk dollarbedrag zijn verzegelde biedingen vereist (bijv.
- wie zal de biedingen openen en wie zal aanwezig zijn
- hoe de aanwezigheid te documenteren van degenen die getuige zijn van de opening van biedingen
- hoe het geaccepteerde bod in het boekhoudsysteem in te voeren
- wie zal de naleving van het contract volgen
- inschrijvingsprocedures voor bedragen lager dan het verzegelde inschrijvingsbedrag (bijv.
- hoe de kleinere biedingen zullen worden verkregen en gedocumenteerd
- Wie nieuwe contracten of aankopen kan goedkeuren en op welk dollarniveau
maak naast het aanbestedingsbeleid ook een voor fooien.
fooien beleid
een schriftelijk fooien beleid dient kennisgeving dat het bedrijf niet toestaat dat werknemers geschenken ontvangen boven een bepaald bedrag. Je zou kunnen toestaan cadeautjes tot $ 50 (de kerstham, bijvoorbeeld). Maar werknemers moeten weten dat de ontvangst van buitensporige geschenken zal resulteren in een schriftelijke berisping of mogelijk ontslag.
het beleid creëert duidelijke grenzen over wat (en wat niet) toegestaan is. Als je dan een personeelslid moet ontslaan, heb je daar redenen voor.
bovendien, het beleid te beheren zonder rekening te houden met de positie. Uw junior-niveau medewerkers zullen hun wachtrijen van hun superieuren te nemen. Als de CEO neemt geschenken (en iedereen weet het), dan vergeet de fooi beleid-het wordt gewoon een stuk papier.
Audit grote aankopen
Audit alle aankopen boven een bepaald dollarbedrag (bijvoorbeeld $250.000), of audit op zijn minst een steekproef van deze items. De sleutel is om alle medewerkers te laten weten dat deze aankopen worden onderworpen aan potentiële audit. De loutere mogelijkheid van ontdekking is een krachtig afschrikmiddel.
bovendien moeten uw interne of externe accountants hun bevindingen rechtstreeks rapporteren aan degenen die belast zijn met het bestuur van de vennootschap. Hiermee bedoel ik dat het rapport niet moet worden doorgelicht door de CEO of CFO voorafgaand aan de indiening van het bestuur. Dus hoe vaak moet dit rapport aan de Raad worden verstrekt? Een keer per jaar en een keer per kwartaal, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf.
Auditing voor smeergeld
hoe audit je voor smeergeld? Ten eerste moet de auditor de inschrijvingsdocumenten controleren en vragen stellen zoals:
- zijn er meerdere biedingen ontvangen?
- zijn ze gedocumenteerd?
- Wie heeft het bod goedgekeurd?
- documenteerden de aanwezigen bij de opening van de verzegelde biedingen hun aanwezigheid?
ten tweede kan de accountant contact opnemen met de verliezende bieders om te bevestigen dat zij daadwerkelijk een bod hebben uitgebracht. Fictieve biedingen in een verzegelde envelop kunnen passend lijken. Maar misschien handelen de winnende bieder en de inkoopdirecteur samen, en creëerden ze fictieve biedingsdocumenten.
Ten derde kan de accountant contact opnemen met andere derde ondernemingen die soortgelijke diensten en producten aanbieden. Stel vragen zoals: “lijkt deze prijs redelijk?”of” kunt u mij doorverwijzen naar een website die vergelijkbare productkosten heeft?”
ten vierde, Genereer een” payment by vendor ” rapport van uw boekhoudsoftware; controleer dan de samenvatting van de betalingen. Zoek naar uitschieters of naar een patroon van betalingen die geen zin hebben.
samenvatting
ten slotte kan geen beleid of doorlichting alle fraude voorkomen, maar deze suggesties zullen u in de juiste richting brengen.
als uw bedrijf aanzienlijke leveranciersbetalingen doet, overweeg dan IDEA of ACL te gebruiken om uw gegevens te verzamelen. Je hebt opgeleid personeel of consultants nodig om deze route te gaan, omdat deze softwarepakketten complex zijn. Maar, indien op de juiste wijze gebruikt, deze pakketten kunt u nog dieper graven in de leverancier betalingen.
ik hoop dat u dit artikel nuttig heeft gevonden. Ik geef meer informatie over fraudepreventie op mijn blog op cpahalltalk.com.