Project Management Life Cycle Phases & Why It ‘ s Important

verward over wat de project management life cycle is all about? In deze complete gids voor de levenscyclus van het projectmanagement geven we een overzicht met handige links naar meer informatie over het beheren van de verschillende onderdelen van het projectmanagementproces.

In dit artikel gaan we in detail bekijken waaruit deze levenscyclusfasen van projectmanagement bestaan, de belangrijkste stappen van projectmanagement en hoe ze kunnen helpen bij het leveren van een succesvol, goed beheerd project.

Wat Is De Levenscyclus Van Het Projectbeheer?

de levenscyclus van het projectbeheer is in feite slechts een hoogdravende manier om de levensduur van een project te beschrijven. Het is hoe projecten gebeuren; hoe de fasen van een project een team leiden van brief tot levering. Elk project heeft een begin en einde; het wordt geboren, wordt volwassen en” sterft ” wanneer de levenscyclus van het project is voltooid.

het PMI (Project Management Institute) heeft deze vijf procesgroepen gedefinieerd die samenkomen om de levenscyclus van het projectmanagement te vormen de PMBOK-projectfasen zijn::

1. initiëren
2. Planning
3. uitvoeren
4. Monitoring & controle
5. afsluiten

de PMI nam wat echt gezond verstand is en noemde het de levenscyclus van het projectbeheer. De PMI methodologie is de de facto standaard voor projectlevering die u kunt vinden in hun fascinerende 589 paged 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK). Dat is echt een lange, en om eerlijk te zijn, een dodelijk saaie lezing, dus hier is een verkorte versie van de levenscyclus van het projectmanagement, die alle belangrijke afhaalmaaltijden bevat.

Waarom Is De Projectcyclus Belangrijk?

de levenscyclus van het projectbeheer beschrijft het proces op hoog niveau van het leveren van een project en de stappen die u neemt om dingen te laten gebeuren. En hoewel de levenscyclus van het projectmanagement misschien niet zo interessant klinkt, is het belangrijk omdat de levenscyclus van het projectmanagement is wat wij als projectmanagers leiden en faciliteren.

de kern van elk projectleven is hetzelfde: het definiëren van de doelstellingen van een project, het creëren van een projectplan om de doelstellingen te bereiken, en dan dingen laten gebeuren om het te bereiken. Verschillende projectmanagers of agentschappen kunnen iets andere termen gebruiken om de levenscyclusfasen van projectmanagement in verschillende projecten te beschrijven, maar fundamenteel zijn ze vrijwel hetzelfde.

de levenscyclus van een project moet altijd ergens beginnen: het probleem dat moet worden opgelost moet worden gedefinieerd (in PMBOK is dit gericht in de Initiëringsfase van een project). Een oplossing voor het oplossen van dat probleem en een aanpak om het te doen moet dan worden gecreëerd (Planning). Dat plan moet dan in actie worden gebracht (uitvoeren) terwijl het wordt gevolgd om ervoor te zorgen dat het doet wat het moet doen (Monitoring & Controlling). Het project wordt vervolgens ingezet, de prestaties worden geëvalueerd en het project is dan afgelopen (afsluiting).

dat is de essentie van de levenscyclus van het projectbeheer, die wordt weergegeven in een eenvoudig levenscyclusdiagram hieronder.

de projectmanagement levenscyclusfasen

de Projectmanagement levenscyclusfasen

Hieronder ga ik in op elk van de levenscyclusfasen en leg ik uit wat er gebeurt in elk van de vijf fasen van projectmanagement.

initiëren: Initiëren, de eerste fase van de levenscyclus van het projectmanagement, is alles over het starten van een project met uw team en met de klant, en het krijgen van hun engagement om het project te starten. Je brengt alle beschikbare informatie op een systematische manier samen om het bereik, de kosten en de middelen van het project te bepalen. Het doel van de initiatiefase is om een losse opdracht van een project op te nemen en te definiëren in termen van wat het moet doen en bereiken om succesvol te zijn.

dat vereist meestal het identificeren van de project belanghebbenden en ervoor te zorgen dat ze allemaal dezelfde perceptie van wat het project is en het eens over de business case – het probleem dat het project probeert op te lossen. Het is ook tijdens de initiatiefase van het project dat u beslist of het haalbaar is om de business case te leveren. Als projectmanager moet u voldoende onderzoek doen om de doelstellingen van het project te bepalen en vervolgens een oplossing voorstellen om deze te bereiken. Eenmaal goedgekeurd, ga je door naar de volgende fase van het project.

belangrijke stappen in het projectbeheer voor het initiëren van een project:

• Maak een Project Charter-Wat is de visie, doelstelling en doelstellingen van dit project?
• geef het bereik en de te leveren producten op hoog niveau aan-wat is het product of de dienst die moet worden geleverd?
• uitvoerbaarheidsstudie uitvoeren-Wat is het primaire probleem en de mogelijke oplossingen?
• Ballack the high-level Cost and create a Business Case-What are the costs and benefits of the solution?
• Identificeer Stakeholders – wie zijn de mensen waarop dit project betrekking heeft, hoe en wat zijn hun behoeften?

voor Prince2-of PMI-methodologieën worden deze meestal samengevat in een project Initiation Document (PID), maar in een agentschap wordt de informatie meestal vastgelegd in een initiële werkverklaring (SoW) die alleen de initiatiefase bestrijkt.

planningsfase: bepalen hoe te doen wat gedaan moet worden

na goedkeuring om verder te gaan vanaf de initiatie, kunt u beginnen met projectplanning. Dit is misschien wel de meest kritische van de fasen van projectmanagement. Als je het mis hebt, verlies je je kansen om het project op tijd en budget te leveren. Planning is waar je definieert al het werk dat moet worden gedaan en maak de roadmap die je volgt voor de rest van het project om je daar te krijgen. Tijdens de planningsfase bedenk je hoe je het project gaat uitvoeren en beantwoord je de vragen—wat gaan we precies doen, hoe gaan we het doen, wanneer gaan we het doen, en hoe weten we wanneer we klaar zijn?

op dit punt in de levenscyclus van het project neemt u de doelstellingen van de en breidt u deze uit om te beslissen hoe u ze wilt bereiken. Het is de moeite waard om die doelen te blijven evalueren aan de hand van drie criteria: Wat is mogelijk, gepassioneerd en doordringend?

• mogelijk-streef naar iets dat haalbaar is. Vraag jezelf af, komt deze oplossing overeen met het budget? Heeft mijn team de mogelijkheid om dit te doen? Hebben we genoeg tijd? Het stellen van onrealistische doelen is het opzetten van jezelf voor mislukking.
• gepassioneerde projecten zijn moeilijk, dus je wilt een team dat emotioneel betrokken is bij het project. Vraag jezelf af, is dit een project waar je team gepassioneerd over kan zijn? Is het iets dat hen samen kan brengen om samen te werken om hetzelfde doel te bereiken? Hoewel het hun taak zou kunnen zijn om te doen wat u hen zegt te doen, zal niemand investeren in iets waarvan zij denken dat het niet de moeite waard is
• alomtegenwoordig – heeft dit de potentie om een baanbrekend succes te worden? Is dit iets dat een complete oplossing is voor het probleem dat u werd gegeven of is het eigenlijk slechts een tijdelijke of gedeeltelijke oplossing? Heeft het potentieel om te worden verbeterd, ontwikkeld en een permanente manier van werken te worden?

ik hou van deze ‘3 P’ s Goals Lens’, maar u bent misschien ook bekend met het principe van het stellen van duidelijke doelen. Dit is een nuttig kader om ervoor te zorgen doelen zijn collaboratief, beperkt, merkbaar, en Refinable. Lees hier meer over hen en hun voordelen ten opzichte van slimme doelen.

alle planningen worden verwerkt in een projectplan en meestal een werkoverzicht waarin de activiteiten, taken, afhankelijkheden, tijdschema ‘ s en kosten worden beschreven—de drie fundamentele componenten van het planningsproces. Daarnaast is het verstandig om een plan te ontwikkelen voor middelen, kwaliteit, risico ‘ s, acceptatiecriteria, communicatie en inkoop.

belangrijke stappen in het projectbeheer voor het plannen van een project:

• Maak een projectplan – Identificeer de fasen, activiteiten, beperkingen en planning en maak een project tijdlijn met een werk verdeling schema en Gantt grafiek
• Maak een Financieel Plan – Maak een project budget en kostenraming en een plan om uw maximale kosten te voldoen, compleet met toewijzingen over middelen en afdelingen
• Maak een Resource Plan – Bouw een geweldig team, werven en plannen van de middelen en materialen die nodig zijn om het project te leveren
• Maak een kwaliteitsplan – Stel uw kwaliteitsdoelstellingen en maatregelen
• creëer een risico Plan – Identificeer de mogelijke risico ‘s, aannames, problemen en afhankelijkheden, wijs een eigenaar toe en ontwikkel een mitigatieplan voor hoe u ze zult vermijden/overwinnen
• Maak een Acceptatieplan – wijs criteria toe voor wat “gedaan” en “geleverd”
• Maak een communicatieplan – Maak een lijst van uw stakeholders en plan de communicatie cadans
• Maak een inkoopplan – Zoek eventuele vereiste leveranciers van derden en stem voorwaarden in
• dit alles moet samen komen in een Projectverklaring van werk – Maak een verklaring van werkgebied document dat schetst de parameters van het project ter goedkeuring
• krijg goedkeuring van uw Werkverklaring (SoW) om verder te gaan!

zodra u hebt gepland, hebt u de basis gelegd voor de rest van de projectbeheerfasen.

uitvoeren: een project realiseren

Dit is het deel van de levenscyclus van het projectbeheer waar u eindelijk uw geweldige projectplan kunt uitvoeren—het is waar planning wordt omgezet in actie. Je brengt je bronnen aan boord, informeert ze, stelt de basisregels vast en stelt ze aan elkaar voor. Daarna springt iedereen in om het werk uit te voeren dat in het plan is geïdentificeerd. Easy peasy.

als projectmanager schakelt u over van het praten over een project en het maken van documentatie om het groene licht te krijgen om verder te gaan met de uitvoering van het project—tto leidt het team en beheert ze naar de levering. Je brengt je tijd door in briefings, vergaderingen en reviews om het team te leiden en het project op koers te houden terwijl het door de levenscyclus van de projectontwikkeling loopt.

belangrijke stappen voor projectbeheer voor het uitvoeren van een project:

• Team-Leiderschap – het uitbrengen van een visie voor succes en het inschakelen van het team te leveren op het
• Taken Maken – Duidelijk te definiëren wat er moet gebeuren en de criteria voor de taak
• Task Briefing – het Waarborgen van het team zijn duidelijk over wat ze moeten doen, door als
• Client Management – samen met de klant om ervoor te zorgen deliverables zijn aanvaardbaar
• Communicatie – zorg Ervoor dat je de informatie en het bijwerken van de juiste mensen op het juiste moment via het juiste kanaal

Controle & Controlling: Een project op de rails houden

dit is een van de moeilijkste gebieden in de projectbeheercyclus. Parallel aan de uitvoering van het project rapporteert u als projectmanager de prestaties en controleert en bestuurt u het project. Dat betekent het monitoren van het project leven om ervoor te zorgen dat het project gaat volgens plan, en als het niet, het controleren door het uitwerken van oplossingen om het weer op de rails. In werkelijkheid volgt en controleert een projectmanager een project op een of andere manier gedurende alle fasen van de projectcyclus.

Ten eerste, dat betekent ervoor te zorgen dat u de gegevens (meestal afgeleid van timesheets en voltooide taken) vast te leggen om de voortgang effectief te volgen ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Ten tweede betekent het het nemen van de gegevens en het vergelijken van de taak voltooiing, budget uitgaven en tijdlijn toegewezen in het oorspronkelijke plan. Door het vergelijken van het plan met actuals kunt u vaststellen of u het raken van de doelstellingen voor tijdlijn, kosten, kwaliteit en succes metrics.

en als je je realiseert dat dingen niet helemaal volgens plan gaan (dat doen ze zelden), is het uitzoeken van de opties voor het draaien van het project, zodat het nog steeds iets oplevert waar de client blij mee is, terwijl het voldoet aan de budget -, tijdlijn-en kwaliteitsbeperkingen. Pro-tip: meestal betekent dat vermindering van de scope!

belangrijke stappen in het projectbeheer voor het bewaken en controleren van een project:

• Kosten & Time Management – Review van roosters en kosten te registreren, te beheren en bij te houden tegen het project, het budget, de tijdlijn en de taken
• Quality Management – Beoordelen resultaten en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de gedefinieerde criteria voor acceptatie
• Risk Management – Monitoren, te beheersen en het verhelpen van mogelijke risico ‘ s en issues
• Acceptatie Management – uitvoeren van gebruikers acceptatie testen en het maken van een herziening van het systeem, ervoor te zorgen dat alle te leveren zaken voldoen aan de behoeften van de klant
• Change Management – Wanneer het project niet gaan om het proces van acceptabele veranderingen met de client te plannen en te beheren om er zeker van te zijn dat ze tevreden zijn met de noodzakelijke veranderingen

hebt u vier van de projectfasen doorlopen—nu is het tijd om door te gaan naar de laatste stap in de levenscyclus van het projectbeheer: het afsluiten van een project.

afsluiting: beëindiging van een project

In deze laatste fase van de levenscyclus van het projectbeheer is uw project in wezen voorbij en komt uw taak als projectmanager van het project ten einde. Maar het project is nog niet voorbij-bekijk ons artikel over hoe je een project te beheren wanneer het voorbij is. Op dit punt, voordat iedereen vergeet, is het handig om een vergadering te houden na project review of post-mortem om de sterke en zwakke punten of het project en het team te bespreken, wat er mis ging en wat niet zo goed ging, en hoe te verbeteren in de toekomst. Dit kan een van de meest lonende stadia van projectmanagement zijn, omdat het een geweldige kans is om waardevolle teamleden te herkennen en te erkennen en de successen te vieren.

belangrijke stappen voor projectbeheer voor het sluiten van een project:

• Project Performance Analysis-Dit is een algemene kijk op hoe goed het project werd beheerd en of de initiële kosten-batenramingen accuraat waren. Waren er onvoorziene risico ‘ s? Welke problemen zijn gerezen en hoe goed zijn ze aangepakt? Is het projectplan gewijzigd en hoe?
• teamanalyse-heeft iedereen gedaan wat hem was opgedragen? Waren ze gepassioneerd en gemotiveerd genoeg? Bleven ze grondig en verantwoordelijk? Was de communicatie binnen het team gezond en constructief?
• Projectafsluiting-documenteer de taken die nodig zijn om het project tot een officieel einde te brengen. Dit omvat het sluiten van leveranciersovereenkomsten, het afsluiten van contracten en het inleveren van alle benodigde projectdocumentatie.
• post-Implementation Review-noteer een formele analyse van successen en mislukkingen, en de daaruit voortvloeiende lessen en suggesties voor de toekomst. Aan het einde van elk succesvol project leer je dat er altijd ruimte voor verbetering blijft.

conclusie

de levenscyclus van het project is eenvoudig, toch? Nee, natuurlijk niet! Zoals de meeste dingen in het leven, projecten zijn complex en omvatten een groot aantal variabelen, samen met veel grijs gebied. Uw levenscyclusbeheer kan er in de praktijk totaal anders uitzien dan het systeem van een ander agentschap of projectmanager. Toch zijn veel van de onderliggende concepten die de stappen in projectmanagement ondersteunen, hetzelfde.