Pakiet amerykańskich dokumentów emerytalnych z 1906 r. oprawionych w biurokrację
powszechnie uważa się, że termin pochodzi od hiszpańskiej administracji Karola V, króla Hiszpanii i Świętego cesarza rzymskiego, na początku XVI wieku, który zaczął używać biurokracji w celu modernizacji administracji, która zarządzała jego rozległym imperium. Biurokracja służyła do wiązania najważniejszych dokumentów administracyjnych, które wymagały natychmiastowej dyskusji przez Radę Stanu i oddzielania ich od kwestii traktowanych w sposób zwykły administracyjny, które były związane zwykłym sznurkiem.
chociaż nie rządzili tak rozległym terytorium jak Karol V, ta praktyka użycia biurokracji do oddzielenia ważnych dokumentów, które musiały zostać omówione, została szybko skopiowana przez innych współczesnych monarchów europejskich, aby przyspieszyć ich maszyny administracyjne.
w dobie urzędników posługujących się komputerami i technologiami informacyjnymi można nadal zaobserwować spuściznę po administracji imperium hiszpańskiego, gdzie niektóre części wyższych szczebli administracji Hiszpańskiej kontynuują tradycję stosowania biurokracji do wiązania ważnych dokumentów, które należy omówić, i utrzymywania ich w biurokracji, gdy dokumentacja jest zamknięta. Tak jest na przykład w przypadku Hiszpańskiej Rady Stanu, Najwyższej Rady Konsultacyjnej hiszpańskiego rządu. Natomiast niższe sądy hiszpańskie używają zwykłego sznurka do wiązania dokumentów, ponieważ ich sprawy nie powinny być rozpatrywane na wyższych szczeblach. Rząd hiszpański planuje stopniowe zaprzestanie używania papieru i porzucenie praktyki używania Sznurka.
tradycja trwała do XVII i XVIII wieku. W David Copperfield, Charles Dickens napisał, ” Britannia, że nieszczęsna kobieta, jest zawsze przede mną, jak kurczaki: szaszłyk na wskroś z długopisów biurowych, i związane ręce i nogi z biurokracją.”Angielska praktyka wiązania dokumentów i oficjalnych dokumentów z biurokracją została spopularyzowana w pismach Thomasa Carlyle’ a, protestując przeciwko urzędowej inercji za pomocą wyrażeń takich jak „Little other than a red tape Talking-machine, and unhappy Bag of Parliamentary Eloquence”. Do dnia dzisiejszego Majtki większości adwokatów, a także te od klientów prywatnych, są wiązane różową wstążką znaną jako” różowa taśma „lub”taśma prawna”.
nawet w czasach nowożytnych hiszpańska biurokracja jest znana z niezwykle ekstremalnych poziomów biurokracji (w przenośni). W 2013 r. Bank Światowy umieścił Hiszpanię w rankingu 136 na 185 krajów pod względem łatwości rozpoczęcia działalności gospodarczej, co wymagało średnio 10 procedur i 28 dni. Podobne problemy utrzymują się w całej Ameryce Łacińskiej. Począwszy od 2009 roku w Meksyku, zajęło sześć miesięcy i kilkanaście wizyt w agencjach rządowych, aby uzyskać pozwolenie na malowanie domu, i aby uzyskać comiesięczną receptę na gamma globulinę na agammaglobulinemię związaną z X, pacjent musiał uzyskać podpisy od dwóch rządowych lekarzy i pieczątki od czterech oddzielnych biurokratów przed przedstawieniem recepty do ambulatorium.