az 1906-os amerikai nyugdíjdokumentumok kötege bürokráciába kötve
általában úgy gondolják, hogy a kifejezés V. Károly spanyol adminisztrációjából származik, spanyol király és Szent Római császár, a 16.század elején, aki bürokráciát kezdett használni annak érdekében, hogy korszerűsítse a hatalmas birodalmát irányító adminisztrációt. A bürokráciát arra használták, hogy az Államtanács által azonnali megbeszélést igénylő legfontosabb adminisztratív dossziékat megkössék, és elkülönítsék azokat a szokásos adminisztratív módon kezelt kérdésektől, amelyeket rendes húrokkal kötöttek.
bár nem irányítottak olyan hatalmas területet, mint V. Károly, a bürokrácia használatának ezt a gyakorlatát a fontos dossziék elválasztására, amelyeket meg kellett vitatni, a többi modern európai uralkodó gyorsan lemásolta adminisztratív gépeik felgyorsítása érdekében.
a számítógépeket és az információs technológiát használó köztisztviselők korában még mindig megfigyelhető a Spanyol Birodalom adminisztrációjának öröksége, ahol a spanyol közigazgatás magasabb szintjeinek egyes részei továbbra is a bürokrácia használatának hagyományát alkalmazzák a megvitatandó fontos dossziék megkötésére, valamint a dosszié lezárásakor a bürokrácia megkötésére. Ez a helyzet például a spanyol Államtanács, a spanyol kormány legfelsőbb konzultatív tanácsa esetében. Ezzel szemben az alsóbb spanyol bíróságok rendes zsineget használnak az iratok összevonására, mivel ügyeiket nem állítólag magasabb szinten tárgyalják. A spanyol kormány azt tervezi, hogy fokozatosan megszünteti a papír használatát és felhagy a zsineghasználattal.
a hagyomány a 17.és 18. századig folytatódott. David Copperfieldben Charles Dickens azt írta: “Britannia, az a szerencsétlen nő, mindig előttem van, mint egy rácsos szárnyas: irodai tollakkal átnyársalva, kézzel-lábbal megkötözve bürokráciával. Thomas Carlyle írásaiban népszerűsítették a dokumentumok és hivatalos iratok bürokráciával történő megkötésének angol gyakorlatát, amely a hivatalos tehetetlenség ellen tiltakozott olyan kifejezésekkel, mint “alig más, mint egy bürokratikus Beszédgép és a parlamenti ékesszólás boldogtalan zsákja”. A mai napig a legtöbb védőügyvéd rövidnadrágja, valamint a magánügyfelek rövidnadrágja rózsaszín színű szalaggal van összekötve, amelyet “rózsaszín szalagnak” vagy “jogi szalagnak”neveznek.
még a modern időkben, spanyol bürokrácia hírhedt szokatlanul szélsőséges szintű bürokrácia (átvitt értelemben). 2013-ban a Világbank 136 országot rangsorolt A 185 országból, hogy megkönnyítse a vállalkozás indítását, ami átlagosan 10 eljárást és 28 napot vett igénybe. Hasonló problémák vannak egész Latin-Amerikában. 2009-ben Mexikóban hat hónapba és egy tucat kormányzati szervbe tett látogatásba telt, hogy engedélyt szerezzenek egy ház festésére, és hogy havonta felírják a gamma-globulint az X-hez kapcsolódó agammaglobulinémiára, a betegnek két kormányzati orvos aláírását és négy különböző bürokrata bélyegét kellett beszereznie, mielőtt a receptet egy gyógyszertárnak bemutatta.