quase todos os projetos em que trabalhamos são colaborativos nos dias de hoje. Um restaurador pode estar trabalhando com seus funcionários e publicistas para desenvolver e anunciar um novo menu. Um organizador de casamentos pode estar a trabalhar com floristas e coordenadores de locais para tornar o casamento de sonho de alguém Realidade. Você precisa de uma maneira de coordenar os itens por-fazer, comunicar facilmente o estado e permanecer em sincronia com sua equipe sem deixar suas ferramentas favoritas.
Na próxima versão do SharePoint, você pode adicionar tarefas de gerenciamento de recursos para melhorar qualquer equipe do site, assim você pode se organizar, planejar e controlar tarefas e comunicar-se prazos, tudo no mesmo lugar que você armazene documentos e notas. A melhor maneira de fazer isso é clicando no ” Trabalhar em um prazo?”azulejo na página principal do seu novo site.
isto lhe dará algumas ferramentas para ajudá – lo a trabalhar:
- Uma lista de tarefas para a captura de ações, tarefas e prazos
- Um calendário para controlar importantes reuniões e eventos, e
- Um resumo do projeto em sua página inicial para manter a equipe no loop
Rapidamente a captura de trabalho e prazos com a Lista de Tarefas
a criação Rápida de tarefas na próxima versão do SharePoint é tão fácil anotar uma lista rápida de ms-dos em um bloco de notas. A partir da nova lista de Tarefas, clique em “Editar esta lista” para carregar a lista em uma grade do tipo Excel. Esta Vista permite capturar rapidamente um monte de tarefas, e se você quiser, a data de vencimento e as pessoas a quem foi atribuído. Você pode até mesmo copiar e colar diretamente na lista de Tarefas do Excel.
este modo dá-lhe a flexibilidade para organizar a sua lista como quiser. Se você quiser dividir um item de trabalho maior em tarefas menores, você pode criar hierarquia usando indent/outdent da fita de Tarefas, assim como você faria no Microsoft Word ou Outlook. Se ocorrerem alterações, poderá reordenar as tarefas usando o ‘drag and drop’ ou os botões Mover para cima e descer a partir da fita.
Esqueceu-se de adicionar uma tarefa que precisa ser feita entre dois outros? Basta clicar em Inserir e adicioná-lo diretamente no meio.
à medida que você planeja progredir, você vai notar que as tarefas tardias que não estão completas são destacadas em vermelho. Você pode rapidamente marcar as tarefas como completas, clicando na opção.
finalmente, no topo da página, você encontrará uma linha do tempo interativa para lhe dar uma representação visual das tarefas e marcos mais importantes. Isto dá a todos os envolvidos uma visão geral de alto nível do calendário do projeto. Qualquer tarefa com datas pode ser adicionada à linha do tempo clicando em “Adicionar à linha do tempo” a partir da fita ou da chamada de Tarefas.
com a lista de Tarefas, é fácil se organizar em torno do trabalho que sua equipe precisa para completar e ver como você está fazendo.
comunicar o estado do projecto num relance
a lista de Tarefas é óptima para a pessoa que conduz o projecto, mas todos os outros que visitam o local (membros da equipa, partes interessadas) necessitam de uma visão de relance do Estado do projecto. Para isso, temos o resumo do projeto na página inicial do site, o que torna fácil comunicar tanto o plano de alto nível e os detalhes das próximas tarefas e eventos.
o resumo do projeto contém uma contagem decrescente do número de dias até que o próximo marco importante na linha do tempo é devido e duas visualizações que você pode rodar entre. A primeira vista é o cronograma da lista de tarefas, que dá aos stakeholders casuais uma visão de alto nível de onde as coisas estão indo.
a segunda é uma lista de próximos prazos de tarefa e eventos de calendário, que dá às pessoas que precisam de detalhes específicos uma boa imagem dos próximos passos.
assim, qualquer um que vai para o site terá uma boa imagem de alto nível de como as coisas estão indo e o que as pessoas devem estar trabalhando.
Access anywhere
If you’re anything like us, you need to stay productive while you’re on the go. Com a próxima versão do SharePoint no seu dispositivo móvel preferido, você pode ficar atualizado onde quer que você esteja. Passa pela tua linha temporal para ver para onde vai o plano.
Você também pode fazer atualizações para a sua lista de Tarefas navegando através da hierarquia, marcando rapidamente tarefas completas, ou editar outros campos de tarefas no formulário.
Crescer com suas necessidades
A lista de Tarefas é um ótimo lugar para se organizado em torno do trabalho da equipe, mas, às vezes, o escopo do projeto vai crescer em algo maior, que precisa de um maior nível de controle, estrutura e comunicação. Nestes casos, você pode abrir uma lista de tarefas no Microsoft Project 2013. Clique no botão” Abrir no projeto ” na fita para obter grandes recursos de relatórios e um nível ainda maior de organização para acompanhar a sua programação do projeto e prazos, e salvar no projeto irá sincronizar as alterações diretamente de volta à lista para todos compartilharem. Isto será coberto com mais detalhes em um post próximo.