um suborno é visto como um encanto por quem dá; eles pensam que o sucesso virá em cada turno. Provérbios 17: 8
na semana passada, Harry e eu estávamos correndo, e ele me contou sobre sua série de compras risk blog. Uma vez que eu sou um cara de prevenção de fraude, começamos a discutir o risco de subornos de vendedores para aqueles com o poder de compra.
já vi vendedores fornecerem bebidas, mulheres, viagens, carros, barcos e dinheiro–tudo para garantir a sua aceitação da oferta. Um desses casos fornecia “centenas de contratos de licitação competitiva a fornecedores favorecidos em troca de gratificações”, incluindo “festas de banheira quente com strippers.”
se os vendedores conhecem as fraquezas dos seus empregados, podem explorá-las. E se o fizerem, sofrerão danos significativos. A Associação de Inquérito de fraude dos examinadores de fraude certificados mostrou que 35% dos casos estavam relacionados com a corrupção, com uma perda média de US $200.000.
O poder de compra
assim, quem tem o poder de compra? Qualquer um que possa fazer ou fazer pagamentos a serem feitos. Isto inclui::
- pessoas com capacidade para emitir ordens de compra
- Directores de compra
- chefes de departamento com poder de compra
o poder de compra aparece em várias formas. Em algumas empresas, os chefes de departamento podem, por exemplo, autorizar compras de 75 mil dólares. Em outras entidades, apenas o diretor de compras tem essa capacidade. Então, é importante para você entender quem pode aprovar contratos ou pagamentos.
os vendedores (não todos, mas alguns) vão atrás dos empregados com o poder de compra. Por quê? Porque é assim que recebem o dinheiro. Férias grátis em Vegas não são dadas a empregados que não podem pôr dinheiro nos bolsos de um vendedor.
the Lure of Kickbacks
What makes kickbacks attractive?
bem, a pessoa que recebe o suborno pode não entender a mecânica do roubo. When Acme, Inc.o diretor de compras recebe um barco grátis de Sleeze Aircraft, ele pode pensar, ” Uau, um novo brinquedo–e é grátis!”Mas ele pode não entender como o dom afeta sua empresa.
então, como um kickback afeta o negócio? O director de compras tem uma embarcação de 50 mil dólares e a Acme Inc. não pagou por isso–ou pode ser que tenha pago? Não se enganem: Acme Inc. vai pagar o barco–apenas indirectamente.
Sleeze Aircraft pays $50,000 for the boat but recoups the money by increasing its contract price by $150,000. Belo retorno. Pague $ 50.000, compre $ 150.000 e novos negócios. Mais tarde, Sleeze envia faturas infladas diretamente para o gerente de compras da Acme, e ele de bom grado os aprova.Outra razão pela qual os subornos são uma forma comum de fraude é que são extremamente difíceis de detectar. Ao contrário de dinheiro roubado diretamente de um negócio (por exemplo, a obtenção de dinheiro), a evidência deste roubo é escondida. Onde? Nas facturas inflacionadas aprovadas de acordo com a política da empresa.
é muito mais fácil detectar pagamentos fraudulentos feitos ao Diretor Financeiro, por exemplo. Os auditores podem ver a verificação ao CFO que não é suportada por uma factura.
por outro lado, os kickbacks são escondidos em pagamentos aprovados para um vendedor legítimo. Se um auditor revê a transação, ele vê uma ordem de compra aprovada, um cheque devidamente assinado, e um postamento adequado para o registo geral. Nada de bandeiras vermelhas.Tendo em conta este risco, o que pode ser feito?
diminuir a ameaça de suborno
Aqui estão algumas ideias para diminuir o risco de suborno:
- Exigir que selou lances de ser aberto na presença de várias pessoas
- Criar uma política de gratificações
- Auditoria compras acima de um determinado valor em dólar
Lances
as Empresas podem exigir propostas fechadas para compras acima de um determinado valor em dólar (por exemplo, us $100.000). Em seguida, certifique-se de que essas ofertas são abertas na presença de pelo menos duas ou três pessoas. Eu incluiria uma pessoa fora do Departamento de compras (por exemplo, controlador ou CFO). Por quê? Um director de compras podia pressionar os subordinados para ficarem calados sobre as irregularidades.
o meio mais seguro para garantir um processo de aquisição limpo é criar protocolos escritos que exijam transparência. A política de aquisição deve incluir orientação, tais como:
- Em que o valor em dólar são propostas fechadas necessário (e.g., mais de us $100.000)
- Quem vai abrir as propostas, e que estará presente
- Como documentar a presença daqueles testemunhar a abertura do concurso
- Como entrada aceito lance em que o sistema de contabilidade
- Quem vai acompanhar o cumprimento do contrato
- Lance de procedimentos para quantidades menos do que o valor de lance selado (e.g., menos de $ 100,000)
- como as ofertas menores serão obtidas e documentadas
- quem pode aprovar novos contratos ou compras e a que nível do dólar
além da Política de aquisições, crie uma para gratificações também.
Política de gratificações
uma política de gratificações por escrito notifica que a empresa não permite que os empregados recebam ofertas superiores a um determinado montante. Você pode permitir presentes até US $ 50 (o presunto de Natal, por exemplo). Mas os funcionários precisam saber que o recebimento de presentes excessivos resultará em repreensões por escrito ou possível despedimento.
a Política cria limites claros quanto ao que é (e o que não é) permitido. Então, se tiver de despedir um membro do pessoal, tem motivos para o fazer.
adicionalmente, administrar a Política sem considerar a posição. Os seus empregados de nível inferior vão ficar com as filas dos seus superiores. Se o CEO recebe presentes (e todos sabem disso), então esqueça a Política de gratuidade–ela se torna apenas um pedaço de papel.
auditar grandes compras
auditar todas as compras acima de um determinado valor em dólares( por exemplo, $ 250.000), ou pelo menos auditar uma amostra desses itens. A chave é deixar que todos os funcionários saibam que estas compras estão sujeitas a auditoria potencial. A mera possibilidade de descoberta é um poderoso dissuasor.
além disso, os seus auditores–internos ou externos–devem comunicar as suas conclusões directamente aos responsáveis pela gestão da empresa. Com isto, quero dizer que o relatório não deve ser vetado pelo CEO ou CFO antes da apresentação do Conselho de administração. Então, com que frequência este relatório deve ser fornecido ao Conselho de administração? Uma vez por ano e uma vez por trimestre, dependendo do tamanho da sua empresa.
auditoria por suborno
como se faz uma auditoria por suborno? Em primeiro lugar, o auditor deve rever os documentos das propostas e fazer perguntas como::
- foram recebidas várias ofertas? Foram documentados?
- quem aprovou a oferta? Os presentes na abertura das licitações seladas documentaram a sua presença?
em segundo lugar, o auditor pode contactar os proponentes perdedores para confirmar que eles realmente forneceram uma oferta. As ofertas fictícias num envelope selado podem parecer adequadas. Mas talvez o licitante vencedor e o diretor de compras estejam agindo em conluio, e eles criaram documentos fictícios de licitação.Em terceiro lugar, o auditor pode contactar outras empresas terceiras que fornecem serviços e produtos semelhantes. Fazer perguntas como: “este preço parece razoável?”ou” você pode me direcionar para um site que tem custos de produtos similares?”
Fourth, generate a “payment by vendor” report from your accounting software; then inspect the summary of payments. Procure por qualquer estranho ou por um padrão de pagamentos que não façam sentido.
resumo
finalmente, nenhuma política ou verificação pode prevenir todas as fraudes, mas estas sugestões irão movê-lo na direção certa.
se a sua empresa fizer pagamentos significativos de fornecedores, considere o uso de IDEA ou ACL para minerar os seus dados. Você vai precisar de pessoal ou consultores treinados para ir por este caminho, uma vez que estes pacotes de software são complexos. Mas, se usado apropriadamente, estes pacotes permitem que você escave ainda mais em pagamentos de fornecedores.Espero que tenha achado este artigo útil. Eu forneço mais informações de prevenção de fraude no meu blog em cpahalltalk.com