Projektledelseslivscyklusfaser & Hvorfor er det vigtigt

forvirret over, hvad projektledelsens livscyklus handler om? I denne komplette guide til projektledelsens livscyklus giver vi nedturen med praktiske links til mere information om styring af de forskellige dele af projektstyringsprocessen.

i denne artikel vil vi se nærmere på, hvad disse projektledelseslivscyklusfaser består af, de vigtigste projektledelsestrin, og hvordan de kan hjælpe med at levere et vellykket, velstyret projekt.

Hvad Er Projektledelsens Livscyklus?

projektledelsens livscyklus er egentlig bare en highfalutin måde at beskrive et projekts levetid på. Det er sådan projekter sker; hvordan faser af et projekt udfører et team fra kort til levering. Hvert projekt har en start og slutning; det er født, modnes og derefter” dør”, når projektets livscyklus er afsluttet.

PMI (Project Management Institute) har defineret disse fem procesgrupper, der mødes for at danne projektledelsens livscyklus PMBOK-projektfaserne er:

1. initiering
2. planlægning
3. udførelse
4. overvågning & styring
5. lukning

PMI tog hvad der virkelig er sund fornuft og kaldte det projektledelsens livscyklus. PMI-metoden er de facto-standarden for projektlevering, som du kan finde i deres fascinerende 589 paged 5th edition Project Management Book of viden (PMBOK). Det er en rigtig lang, og for at være ærlig, en dødelig kedelig læsning, så her er en kondenseret version af projektledelsens livscyklus, som indeholder alle de vigtige grillbarer.

Hvorfor Er Projektcyklussen Vigtig?

projektledelsens livscyklus beskriver processen på højt niveau med at levere et projekt og de skridt, du tager for at få tingene til at ske. Og selvom projektledelsens livscyklus måske ikke lyder så interessant, er det vigtigt, fordi projektledelsens livscyklus er det, vi som projektledere leder og letter.

kernen i ethvert projektliv er det samme: at definere et projekts mål, oprette en projektplan for at opfylde målene og derefter få ting til at ske for at nå det. Forskellige projektledere eller agenturer kan bruge lidt forskellige udtryk til at beskrive projektledelsens livscyklusfaser i forskellige projekter, men grundlæggende er de stort set de samme.

et projekts livscyklus skal altid starte et sted: det problem, der skal løses, skal defineres (i PMBOK er dette fokuseret i den indledende fase af et projekt). En løsning på at løse dette problem og en tilgang til at gøre det skal derefter oprettes (planlægning). Denne plan skal derefter sættes i aktion (udførelse), mens den spores for at sikre, at den gør, hvad den skal (overvågning & styring). Projektet implementeres derefter, ydeevne evalueres, og projektet er derefter forbi (lukning).

det er essensen af projektledelsens livscyklus, som vises i et simpelt projektlivscyklusdiagram nedenfor.

projektledelsens livscyklusfaser

projektledelsens livscyklus

nedenfor går jeg ind i hvert af livscyklusfaserne og forklarer, hvad der sker i hver af de 5 faser af projektledelsen.

Indledning: At definere, hvad der skal gøres

initiering, den første fase af projektledelsens livscyklus, handler om at starte et projekt med dit team og med klienten og få deres engagement i at starte projektet. Du samler alle de tilgængelige oplysninger sammen på en systematisk måde for at definere projektets omfang, omkostninger og ressourcer. Målet med initieringsfasen er at tage en løs brief af et projekt og definere det med hensyn til, hvad det skal gøre og opnå for at få succes.

det kræver normalt at identificere projektets interessenter og sikre, at de alle deler den samme opfattelse af, hvad projektet er, og er enige om business case – det problem, som projektet forsøger at løse. Det er også i projektinitieringsfasen, at du beslutter, om det er muligt at levere business case. Som projektleder skal du foretage tilstrækkelig forskning for at bestemme projektets mål og derefter foreslå en løsning for at nå dem. Når du er godkendt, går du videre til den næste af projektfaserne.

vigtige projektstyringstrin for at starte et projekt:

• lav et projekt Charter-Hvad er visionen, målet og målene for dette projekt?
• Identificer omfanget og leverancerne på højt niveau-Hvad er det produkt eller den service, der skal leveres?
• gennemføre en gennemførlighedsundersøgelse – Hvad er det primære problem og dets mulige løsninger?
• Ballpark de høje omkostninger og opret en Business Case-hvad er omkostningerne og fordelene ved løsningen?
• Identificer interessenter – hvem er de mennesker, dette projekt påvirker, hvordan og hvad er deres behov?

typisk for Prince2-eller PMI-metoder opsummeres disse i et Projektinitieringsdokument (PID), men i et agentur fanges oplysningerne normalt i en indledende arbejdsopgørelse (So), der kun dækker initieringsfasen.

planlægningsfase: definition af, hvordan man gør det, der skal gøres

efter godkendelse for at fortsætte fra initiering, kan du begynde projektplanlægning. Dette er uden tvivl den mest kritiske af faser af Projektledelse. Gør det forkert, og du vil scupper dine chancer for at levere projektet til tiden og budgettet. Planlægning er, hvor du definerer alt det arbejde, der skal udføres, og opretter den køreplan, du følger for resten af projektet for at få dig derhen. Det er i planlægningsfasen, at du finder ud af, hvordan du skal udføre projektet og besvare spørgsmålene—Hvad skal vi gøre, hvordan skal vi gøre det, Hvornår skal vi gøre det, og hvordan ved vi, hvornår vi er færdige?

på dette tidspunkt i projektets livscyklus tager du målene for og udvider disse mål for at beslutte, hvordan du skal nå dem. Det er værd at fortsætte med at evaluere disse mål med tre kriterier: hvad er muligt, lidenskabelig, og gennemgribende?

• muligt – stræbe efter noget, der er opnåeligt. Spørg dig selv, svarer denne løsning til budgettet? Har mit team evnen til at gøre dette? Har vi tid nok? At sætte urealistiske mål er at sætte dig op for fiasko.
• lidenskabelig – projekter er hårde, så du vil have et team, der er følelsesmæssigt engageret i projektet. Spørg dig selv, er dette et projekt, som dit team kan være lidenskabelig for? Er det noget, der kan bringe dem sammen for at samarbejde for at nå det samme mål? Selvom det kan være deres job at gøre, hvad du beder dem om at gøre, vil ingen investere i noget, de ikke synes er umagen værd
• Pervasive – har dette potentialet til at blive en banebrydende succes? Er dette noget, der er en komplet løsning på det problem, der blev givet til dig, eller er det virkelig bare en band-aid midlertidig eller delvis løsning? Har det potentiale til at blive forbedret, udviklet og blive en permanent måde at arbejde på?

jeg kan godt lide denne ‘3 P’ S Mållinse’, men du er måske også bekendt med princippet om at sætte klare mål. Dette er en nyttig ramme for at sikre, at målene er samarbejdsvillige, begrænsede, mærkbare og Raffinerbare. Læs mere om dem, og deres fordele i forhold til smarte mål, her.

al planlægning indføres i en projektplan og typisk en arbejdsopgørelse, der skitserer aktiviteter, opgaver, afhængigheder og tidsrammer samt omkostninger—de tre grundlæggende komponenter i planlægningsprocessen. Derudover er det klogt at udvikle en plan for ressourcer, kvalitet, risiko, acceptkriterier, kommunikation og indkøb.

vigtige projektstyringstrin til planlægning af et projekt:

• Opret en projektplan – Identificer faser, aktiviteter, begrænsninger og tidsplan og opret en projekttidslinje med en Arbejdsopdelingsplan og Gantt – diagram
• Opret en finansiel Plan – Opret et projektbudget og omkostningsestimat og en plan for at imødekomme dine maksimale omkostninger, komplet med tildelinger på tværs af ressourcer og afdelinger
• Opret en ressourceplan – Opbyg et godt team, rekrutter og planlæg de ressourcer og materialer, der er nødvendige for at levere projektet
• opret en kvalitetsplan-sæt dine kvalitetsmål og mål
• Opret en risiko Plan – Identificer de mulige risici, antagelser, problemer og afhængigheder, Tildel en ejer og udvikle en afbødningsplan for, hvordan du undgår/overvinder dem
• Opret en Acceptplan – Tildel kriterier for, hvad der udgør ‘udført’ og ‘leveret’
• Opret en kommunikationsplan – liste dine interessenter, og planlæg kommunikationskadensen
• Opret en indkøbsplan – Find eventuelle 3. parts leverandører, der kræves, og accepter vilkår
• alt dette skal samles i en projekterklæring om arbejde – Opret en erklæring om arbejdsomfang dokument, som skitserer parametrene for projektet til godkendelse
• få godkendelse af din arbejdsopgørelse (so) for at fortsætte!

når du har planlagt, har du lagt grunden til resten af projektstyringsfaserne.

udførelse: at få et projekt til at ske

dette er den del af projektledelsens livscyklus, hvor du endelig kommer til at udføre på din fantastiske projektplan—det er her planlægning bliver til handling. Du medbringer dine ressourcer ombord, brief dem, sæt grundreglerne, og introducer dem for hinanden. Derefter hopper alle ind for at udføre det arbejde, der er identificeret i planen. Nem peasy.

som projektleder skifter du fra at tale om et projekt og oprette dokumentation for at få grønt lys til at fortsætte med projektudførelsen—for at lede teamet og styre dem mod levering. Du bruger din tid på briefinger, møder og anmeldelser for at lede teamet og holde projektet på rette spor, når det bevæger sig gennem projektudviklingens livscyklus.

vigtige projektstyringstrin til udførelse af et projekt:

• teamledelse – Kast en vision for succes og gør det muligt for teamet at levere på det
• oprettelse af opgaver – Definer klart, hvad der skal gøres, og kriterierne for opgaven
• Opgavebriefing – sikre, at teamet er klart om, hvad de skal gøre, når
• klientstyring – arbejde med klienten for at sikre, at leverancer er acceptable
• kommunikation – sørg for, at du informerer og opdaterer de rigtige personer på det rigtige tidspunkt gennem den rigtige kanal

overvågning & styring: At holde et projekt på sporet

dette er et af de hårdeste områder i projektstyringscyklussen. Parallelt med projektudførelsen rapporterer du som projektleder ydeevne og overvåger og styrer projektet. Det betyder at overvåge projektets levetid for at sikre, at projektet går efter planen, og hvis det ikke er det, skal du kontrollere det ved at udarbejde løsninger for at få det tilbage på sporet. I virkeligheden overvåger og styrer en projektleder et projekt på en eller anden måde gennem alle projektets livscyklusfaser.

for det første betyder det at sikre, at du fanger dataene (normalt afledt af timesedler og udførte opgaver) for at spore fremskridt effektivt mod den oprindelige plan. For det andet betyder det at tage dataene og sammenligne opgavens afslutning, budgetudgifter og tidslinje tildelt i den oprindelige plan. Ved at sammenligne planen med faktiske kan du fastslå, om du rammer målene for tidslinje -, omkostnings -, kvalitets-og succesmålinger eller ej.

og når du indser, at tingene ikke helt kommer til at planlægge (de sjældent gør), er det at finde ud af mulighederne for at dreje projektet, så det stadig leverer noget, som klienten er tilfreds med, mens de opfylder budgettet, tidslinjen og kvalitetsbegrænsningerne. Pro-tip: normalt betyder det at reducere omfanget!

vigtige projektstyringstrin til overvågning og styring af et projekt:

• omkostninger & tidsstyring – gennemgå timesedler og udgifter til registrering, kontrol og sporing i forhold til projektets budget, tidslinje og opgaver
• kvalitetsstyring – gennemgang af leverancer og sikring af, at de opfylder de definerede acceptkriterier
• risikostyring – overvåge, kontrollere, styre og afbøde potentielle risici og problemer
• Acceptstyring – gennemføre test af brugeraccept og oprette et gennemgangssystem, sikre, at alle leverancer opfylder kundens behov
• Change Management – Når projektet ikke går at planlægge, styre processen med acceptable ændringer med klienten for at sikre, at de er tilfredse med de nødvendige ændringer

du er flyttet gennem fire af projektfasen—nu er det tid til at gå videre til det sidste trin i projektledelsens livscyklus: lukning af et projekt.

lukning: afslutning af et projekt

i denne sidste fase af projektledelsens livscyklus er dit projekt i det væsentlige forbi, og dit job som projektleder på projektet afsluttes. Men projektet er ikke slut endnu-Se vores artikel om, hvordan du styrer et projekt, når det er overstået. På dette tidspunkt, før alle glemmer, er det nyttigt at afholde et møde efter projektanmeldelse eller post mortem for at diskutere styrker og svagheder eller projektet og teamet, hvad der gik galt, og hvad der ikke gik så godt, og hvordan man kan forbedre sig i fremtiden. Dette kan være et af de mest givende stadier af Projektledelse, da det er en fantastisk mulighed for at genkende og anerkende værdifulde teammedlemmer og fejre succeserne.

Nøgleprojektstyringstrin til lukning af et projekt:

• Projektpræstationsanalyse – dette er et samlet kig på, hvor godt projektet blev styret, og om de oprindelige skøn over omkostninger og fordele var nøjagtige. Var der uforudsete risici? Hvilke problemer opstod, og hvor godt blev de behandlet? Er projektet ændret, og hvordan?
• Teamanalyse – gjorde alle, hvad de fik til opgave at gøre? Var de passionerede og motiverede nok? Var de grundige og ansvarlige? Var kommunikationen i teamet sund og konstruktiv?
• Projektlukning – dokument de opgaver, der er nødvendige for at bringe projektets levetid til en officiel afslutning. Dette inkluderer lukning af leverandøraftaler, underskrivelse af kontrakter og aflevering af al den nødvendige projektdokumentation.
• gennemgang efter implementering-skriv ned en formel analyse af succeser og fiasko og deraf følgende erfaringer og forslag til fremtiden. I slutningen af hvert vellykket projekt lærer du, at der altid er plads til forbedring.

konklusion

projektets livscyklus er enkel, ikke? Nej, selvfølgelig ikke! Som de fleste ting i livet, projekter er komplekse og involverer et stort antal variabler, sammen med masser af gråt område. Din livscyklusstyring i praksis kan se helt anderledes ud end et andet agentur eller projektleders system. Alligevel er mange af de underliggende koncepter, der understøtter trinnene i projektledelse, de samme.