¿Qué es Estandarizar?
El cuarto paso en el proceso lean 5S (6S) es seiketsu, o estandarizar. Estandarizar realmente debería ser casi sin esfuerzo si ha ejecutado correctamente los tres primeros pasos en el proceso 5S: seiri (ordenar), seiton (enderezar) y seiso (barrer). De hecho, los primeros 3 pasos de 5S son tan vitales y centrales para 5S que muchas empresas en realidad se refieren a 5S como 3S en lugar de 5S.
En ese sentido, otros lo llaman 4S y otros lo llaman 6S y agregan seguridad. Si bien ninguno de estos enfoques es necesariamente incorrecto, es clave comprender que, como mínimo, se deben dominar los tres primeros pasos para sobresalir en lean.
Dicho esto, estandarizar se trata fundamentalmente de establecer normas claras e inequívocas para que las personas las cumplan. Las normas son un requisito previo para la mejora continua. Como dijo Taiichi Ohno, el padre del Sistema de Producción de Toyota (TPS), «Donde no hay un estándar, no puede haber mejoras.»
Taiichi Ohno
Si cada empleado realiza actividades a su manera, cada vez que hace algo, ¿cómo puede saber con certeza cuándo la empresa ha mejorado realmente la forma en que hace cualquier cosa? En otras palabras, la coherencia es una necesidad. Sin coherencia, la mejora no puede medirse ni esperarse. Los estándares eliminan las conjeturas.
La gestión visual es un enfoque poderoso para establecer estándares. Al hacer visibles los estándares, hace que la conformidad sea mucho más probable y eficiente. Ayuda a todos a saber qué hacer y cómo llevarlo a cabo, con una mínima oportunidad para cometer errores y debatir. Los estándares visuales nos ayudan a reconocer rápidamente cuando algo no está bien, lo que nos impulsa a desarrollar contramedidas, alimentando la mejora continua.
¿Por qué estandarizar?
La razón última de los estándares es la entropía. La entropía es una medida del trastorno en cualquier sistema. La segunda ley de la termodinámica establece que la entropía en todos los sistemas aislados tiene una tendencia natural a aumentar. Es decir, sin intervención, los sistemas se vuelven más desordenados por sí solos.
Por lo tanto, no importa lo bien que ordenemos, enderezemos y barramos nuestros corazones, tarde o temprano el desorden resultará, a menos que intervengamos. Una forma de pensar en la estandarización es como un método de prevención de entropía.
Ejemplos y técnicas
Echemos un vistazo a algunos buenos ejemplos de estándares de gestión visual.
- Gráfico de Radar 5S: Una forma buena y comprobada de mantener tu progreso es usar un Gráfico de Radar 5S para rastrear el éxito de tu lugar de trabajo. El objetivo es alcanzar una puntuación de 5 en cada área y esforzarse por mantenerla a lo largo del proceso de mejora.
Gráfico de radar
- Cruz de seguridad: Debido a que la seguridad es siempre una prioridad, algunos usan una cruz de seguridad. Una cruz de seguridad es una herramienta visual que rastrea cuándo y con qué frecuencia ocurren los accidentes. Los días sin accidentes se sombrean en verde, mientras que los días sombreados en rojo son días en los que se produjo un accidente. La forma de cruz no es obligatoria, pero se usa con frecuencia como símbolo de seguridad.
Cruz de seguridad
- Codificación por colores: Otra buena idea para la gestión visual es la codificación por colores en el lugar de trabajo. Esto evita confusiones y debe basarse en los estándares existentes que su empresa ya tiene en su lugar. Asegúrese de consultar con su oficial de seguridad antes de implementar esto.
- Estandarizar la limpieza: Esta técnica se utiliza para estandarizar las rutinas de limpieza en todo el lugar de trabajo. Esto solo se puede imprimir y publicar en todo el lugar de trabajo. Esto ayuda a realizar un seguimiento de lo que debe limpiarse, quién es responsable de llevar a cabo la tarea y cuándo debe realizarse. Además, también incluye el equipo de limpieza necesario, la causa raíz de la suciedad y cualquier contramedida para deshacerse de ella.
- Documentos de trabajo estándar: Una poderosa herramienta de estandarización, los documentos de trabajo estándar, comunican claramente cómo realizar correctamente cada una de las actividades clave de un proceso para garantizar una ejecución exitosa. Si bien los trabajadores normalmente no necesitan hacer referencia a documentos de trabajo estándar a diario, al publicar claramente estos documentos simples y claros en el lugar de trabajo, puede asegurarse de que cuando se necesite orientación, se pueda encontrar rápidamente.Marcadores de dirección
- : En una configuración de almacén, a menudo es una buena idea implementar la selección en una dirección. Esto no solo facilita la selección de artículos, sino que también es ordenado y evita que las personas se tropiecen entre sí mientras obtienen algo de los estantes. Puede colocar flechas en el suelo para indicar la dirección adecuada para el flujo.
- Marcas de control de ubicación: Marcar físicamente dónde van los artículos y materiales nos ayuda a reconocer fácilmente cuándo faltan cosas o en el lugar apropiado. Por ejemplo, las tablas de sombra suelen almacenar herramientas para que cualquier herramienta pueda ser contabilizada de forma rápida y sencilla.
Marcas de control/Marcas de posición
- Marcas de Control de ubicación: Marcar físicamente dónde van los artículos y materiales nos ayuda a reconocer fácilmente cuándo faltan cosas o en el lugar apropiado. Por ejemplo, las tablas de sombra suelen almacenar herramientas para que cualquier herramienta pueda ser contabilizada de forma rápida y sencilla.
Tableros de sombras
- Presentación Normalizada: Para los entornos de oficina, un desafío común es buscar información o saber quién tiene la información. Una técnica que usan algunas organizaciones es usar cinta de colores diagonales que delinea los artículos en el estante. Así que incluso desde lejos, se puede saber cuando falta algo. Esto, junto con una lista de pago, le ayudará a rastrear quién tomó prestado el archivo y le facilitará encontrar la información que necesita.
- Controles visuales: Es posible que no lo sepamos o notemos, pero muchas de las cosas en nuestro lugar de trabajo tienen controles visuales. Por ejemplo, cuando se activa la alarma de incendios, el control visual «Romper vidrio en caso de incendio» nos dice qué hacer en caso de incendio.
- Etiquetas estándar: Las etiquetas estándar también pueden alertarnos de peligro de otras maneras. Notará etiquetas en botellas de productos químicos donde tiene una pegatina que nos advierte de que es peligrosa. Incluso cuando sobrepasa la velocidad mientras conduce, su tacómetro tiene un indicador de línea roja que le informa que ha sobrepasado el límite de velocidad recomendado.Etiquetas de zona
- : Las etiquetas también se pueden usar en medidores de equipos. Puede marcar tanto los rangos de operación normales como el rango de línea roja para informar al usuario si se encuentran dentro de los rangos normales o en la zona roja de «precaución».
Estos son solo algunos buenos ejemplos de control visual y estándares establecidos. Hay mucho más por ahí, pero el punto es que si te enfocas en los tres primeros pasos del proceso 5S, Ordenar, Enderezar y Barrer, este paso debe cuidarse solo.