Casi cualquier proyecto en el que trabajamos es colaborativo en estos días. Un restaurador podría estar trabajando con su personal y publicistas para desarrollar y publicitar un nuevo menú. Un planificador de bodas podría estar trabajando con floristas y coordinadores de lugares para hacer realidad la boda de los sueños de alguien. Necesitas una forma de coordinar tareas pendientes, comunicar fácilmente el estado y mantenerte sincronizado con tu equipo sin dejar tus herramientas favoritas.
En la próxima versión de SharePoint, puede agregar funciones de administración de tareas para mejorar cualquier sitio de equipo, de modo que pueda organizarse, planificar y realizar un seguimiento de las tareas, y comunicar los plazos, todo en el mismo lugar donde almacena documentos y notas. La mejor manera de hacerlo es haciendo clic en » ¿Trabajando en una fecha límite?»mosaico en la página principal de su nuevo sitio.
Esto le dará algunas herramientas para ayudarlo a hacer el trabajo:
- Una lista de tareas para capturar acciones, tareas pendientes y plazos
- Un calendario para realizar un seguimiento de reuniones y eventos importantes, y
- Un resumen del proyecto en su página de inicio para mantener al equipo al tanto
Capturar rápidamente el trabajo y los plazos con la Lista de tareas
SharePoint es tan fácil de anotar una lista rápida de tareas pendientes en un bloc de notas. En la nueva Lista de tareas, haga clic en «editar esta lista» para cargar la lista en una cuadrícula similar a Excel. Esta vista le permite capturar rápidamente un montón de tareas y, si lo desea, la fecha de vencimiento y las personas a las que está asignada. Incluso puede copiar y pegar directamente en la Lista de tareas desde Excel.
Este modo le da la flexibilidad de organizar su lista como mejor le parezca. Si desea desglosar un elemento de trabajo más grande en tareas más pequeñas, puede crear una jerarquía utilizando sangría/desfase de la cinta de tareas, al igual que lo haría en Microsoft Word o Outlook. Si se producen cambios, puede reordenar las tareas mediante arrastrar y soltar o los botones subir y bajar de la cinta de opciones.
¿Olvidó agregar la tarea que debe realizarse entre otras dos? Simplemente haga clic en Insertar y agréguelo directamente en el medio.
A medida que planifiques, notarás que las tareas tardías que no se hayan completado se resaltan en rojo. Puede marcar rápidamente las tareas como completadas haciendo clic en la casilla de verificación.
Por último, en la parte superior de la página, encontrarás una línea de tiempo interactiva para ofrecerte una representación visual de las tareas e hitos más importantes. Esto ofrece a todos los involucrados una visión general de alto nivel del calendario del proyecto. Cualquier tarea con fechas se puede agregar a la línea de tiempo haciendo clic en «agregar a la línea de tiempo» en la cinta o en la llamada de tarea.
Con la lista de tareas, es fácil organizarse en torno al trabajo que su equipo necesita completar y ver cómo lo está haciendo.
Comunicar el estado del proyecto de un vistazo
La lista de tareas es ideal para la persona que dirige el proyecto, pero todos los demás que visitan el sitio (miembros del equipo, partes interesadas) necesitan una vista general del estado del proyecto. Para ello, tenemos el Resumen del Proyecto en la página de inicio del sitio, lo que facilita la comunicación tanto del plan de alto nivel como de los detalles de las próximas tareas y eventos.
El Resumen del proyecto contiene una cuenta regresiva del número de días hasta que venza el siguiente hito importante en la línea de tiempo y dos vistas entre las que puede rotar. La primera vista es la cronología de la lista de tareas, que ofrece a los interesados ocasionales una visión general de alto nivel de hacia dónde se dirigen las cosas.
La segunda es una lista de los próximos plazos de tareas y eventos del calendario, lo que brinda a las personas que necesitan detalles específicos una buena imagen de los próximos pasos.
Así que cualquiera que vaya al sitio tendrá una buena imagen de alto nivel de cómo van las cosas y en qué debería estar trabajando la gente.
Acceda a cualquier lugar
Si es como nosotros, debe mantenerse productivo mientras viaja. Con la próxima versión de SharePoint en su dispositivo móvil preferido, puede mantenerse actualizado dondequiera que se encuentre. Desliza el dedo por la línea de tiempo para ver hacia dónde se dirige el plan.
También puede actualizar su lista de tareas navegando por la jerarquía, marcando rápidamente las tareas completadas o editando otros campos de tareas en el formulario.
Crecer con tus necesidades
La lista de tareas es un gran lugar para organizarse en torno al trabajo del equipo, pero a veces el alcance de un proyecto se convertirá en algo más grande que necesita un mayor nivel de control, estructura e informes. En estos casos, puede abrir una lista de tareas en Microsoft Project 2013. Haga clic en el botón» Abrir en el proyecto » en la cinta de opciones para obtener excelentes funciones de informes y un nivel de organización aún más alto para realizar un seguimiento de la programación y los plazos de su proyecto, y guardar en el proyecto sincronizará los cambios directamente en la lista para que todos los compartan. Esto se tratará con más detalle en una próxima publicación.