Aunque los registros públicos son registros de negocios públicos, no necesariamente están disponibles sin restricciones, aunque la legislación sobre Libertad de Información que se ha introducido gradualmente en muchas jurisdicciones desde la década de 1960 ha facilitado el acceso. Cada gobierno tiene políticas y reglamentos que rigen la disponibilidad de la información contenida en los registros públicos. Una restricción común es que los datos sobre una persona normalmente no están disponibles para otros; por ejemplo, la Ley de Registros Públicos de California (PRA, por sus siglas en inglés) establece que «excepto por ciertas excepciones explícitas, la información personal mantenida sobre un individuo no puede divulgarse sin el consentimiento de la persona».
En el Reino Unido, los documentos del Gabinete estaban sujetos a la regla de los treinta años: hasta la introducción de la legislación de libertad de información, los documentos del Gabinete no estaban disponibles durante treinta años; parte de la información podía retenerse por más tiempo. A partir de 2011, la norma todavía se aplica a cierta información, como las actas de las reuniones del Gabinete.
Algunas empresas proporcionan acceso, por una tarifa, a muchos registros públicos disponibles en Internet. Muchos de ellos se especializan en determinados tipos de información, mientras que algunos ofrecen acceso a diferentes tipos de registros, por lo general a profesionales en diversos campos. Algunas compañías venden software con la promesa de acceso ilimitado a registros públicos, pero pueden proporcionar nada más que información básica sobre cómo acceder a sitios web públicos ya disponibles y generalmente gratuitos.
Cada año, los medios de comunicación, los grupos cívicos, las bibliotecas, las organizaciones sin fines de lucro, las escuelas y otros grupos interesados patrocinan la «Semana del Sol».»La Semana del Sol ocurre a mediados de marzo, coincidiendo con el cumpleaños de James Madison y el Día Nacional de la Libertad de Información el día 16. El propósito de la semana es resaltar la idea de que «el gobierno funciona mejor cuando opera a la intemperie.»
En muchos estados, las legislaturas estatales a menudo están exentas de las leyes de registros públicos que se aplican a los funcionarios ejecutivos estatales y a los funcionarios locales. En 2016, Associated Press solicitó los correos electrónicos y los horarios diarios de los líderes legislativos estatales (presidentes de las Cámaras estatales y presidentes de los Senados estatales) en los 50 estados; la mayoría negó la solicitud.
Actas de la corteedItar
De particular importancia fue la evolución del derecho del common law a «acceder a las actas de la corte para inspeccionar y copiar». La expectativa inherente al derecho de derecho consuetudinario a acceder a los registros judiciales es que cualquier persona puede acudir a la oficina del secretario del tribunal durante el horario comercial y solicitar inspeccionar los registros judiciales, con acceso casi instantáneo. Ese derecho es una salvaguardia fundamental de la integridad de los tribunales. Cualquier decisión de ocultar los registros de la corte requiere una orden de sellado. El derecho a acceder a los registros judiciales también es fundamental para la libertad: No hay forma concebible de ejercer el derecho de Hábeas Corpus, considerado por el difunto Juez Brennan como «la piedra angular» de la Constitución de los Estados Unidos, sin acceso a los registros judiciales como registros públicos.
En los Estados Unidos, el derecho del common law a «acceder a los registros judiciales para inspeccionar y copiar» fue reafirmado por la Corte Suprema de los Estados Unidos en Nixon v Warner Communications, Inc (1978), donde la corte encontró varias partes del derecho a acceder a los registros judiciales como inherentes a la Primera, Cuarta, Sexta y Decimocuarta Enmiendas. En los Estados Unidos, el acceso a los registros judiciales se rige por los Derechos Civiles en las Enmiendas a la Constitución de los Estados Unidos, no por la Ley de Libertad de Información.
A medida que los registros judiciales se vuelven cada vez más accesibles en línea, la preocupación por el debilitamiento de la información privada se ha convertido en un problema importante. En el pasado, la obtención de registros judiciales requería que las personas acudieran físicamente a un juzgado y solicitaran documentos, lo que hacía que las preocupaciones de privacidad fueran esencialmente obsoletas. Sin embargo, con la relativa facilidad con la que las personas ahora pueden acceder a estos registros, la información altamente sensible (i. e. nombres de víctimas, números de seguro social, etc.) corren el riesgo de ser explotados públicamente.
En los Estados UnidosEditar
El acceso a los registros públicos nacionales de los Estados Unidos se rige por la Ley de Libertad de Información (FOIA). Las solicitudes de acceso a los registros de conformidad con la FOIA pueden ser rechazadas por las agencias federales si la información solicitada está sujeta a exención, o parte de la información puede ser eliminada (eliminada).
Además de la FOIA nacional, todos los estados tienen algún tipo de legislación sobre la FOI. Por ejemplo, Colorado tiene la Ley de Registros Abiertos de Colorado (CORA); en Nueva Jersey, la ley se conoce como Ley de Registros Públicos Abiertos (OPRA).
Hay muchos grados de accesibilidad a los registros públicos entre los estados, algunos de los cuales hacen que sea bastante fácil solicitar y recibir documentos, y otros con muchas exenciones y categorías restringidas de documentos. Un estado que es bastante receptivo a las solicitudes de registros públicos es Nueva York, que utiliza el Comité de Gobierno Abierto para ayudar a los ciudadanos con sus solicitudes. Un estado que era bastante restrictivo en la forma en que respondían a las solicitudes de registros públicos es Pensilvania, donde la ley anteriormente presumía que todos los documentos estaban exentos de divulgación, a menos que se pueda probar lo contrario. Esto fue cambiado por un proyecto de ley de 2008 que entró en vigor en 2009. La Ley de Registros Públicos de California (Código de Gobierno de California §§6250-6276.48) cubre los registros de arresto y registro de reclusos en las cárceles y prisiones del Estado de California, que no están cubiertos por los derechos de la Primera Enmienda (libertad de expresión y de prensa). El acceso público a los registros de detención y registro se considera una salvaguardia fundamental de la libertad.
Usos de registros públicoseditar
Con el advenimiento de Internet y la era de la información, el acceso a los registros públicos en los Estados Unidos para cualquier persona que desee verlos ha aumentado drásticamente. Terceros, como la industria de los agentes de información, utilizan regularmente los registros públicos para compilar perfiles de fácil acceso de millones de personas, y pueden obtener beneficios del servicio de recompilación y extracción de datos.
Los datos de los registros públicos se utilizan para múltiples propósitos, como garantizar que los pagos de manutención de los hijos se realicen según lo determinen los tribunales, ayudar a las agencias de crédito a mantener datos precisos y ayudar a pagar los beneficios de pensión a los jubilados.
El acceso a los antecedentes penales en los Estados UnidosEditar
Los antecedentes penales individuales generalmente se consideran registros públicos en los Estados Unidos y a menudo se accede a través de verificaciones de antecedentes penales, pero «el acceso y el uso de la información de antecedentes penales mantenida por el FBI ha sido tradicionalmente limitado y controlado en gran medida para proteger la privacidad de las personas a las que pertenecen los registros.»La Ley federal de Informes de Crédito Justos impone» requisitos de prácticas de información justas para las agencias de informes al consumidor que informan información de registros públicos, como registros de antecedentes penales, con fines de empleo», y algunas leyes estatales de protección al consumidor imponen regulaciones más restrictivas.
Según el Comité de Reporteros por la Libertad de Prensa, en los Estados Unidos, los registros de arrestos «generalmente están abiertos al público a menos que se refieran a una investigación activa o en curso. Unos pocos estados restringen la información que se puede obtener de un registro de detenciones, especialmente cuando se trata de personas que nunca fueron acusadas, fueron absueltas o sus registros fueron borrados. Una vez más, la determinación a menudo resultará en una prueba de equilibrio que compare el interés del público en la divulgación con el interés de la privacidad individual.»Por el contrario, los registros de custodia protectora y de delincuencia juvenil están exentos de la mayoría de las leyes estatales de registros abiertos, de modo que el acceso está «limitado al menor, sus padres o tutores u otras partes directamente involucradas en un asunto legal».»
Destrucción de registros públicoseditar
A principios de 2018, los Archivos Nacionales crearon una página web, «Disposición no autorizada de Registros Federales», para publicar todas las instancias de investigaciones sobre la posible destrucción no autorizada de registros.