bijna elk project waar we aan werken is tegenwoordig een samenwerkingsverband. Een restaurateur zou kunnen werken met zijn personeel en publicisten te ontwikkelen en reclame te maken voor een nieuw menu. Een weddingplanner zou kunnen werken met bloemisten en locatie coördinatoren om iemands droom bruiloft waar te maken. Je hebt een manier nodig om taken te coördineren, de status gemakkelijk te communiceren en synchroon te blijven met je team zonder je favoriete tools te verlaten.
In de volgende versie van SharePoint, kunt u Taakbeheer mogelijkheden om een team site te verbeteren, zodat u kunt krijgen georganiseerd, plannen en bijhouden van taken, en communiceren deadlines, allemaal op dezelfde plaats waar u documenten en notities op te slaan. De beste manier om dit te doen is door te klikken op de “werken aan een deadline?”tegel op de hoofdpagina van uw nieuwe site.
dit geeft u een paar tools om u te helpen werk te doen:
- een takenlijst voor het vastleggen van acties, taken en deadlines
- een agenda om belangrijke vergaderingen en evenementen bij te houden, en
- een projectsamenvatting op uw homepage om het team op de hoogte te houden
snel werk en deadlines vastleggen met de takenlijst
snel een taak aanmaken in de volgende versie van SharePoint is zo eenvoudig een korte lijst van te dos op te schrijven een notitieblok. Klik in de nieuwe takenlijst op “bewerk deze lijst” om de lijst in een Excel-achtig raster te laden. Met deze weergave kunt u snel een aantal taken vastleggen, en als u wilt, de vervaldatum en de mensen waaraan het is toegewezen. U kunt zelfs vanuit Excel rechtstreeks in de takenlijst kopiëren en plakken.
deze modus geeft u de flexibiliteit om uw lijst te organiseren zoals u wilt. Als u een groter werkitem wilt opsplitsen in kleinere taken, kunt u hiërarchie maken met inspringen/outdent van het Takenlint, net als in Microsoft Word of Outlook. Als er wijzigingen optreden, kunt u taken opnieuw ordenen met slepen en neerzetten of met de knoppen Omhoog en omlaag van het lint.
vergeten om taak die moet worden gedaan tussen twee anderen toe te voegen? Klik gewoon op bijvoegsel en voeg het direct in het midden toe.
naarmate u van plan vordert, zult u merken late taken die niet zijn voltooid worden gemarkeerd in rood. U kunt snel taken als voltooid markeren door op het selectievakje te klikken.
tot slot, aan de bovenkant van de pagina, vindt u een interactieve tijdlijn om u een visuele weergave van de belangrijkste taken en mijlpalen te geven. Dit geeft alle betrokkenen een overzicht op hoog niveau van het projectschema. Elke taak met datums kan worden toegevoegd aan de tijdlijn door te klikken op “toevoegen aan de tijdlijn” van het lint of de taak callout.
met de takenlijst is het gemakkelijk om georganiseerd te worden rond het werk dat je team moet voltooien en zien hoe je het doet.
projectstatus in één oogopslag communiceren
de takenlijst is geweldig voor de persoon die het project aanstuurt, maar iedereen die de site bezoekt (teamleden, stakeholders) heeft een overzicht nodig van de projectstatus in één oogopslag. Hiervoor hebben we de samenvatting van het Project op de homepage van de site die het gemakkelijk maakt om zowel het plan op hoog niveau en de details van de komende taken en evenementen te communiceren.
de samenvatting van het Project bevat een aftelling van het aantal dagen tot de volgende belangrijke mijlpaal op de tijdlijn moet worden uitgevoerd en twee weergaven waar u tussen kunt roteren. De eerste weergave is de tijdlijn van de takenlijst, die toevallige stakeholders een overzicht op hoog niveau geeft van waar de dingen naar toe gaan.
de tweede is een lijst van aankomende taak deadlines en agenda-evenementen, die mensen die specifieke details nodig hebben een goed beeld van de volgende stappen geeft.
dus iedereen die naar de site gaat zal een goed beeld op hoog niveau hebben van hoe de dingen gaan en waar mensen aan zouden moeten werken.
overal toegang
Als u op ons lijkt, moet u productief blijven terwijl u onderweg bent. Met de volgende versie van SharePoint op uw favoriete mobiele apparaat, kunt u op de hoogte blijven waar u ook bent. Veeg door je tijdlijn om te zien waar het plan naartoe gaat.
u kunt ook updates aan uw takenlijst maken door door de hiërarchie te navigeren, taken snel te markeren of andere taakvelden in het formulier te bewerken.
groeien met uw behoeften
de takenlijst is een geweldige plek om zich te organiseren rond het werk van het team, maar soms zal het bereik van een project groeien tot iets groters dat een hoger niveau van controle, structuur en rapportage nodig heeft. In deze gevallen kunt u een takenlijst openen in Microsoft Project 2013. Klik op de knop” Open in Project ” in het lint om geweldige rapportagefuncties en een nog hoger niveau van organisatie te krijgen om uw projectschema en deadlines te volgen, en opslaan in Project zal wijzigingen direct terug synchroniseren in de lijst voor iedereen om te delen. Dit zal in meer detail worden behandeld in een komende post.