silny indywidualny program dawców to najlepszy sposób dla Organizacji Non-Profit na zapewnienie ich kondycji finansowej z roku na rok. A powód jest dość prosty. Organizacja może stracić dużą dotację w mgnieniu oka, ale trudno jest stracić wszystkich darczyńców na raz.
aby utrzymać zdrowy indywidualny program dawania, musisz jednak upewnić się, że każdego roku zyskujesz więcej nowych dawców niż tracisz. Oczywiście, kiedy zaczynasz tracić więcej dawców niż pozyskujesz, idziesz złą drogą. Aby sprostać temu wyzwaniu, większość organizacji non-profit koncentruje się na sposobach pozyskiwania nowych zwolenników każdego roku, ale strategie zatrzymywania darczyńców zasługują na taką samą uwagę (jeśli nie więcej). I tu pojawia się koncepcja zarządzania darczyńcami.
czym jest zarządzanie darczyńcami?
podstawą zarządzania darczyńcami jest stopniowe budowanie głębszych relacji z darczyńcami. Oznacza to stworzenie planu podziękowania, komunikacji i interakcji z darczyńcami w sposób, który z czasem umocni ich wsparcie. Opracowanie planu zarządzania pomoże Ci zmaksymalizować retencję na przestrzeni lat i zwiększyć wartość każdego darczyńcy. Innymi słowy, głównym celem zarządzania darczyńcami jest budowanie relacji, ale naturalnymi wynikami tych wysiłków są zwiększenie retencji i wyższy poziom dawania (te dwie wskaźniki finansowe pomogą Ci również ocenić sukces Twojego planu).
argumenty za ponownym skupieniem się na zarządzaniu darczyńcami
Raport Stowarzyszenia specjalistów ds. pozyskiwania funduszy i raport Urban Institute ’ s 2012 Fundraising Effectiveness Survey pokazuje aktualny stan utrzymania darczyńców wśród organizacji non-profit. Badanie wykazało, że w przypadku ponad 3000 organizacji non-profit, które odpowiedziały na badanie, nastąpił ogólny spadek netto darczyńców na organizację w latach 2010-2011. W 2011 r. uczestniczące organizacje non-profit pozyskały całkowitą liczbę nowych darczyńców, która stanowiła 54,9% wszystkich darczyńców z 2010 r. (np. jeśli w 2010 roku było 100 darczyńców, to w 2011 roku dodałeś 55 nowych). Wydaje się to świetne, ale te same organizacje non-profit straciły całkowitą liczbę dawców równą -58,5% całkowitej liczby dawców od 2010 roku. Innymi słowy na każde 100 pozyskanych dawców stracono około 107.
oczywiście w pełnej ankiecie jest o wiele więcej niuansów. Nie wszystkie segmenty wypadły tak słabo jak średnia. Na przykład organizacje zarabiające poniżej $100,000 miały największe straty, podczas gdy te z przychodami powyżej $ 5,000,000 faktycznie odnotowały wzrost netto liczby darczyńców o 4.2%. Ale nawet jeśli, Znaczenie zatrzymania dawcy naprawdę nie może być zawyżone. 10% spadek zużycia dawcy jest na ogół lepszy niż 10% wzrost pozyskiwania dawców (ponieważ utrzymanie dawców kosztuje mniej niż ich pozyskanie), ale większość organizacji non-profit poświęca dużo mniej czasu na zatrzymywanie dawców.
Podsumowując: odnawiając swój nacisk na utrzymanie i modernizację darczyńców (poprzez proaktywne zarządzanie darczyńcami), możesz zwiększyć wzrost netto darczyńców na przestrzeni lat i zebrać więcej na swoją misję.
podstawy tworzenia planu zarządzania darczyńcą
gdy zaczynasz myśleć o opracowaniu planu zarządzania darczyńcą, oto kilka podstaw, o których należy pamiętać:
1. Ćwicz sztukę podziękowania
to nie ma sensu, ale to niesamowite, jak często kończy się zaniedbaniem. Każdy prezent zasługuje na szybkie podziękowanie. Nie ma większego rozczarowania z perspektywy dawcy niż brak uznania dla twojego prezentu. Należy również pamiętać, że automatyczne paragony naprawdę nie zastępują rzeczywistych notatek z podziękowaniami. Wasi darczyńcy to prawdziwi ludzie; chcą wiadomości z podziękowaniami od prawdziwej osoby.
niech priorytetem instytucjonalnym będzie odpowiadanie darczyńcom krótkimi osobistymi notatkami. Nawet jeśli myślisz, że nie dasz rady, spróbuj. Jeśli pod koniec dnia naprawdę robisz zbyt dużo, aby odpowiedzieć każdemu dawcy szybką notatką, rozważ użycie rozwiązania, które przynajmniej pozwoli Ci nieco spersonalizować wiadomość. Jeśli chodzi o podziękowania dla dawcy, im bardziej osobiste, tym lepiej. Automatyczna litera z jednowierszową karteczką na górze jest nieskończenie lepsza niż tylko automatyczna litera.
Czytaj Dalej: Inforgraphic, the ULTIMATE Thank you for non-profit
2. Zrób kilka segmentacji, aby ustalić priorytety dotarcia
będziesz chciał podzielić swoich darczyńców na różne grupy, aby upewnić się, że spędzasz czas tak mądrze, jak to możliwe. Każdy dawca jest ważny, ale nie będziesz miał członka zarządu, który napisze list odręczny do kogoś, kto dał $5 (możesz jednak dać $50,000). Dzieląc darczyńców na różne grupy, możesz wymyślić odpowiedni plan podziękowania i zaangażowania dla każdej grupy. Jaki poziom wsparcia zasługuje na list od członka zarządu? A co z osobistymi rozmowami telefonicznymi?
Oto niektóre z rzeczy, o których będziesz chciał pomyśleć, planując swój plan. Łatwo jest utworzyć arkusz kalkulacyjny excel, aby przedstawić swoją strategię podziękowania i zaangażowania. Twórz kolumny dla różnych poziomów prezentów i wiersze dla różnych opcji podziękowania i sięgaj po działania. Po utworzeniu podstawowej struktury wystarczy zaznaczyć, które opcje mają zastosowanie do różnych poziomów darczyńców.
3. Pokaż im wpływ
komunikacja jest podstawowym składnikiem zarządzania darczyńcami. Podobnie jak w przypadku każdego innego związku, zdolność do nawiązywania kontaktów z dawcami będzie kształtowana przez sposób komunikacji z nimi. Niezależnie od konkretnych kanałów, które wybrałeś, aby dotrzeć do darczyńców (e-maile, listy, telefony, media społecznościowe, blogi itp.) musisz upewnić się, że wpływ stworzony z ich darami jest centralnym elementem rozmowy.
kiedy skupiasz swoją komunikację na wpływie, osiągasz dwie ważne rzeczy w tym samym czasie. Masz szansę nawiązać kontakt z darczyńcą i zamykasz pętlę, pokazując tej osobie namacalny rezultat jego prezentu. Tworzy to ważny moment, w którym darczyńcy mogą połączyć kropki między aktem dawania a ostatecznym osiągniętym efektem. Zbyt często dawcy wyjeżdżają czując, że ich dar trafił do ” czarnej dziury.”Skupienie się na informowaniu o wpływie pomaga wyeliminować tę powszechną skargę. Sprawozdania roczne i regularne biuletyny to dwa szerokie podstawowe sposoby komunikowania wpływu. Oprócz tego podstawowego poziomu komunikacji, możesz wykorzystać bardziej osobisty kontakt z darczyńcami, którzy przekazali większe kwoty (lub przekazali konkretne projekty lub fundusze).
4. Twórz możliwości osobistej interakcji
jeśli chodzi o budowanie relacji, nie ma substytutu spotkania ludzi osobiście i rozmowy z nimi! To jeden z powodów, dla których wydarzenia odgrywają tak kluczową rolę w ogólnej strategii pozyskiwania funduszy. Są one znacznie więcej niż tylko możliwości, aby zebrać więcej pieniędzy; są one okazją do nawiązania kontaktów personalnych z darczyńcami i zacieśnienia pozytywnych relacji. Wszyscy w Twojej organizacji powinni dzielić to zrozumienie.
oprócz istniejących wydarzeń, należy rozważyć okresowe zapraszanie darczyńców do biura w celu spotkania z zespołem. Co więcej, zabierz niektórych z nich na pierwsze linie swoich programów, aby mogli naprawdę zobaczyć wpływ, który jest dokonywany.
koniec końców nie ma uniwersalnych rozwiązań do tworzenia skutecznego planu zarządzania darczyńcami. Wymieniliśmy niektóre z podstaw, które z pewnością trzeba pamiętać, ale poza tym to naprawdę zależy od Ciebie. I to dobrze, bo najlepiej znasz swoich dawców.
zacznij od kreatywności i burzy mózgów ze swoim zespołem. Pomyśl o rzeczach z zewnątrz. Chciałbyś zostać uznany za dawcę? Jakie rodzaje interakcji osobistych pomogłyby wzmocnić twoje wsparcie dla organizacji, której dałeś raz lub dwa razy? Rozwiązując te pytania jako grupa, możesz zacząć wymieniać różne opcje angażowania się i komunikowania się ze zwolennikami. Po dobrej liście opcji możesz zacząć mapować, które z nich powinny dotyczyć różnych poziomów dawców. Stworzenie zarysu planu w ten sposób jest pierwszym krokiem w kierunku uzyskania instytucjonalnego buy-in i wprowadzenie nowych pomysłów w życie!
Czy wiesz, kim są twoi dawcy?
Zdjęcie: Flickr użytkownik Flickr użytkownik Jronaldlee