“ Es gibt nie genug Zeit, um alles zu erledigen.“ Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie können nicht mehr Stunden am Tag schaffen, weil alle in den üblichen 24 Stunden stecken bleiben. Aber Sie können mehr aus jeder Stunde herausholen, indem Sie Ihre Zeit zählen lassen.
Das bedeutet auch nicht, 18 Stunden am Tag zu arbeiten. Der Trick ist, vorausschauend zu planen. Setzen Sie sich am Vorabend hin und planen Sie Ihre Aktivitäten für den nächsten Tag. Es lässt Sie genau identifizieren, was Ihre Prioritäten zu einem bestimmten Zeitpunkt sind. Sie werden erstaunt sein, wie viel mehr Sie erreichen können, wenn Sie immer wissen, was Sie jetzt tun sollten und was bis etwas später warten kann.
Priorisierung ist ein wichtiger Teil des Zeitmanagements. Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, Ihren Tag zu planen, fällt es Ihnen möglicherweise schwer zu entscheiden, welche Elemente auf Ihrer To-Do-Liste am wichtigsten sind. Manchmal scheint alles entscheidend zu sein. Mit etwas Übung wird es Ihnen jedoch leichter fallen, festzustellen, welche Elemente wirklich kritisch sind, welche nur wichtig sind und welche optional sind, um diesen Tag abzuschließen, oder auf einen anderen Tag verschoben werden können.
So erstellen Sie
- Eine Liste mit allem, was Sie morgen erledigen möchten. Umfassen Sie alles, nicht nur arbeitsbezogene Funktionen. Wenn Sie den Hund zum Tierarzt bringen oder ein Paket bei der Post abgeben müssen, fügen Sie diese Aufgaben ebenfalls zur Liste hinzu.
- Fragen Sie sich: „Welche Punkte auf dieser Liste werden den größten positiven Einfluss auf mein Leben haben, wenn ich sie morgen fertig bekomme?“ Kreisen Sie diese Elemente ein und schreiben Sie # 1 neben jeden von ihnen.
- Wählen Sie Ihre zweit-, dritt- und viertkritischsten Elemente aus und kennzeichnen Sie sie entsprechend.
- Starten Sie nun eine neue Liste. Schreiben Sie genau auf, zu welchen Zeiten Sie an Ihren vier Aufgaben mit der höchsten Priorität arbeiten möchten. Sie müssen sie nicht in Ordnung bringen oder zu Ihren ersten Aktivitäten des Tages machen, aber Sie können sicherstellen, dass Sie sie erledigen, wenn Sie einen Termin mit sich selbst vereinbaren, um jeden von ihnen zu erledigen. Blockieren Sie eine angemessene Zeit für jede Aufgabe.
- Füllen Sie den morgigen Zeitplan mit den restlichen Aktivitäten aus. Dieser Zeitplan muss nicht in Stein gemeißelt sein. Möglicherweise verschieben Sie die Dinge, wenn neue Aufgaben auftauchen und alte ihre Dringlichkeit verlieren.
- Bringen Sie Ihren Zeitplan mit und posten Sie ihn an einem Ort, an dem Sie ihn während der Arbeit leicht sehen können. Wenn Sie radikale Änderungen vornehmen müssen, können Sie die Dinge herausstreichen oder den Zeitplan verschieben.
Einige weitere Tipps
Einen Zeitplan festzulegen und daran festzuhalten, ist nur die halbe Miete. Sie brauchen die Energie und den Antrieb, um diese To-Do-Liste anzugehen und sie nach besten Kräften zu erreichen. Gutes Zeitmanagement beginnt mit ein paar Maßnahmen, die Sie ergreifen können, noch bevor Sie mit der Festlegung eines Tagesplans beginnen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie genug Schlaf bekommen. Laut der Mayo Clinic benötigt ein gesunder Erwachsener, der nicht schwanger ist, sieben bis neun Stunden Schlaf pro Nacht, um am nächsten Tag am besten zu sein.
- „Nein“ ist kein Schimpfwort. Sie können Anfragen und Anforderungen an Ihre Zeit ablehnen, wenn Sie mit Ja sagen, dass Sie keine anderen Dinge erledigen.
- Seien wir ehrlich: Wenn Sie acht Must-Do-Elemente auf Ihrer Liste haben und acht Leute Sie bitten, „nur diese eine kleine Sache“ zu tun, wird etwas geben müssen. Wenn es Ihnen unangenehm ist, Nein zu sagen, überlegen Sie sich eine Antwort, mit der Sie leben können, so etwas wie: „Ich kann heute unmöglich dazu kommen, aber ich kann wahrscheinlich helfen, wenn Sie bis Donnerstag warten können.“
- Versuchen Sie ein Experiment, bevor Sie Ihren Tagesablauf erstellen. Führen Sie ein Protokoll darüber, was Sie mit Ihrer Zeit für ein paar Tage oder vielleicht eine Woche tun. Notieren Sie jede Aktivität in Ihrem Smartphone oder was auch immer bequem ist, wenn Sie unterwegs sind. Sie werden überrascht sein, welche Muster Sie erkennen. Es kann Ihnen helfen, Zeitabläufe zu identifizieren, die Sie aus Ihrem Leben entfernen oder zumindest auf überschaubare Zeitspannen reduzieren können.